Как подписать защищённый PDF: пароль и запрет правок

У PDF три разных «защиты», и ведут они себя по-разному. Пароль на открытие инструмент подписи не принимает: сначала снимите его с помощью известного вам пароля, затем подписывайте. Запрет печати и правок без пароля подписи не мешает, но в подписанном файле он исчезает, его место занимает подпись. Ставить пароль на уже подписанный файл нельзя: документ пересобирается, и подпись из него пропадает. Чужую электронную подпись инструмент тоже не сохраняет, поэтому он рассчитан на первую подпись в документе.

Контрагент прислал договор и просит вернуть подписанным. Файл либо спрашивает пароль при открытии, либо открывается, но в просмотрщике серым горит «изменения запрещены», либо в панели подписей уже стоит чья-то подпись. В каждом из трёх случаев слово «защищён» означает разное, и подпись в каждом ставится по-разному.

Инструмент Подписать PDF принимает один из этих файлов сразу, второй только после снятия пароля, а с третьим поступает так, что об этом нужно знать заранее. Разберём все три.

Три защиты, которые называют одним словом

Пароль на открытие. Файл зашифрован. Без пароля не прочитать ни страницы, и ни одна программа, включая наши инструменты, не может обработать содержимое, которого не видит. Это единственная защита, которая по-настоящему закрывает документ.

Запрет действий. Файл открывается сразу, но просмотрщик не даёт печатать, копировать текст или вносить правки. Содержимое при этом не зашифровано: ограничения записаны флагами, и соблюдает их только программа, которая согласна их соблюдать. Подробно про эту разницу написано в статье про снятие защиты с PDF.

Электронная подпись другой стороны. Документ не защищён в техническом смысле, но подписан: в нём есть криптографическая подпись, которая покрывает весь файл. Любое изменение после неё просмотрщик покажет как нарушение, а многие просмотрщики заодно блокируют правки, чтобы подпись не сломалась случайно.

Первые две защиты ставит отправитель, чтобы управлять доступом. Третья появляется, когда документ подписывают по очереди. Коротко, как они ведут себя при подписи:

Дальше по каждой строке.

Как понять, какая защита стоит

Просмотрщики показывают защиту по-разному, и по виду документа не всегда ясно, с чем имеешь дело.

Пароль на открытие не спрятать: любая программа спросит его до того, как покажет первую страницу. Если файл открылся без вопросов, шифрования на открытие нет, даже если в заголовке окна написано «защищён».

Запрет действий заметен не везде. Настольные просмотрщики пишут об ограничениях в свойствах документа и делают серыми кнопки печати и копирования. Встроенные просмотрщики браузеров часто не показывают ничего и печатают файл как ни в чём не бывало, потому что ограничения для них необязательны. Поэтому самый надёжный способ узнать о запрете: открыть свойства документа и посмотреть раздел безопасности, а не пробовать кнопки.

Чужую подпись видно в панели подписей, которую просмотрщик обычно открывает сам при первом открытии подписанного файла. Если панели нет, её можно открыть вручную: наличие подписи отражается и в свойствах документа.

Заодно проверьте, нет ли в файле полей формы. Защищённые документы от банков и порталов нередко оказываются именно формами, а у форм свой порядок действий, о нём ниже.

Пароль на открытие: сначала снять, потом подписать

Инструмент подписи отклоняет зашифрованный файл и прямо говорит, что делать: снять пароль в инструменте разблокировки и загрузить уже открытый файл. Это не ограничение интерфейса, а свойство шифрования: подпись ставится на содержимое, а зашифрованное содержимое инструменту недоступно.

Порядок такой. Откройте Разблокировать PDF, загрузите файл, введите пароль, который сообщил отправитель, и скачайте результат. Это тот же документ без шифрования. Затем подписывайте его как обычный.

Если пароля нет, подписать не получится. Современное шифрование PDF не подбирается перебором, и сервисов, которые «снимают пароль без пароля», для него не существует. Единственный путь: попросить пароль у того, кто защищал файл. Обычно отправитель и ожидает, что вы его спросите, пароль пересылают отдельным сообщением.

Бывает и третий исход: инструмент разблокировки сообщает не о неверном пароле, а о неподдерживаемом способе шифрования. Так выглядят документы из корпоративных систем с собственной защитой. Пароль здесь не поможет, нужен незащищённый экземпляр от отправителя.

