Как подготовить презентацию к печати: 2 или 4 слайда на листе

Для читаемости выберите 1 слайд на странице, для экономии бумаги — 4. Режим 2 ставит два слайда друг под другом на книжный лист: они чуть крупнее, чем в режиме 4, но листов уходит вдвое больше. Заметки в раздатку не включайте.

Раздаточный материал к лекции или совещанию удобно собрать в PDF, а потом напечатать с любого компьютера. Для этого откройте PowerPoint в PDF: в нём есть параметр «слайдов на странице» со значениями 1, 2 и 4. Ниже — что именно происходит со слайдами в каждом режиме, как выбрать подходящий и как проверить результат до печати всего тиража.

Если PowerPoint установлен, раздатку можно напечатать и прямо из него — этот путь описан в отдельном разделе. Наш инструмент пригодится, когда PowerPoint под рукой нет: на чужом компьютере, на планшете или когда презентацию прислали файлом, а печатать её будет другой человек.

Что на самом деле дают режимы 1, 2 и 4

Страница PDF — не лист A4, а лист размером со слайд. В режимах 1 и 4 он альбомный, в режиме 2 повёрнут в книжный. Слайды не растягиваются, а только уменьшаются с сохранением пропорций.

• 1 — слайд занимает всю страницу. Это самый крупный вариант.
• 4 — сетка 2 × 2: каждый слайд уменьшен вдвое по ширине и по высоте.
• 2 — два слайда друг под другом во всю ширину книжной страницы. Слайд 16:9 уменьшен до 0,5625, над и под ним остаются пустые полосы; слайд 4:3 уменьшен до ≈0,667 и заполняет лист почти целиком.

Главный вывод: в режиме 2 слайды крупнее, чем в режиме 4, но ненамного (у 16:9 на восьмую часть, у 4:3 на треть), а бумаги уходит вдвое больше. Для презентации из десяти слайдов получится 10, 5 или 3 страницы PDF; на последней странице в режиме 4 останутся два слайда и пустая нижняя половина.

Чтобы оценить масштаб, впишите страницу PDF со слайдом 16:9 в лист A4 (для режима 2 — книжный, для 1 и 4 — альбомный). Слайд напечатается шириной около 28 см в режиме 1, 16 см в режиме 2 и 14 см в режиме 4. Подпись к графику кеглем 12 pt на бумаге будет выглядеть примерно как 10, 5,5 и 5 pt соответственно. Такой мелкий текст уже трудно читать без усилия.

Как выбрать режим под задачу

Выбирайте 1, если участники будут изучать слайды: плотные таблицы, графики с мелкими подписями, формулы, схемы с выносками. Это единственный режим, в котором слайд на бумаге крупнее, чем в остальных.

Выбирайте 4, если раздатка нужна, чтобы следить за выступлением: крупные заголовки, короткие тезисы, иллюстрации без мелких деталей. Бумаги уходит вчетверо меньше, чем в режиме 1.

Режим 2 — компромисс: бумаги вдвое меньше, чем в режиме 1, а слайд чуть крупнее, чем в режиме 4. При слайдах 16:9 над каждым слайдом и под ним остаётся место для записей от руки. Мелкие подписи режим 2 не спасёт.

Если в презентации есть и крупные тезисные слайды, и одна-две плотные таблицы, не жертвуйте читаемостью всего комплекта. Напечатайте основную часть по четыре, а таблицы — отдельным приложением с одним слайдом на странице.

Пошагово: раздаточный материал в PDF

1. Сохраните презентацию в формате .pptx. Со старым .ppt настройки раскладки не применяются (подробнее ниже). 2. Откройте инструмент и загрузите файл. 3. В параметре «слайдов на странице» выберите 1, 2 или 4 — по правилам из предыдущего раздела. 4. Оставьте выключенным переключатель «Добавить заметки докладчика». По умолчанию он выключен. 5. Запустите преобразование, прочитайте предупреждения, если они появились, и скачайте PDF. 6. Переименуйте файл так, чтобы режим был виден в имени, например «семинар-раздатка-4.pdf».