Запрет правок: подпись встанет, ограничения уйдут

С файлом, который открывается без пароля, но запрещает правки и печать, инструмент подписи работает сразу. Ничего снимать не нужно: ограничения не шифруют содержимое, и инструмент читает документ целиком.

Важно, что происходит дальше. Подписанный документ собирается заново, и флаги ограничений в него не переносятся. Подписанный файл откроется без запретов на печать и копирование. Это не недоработка: вместо просьбы «не менять», которую исполняют только послушные программы, в файле теперь стоит подпись, которая любое изменение делает видимым. Защита от правок стала сильнее, а не слабее.

Если отправителю принципиально, чтобы запрет печати сохранился и после подписи, это стоит обсудить с ним до того, как вы подпишете. Вернуть флаги, не потеряв подпись, не получится, и ниже объяснено почему.

Чем подпись надёжнее запрета правок

Отправители ставят запрет правок, чтобы договор не изменили по дороге. Подпись решает ту же задачу, но другим способом, и разницу стоит понимать, чтобы спокойно объяснить её контрагенту.

Запрет правок это просьба к программе. Она записана в файле, и послушный просмотрщик её исполняет: не даёт редактировать, печатать, копировать. Программа, которая просьбу игнорирует, делает с файлом что угодно, и следов не остаётся. Изменённый таким образом документ ничем не отличается от исходного, кроме содержания.

Подпись это слепок файла. Она не мешает менять документ, зато делает любое изменение видимым: просмотрщик сверяет содержимое со слепком и при расхождении сообщает, что документ изменён после подписания. Подделать содержание и сохранить при этом действующую подпись нельзя.

Поэтому исчезновение запретов из подписанного файла не ослабляет его. Отправитель хотел, чтобы договор не изменили незаметно, и подпись гарантирует именно это. Единственное, чего подпись не делает, это не мешает печатать и копировать. Если запрет стоял ради этого, вопрос нужно решать не подписью, а договорённостью.

Что ставит инструмент и как это выглядит

Подпись состоит из двух частей. Видимая отметка на последней странице: имя, основание, место и дата, расположение внутри страницы вы выбираете на превью. И невидимая криптографическая подпись, которая покрывает весь файл вместе с отметкой.

Три текстовых поля заполняются перед подписью. Пустое поле просто не печатается: инструмент не подставляет значений за вас. Имя стоит писать так, как оно записано в договоре. Основание отвечает на вопрос, что означает подпись: «Согласовано» и «Утверждено к исполнению» разные вещи. Место необязательно.

Сертификат для подписи выпускает сам сервис на указанное имя, и он самоподписанный. Просмотрщик покажет, что целостность документа в порядке, но личность подписавшего не подтверждена доверенным центром. Для внутренних согласований и обмена с контрагентами, которые знают вас, этого достаточно. Для случаев, где закон требует квалифицированную электронную подпись, нужен сертификат аккредитованного центра, и онлайн-инструмент его не заменит. Как устроена отметка, где её разместить и что делать с длинными надписями, разобрано в статье про подпись PDF без печати и сканера.

Если криптографическая подпись по какой-то причине не встала, инструмент возвращает файл с видимой отметкой и предупреждением, что целостность не проверяется. Такой файл стоит подписать заново, а не отправлять.

Почему нельзя защищать файл после подписи

Самая частая ошибка выглядит логично: подписать договор, а потом поставить на него пароль, чтобы по дороге никто не прочитал. Так делать нельзя, и причина техническая.

Подпись покрывает файл побайтно. Защита паролем в Защитить PDF пересобирает документ и шифрует каждый поток внутри него. После этого прежних байтов в файле нет, и подпись из него исчезает вместе с полем подписи. На выходе получается запароленный, но неподписанный документ. Просмотрщик не покажет ошибку «подпись нарушена», он просто не увидит подписи.

Обратный порядок тоже не работает: инструмент подписи не принимает зашифрованный файл.

Отсюда правило. Подпись и пароль на открытие в одном файле этими инструментами не совмещаются. Если нужна целостность, подписывайте. Если нужна конфиденциальность при передаче, положите подписанный PDF в архив с паролем или отправьте через канал, которому доверяете. Если отправитель прислал зашифрованный файл и ждёт обратно зашифрованный, обсудите это: вернуть ему вы сможете либо подписанный файл без пароля, либо запароленный архив с ним внутри.

Если документ уже подписан второй стороной

Контрагент подписал договор своей электронной подписью и прислал его вам. Хочется добавить свою и вернуть.

Инструмент подписи для этого не подходит, и об этом важно сказать прямо. Он пересобирает документ, чтобы наложить видимую отметку, и подпись второй стороны при этом не сохраняется. В результате будет файл с вашей подписью, в котором подписи контрагента больше нет. Формально вы вернёте подписанный документ, фактически уничтожите чужую подпись.

Проверить это просто: откройте панель подписей в любом просмотрщике до и после. Если до подписи там была чужая подпись, а после осталась только ваша, именно это и произошло.

Что делать вместо этого. Последовательное подписание, когда каждая следующая подпись добавляется к файлу, не переписывая предыдущие, умеют системы электронного документооборота и настольные программы с поддержкой инкрементальных подписей. Если такой системы нет, стороны подписывают каждая свой экземпляр одного и того же файла и обмениваются ими: два файла с одной подписью в каждом. Или контрагент подписывает последним: вы ставите свою подпись первым, отправляете, он добавляет свою в системе, которая сохраняет вашу.

Инструмент рассчитан на первую подпись в документе. Это его честные границы.

Если отправитель ждёт обратно защищённый файл

Нередко контрагент присылает запароленный договор и просит вернуть его подписанным и «в том же виде». Выполнить обе просьбы одним файлом не получится, и лучше сказать об этом до того, как он откроет ответ.

Предложите один из двух вариантов. Первый: вернуть подписанный PDF без пароля, а защиту доверить каналу, по которому он идёт, например корпоративной почте или архиву с паролем. Второй: вернуть подписанный файл в архиве с паролем, который вы сообщите отдельно, как он сам сообщал вам пароль от документа. Для получателя второй вариант выглядит привычно, а подпись в файле остаётся целой.

Чего не стоит делать, так это молча ставить пароль на подписанный файл: получатель увидит запароленный документ без подписи и решит, что вы его не подписали.

Формы: заполнить до подписи

Если защищённый файл оказался ещё и формой с полями, порядок строгий: сначала заполнить, потом подписать. Заполнение после подписи меняет документ и делает подпись недействительной.

Поля заполняются в Заполнить PDF. Если форма пришла с паролем, снимите его до заполнения: заполнитель, как и подпись, не работает с зашифрованным файлом. Проверьте все значения, сохраните результат и только потом подписывайте.

Порядок действий для каждого случая

1. Откройте файл и определите защиту. Спрашивает пароль: шифрование. Открывается, но не даёт печатать: запрет действий. Открывается и в панели подписей уже есть подпись: подписан другой стороной. 2. При шифровании снимите пароль в Разблокировать PDF с паролем от отправителя. При запрете действий ничего не снимайте. При чужой подписи остановитесь и выберите один из способов из предыдущего раздела. 3. Если в документе есть поля формы, заполните их и сохраните. 4. Откройте Подписать PDF, загрузите файл, заполните имя и основание, поставьте отметку на последней странице в блоке реквизитов. 5. Скачайте результат и откройте панель подписей: там должна быть ваша подпись со статусом «целостность в порядке». Пароль на этот файл не ставьте.

Как проверить, что всё получилось

Откройте подписанный файл в просмотрщике с панелью подписей. В ней должна быть одна подпись, ваша, с пометкой о том, что документ не изменялся после подписания. Пометка о неподтверждённой личности подписавшего нормальна для самоподписанного сертификата и не означает ошибку.

Попробуйте выделить текст на любой странице: подписанный документ остался обычным PDF с текстовым слоем, он не превратился в картинку.

Если файл был с запретом печати, убедитесь, что теперь он печатается: так вы увидите, что ограничения действительно ушли и объяснять это получателю не придётся задним числом.

И последняя проверка перед отправкой: имя файла. Инструмент предлагает своё, а контрагент ждёт узнаваемое. Переименуйте так, чтобы было понятно, что внутри подписанная версия.