Сразу сверьте число страниц: количество слайдов, делённое на 4 (или на 2) и округлённое вверх. Если страниц больше ожидаемого, почти наверняка включены примечания.

Почему заметки не стоит включать в раздатку

Переключатель «Добавить заметки докладчика» не добавляет текст заметок под каждый слайд. Он дописывает в конец PDF отдельные книжные страницы заметок — по одной на каждый слайд, после всех слайдов. На каждой такой странице есть уменьшенная копия слайда и текст заметки под ней.

В режиме 1 это удваивает число страниц: из десяти слайдов получится двадцать страниц. В режимах 2 и 4 страницы заметок раскладываются по тем же ячейкам, что и слайды: форму листа для всего файла задаёт первый слайд. В режиме 2 на лист попадают две книжные страницы заметок, уменьшенные на треть (при слайдах 4:3 — вдвое), в режиме 4 — четыре, ещё мельче. Слайды повторяются второй раз, совсем мелко, а текст заметок почти не читается. При нечётном числе слайдов первая страница заметок в режиме 2 окажется на листе с последним слайдом; в режиме 4 так бывает, если число слайдов не кратно четырём.

Если заметки нужны вам как докладчику, сделайте отдельный PDF: один слайд на странице, примечания включены. В окне печати укажите только страницы после слайдов — для десяти слайдов это страницы 11–20. Учтите, что экспорт заметок доступен не всегда. Если он не удался, задание завершится с предупреждением, а PDF будет содержать только слайды.

Старый формат .ppt конвертируется как есть: и раскладка, и примечания игнорируются, о чём сообщает предупреждение. Сохраните копию как .pptx в программе, которая открывает презентацию, и повторите конвертацию. Простое переименование расширения формат не меняет.

Печать раздаточных материалов в самом PowerPoint

Если PowerPoint под рукой, в нём есть собственная раскладка для раздачи. Откройте «Файл» → «Печать», в настройках нажмите «Слайды размером во всю страницу» и в разделе «Выдачи» выберите число слайдов на листе. PowerPoint тоже ставит два слайда друг под другом на книжный лист, но это лист бумаги, а не страница размером со слайд. Макет с тремя слайдами добавляет справа линии для записей.

Через тот же диалог можно выбрать виртуальный принтер PDF и получить раздатку файлом. Наш инструмент — вариант на случай, когда PowerPoint нет, или когда нужен один PDF, который одинаково напечатает любой человек.

Проверьте PDF перед печатью

Слайды на странице идут слева направо и сверху вниз. В режиме 4 седьмой слайд окажется на второй странице слева внизу, поэтому номер страницы PDF не совпадает с номером слайда. Пролистайте файл и сверьте заголовки: первые слайды, переходы между страницами и конец презентации.

Откройте страницу с самой плотной таблицей или схемой в масштабе 100 %. Если подписи едва различимы на экране, на бумаге будет не лучше. Неполная последняя страница в режиме 4 — норма, удалять её не нужно: на ней остаются последние слайды.

Настройте печать и напечатайте пробный лист

В окне печати оставьте одну страницу PDF на листе. Повторная раскладка «несколько страниц на листе» уменьшит и без того уменьшенные слайды ещё раз. Ориентацию выберите автоматическую или как у страниц PDF: альбомную для режимов 1 и 4, книжную для режима 2. Иначе всё сожмётся примерно на треть. Масштаб — «по размеру страницы». Для двусторонней печати альбомных страниц обычно нужен переворот по короткому краю; проверьте это на двух листах.

Напечатайте один лист с самой плотной таблицей и прочитайте его на расстоянии вытянутой руки. Если приходится подносить лист к глазам, вернитесь к режиму 1 для этих слайдов. Перед печатью комплекта проверьте число копий в драйвере и наличие последней страницы.

Если презентацию нужно не печатать, а отправить по почте или выложить для просмотра с экрана, удобнее один слайд на странице. Подробности — в статье о PowerPoint в PDF для отправки. Для печати же используйте выбранный режим для всего комплекта, только когда пробный лист читается без усилия.