Как подписать PDF без печати и сканирования

Договор пришёл на согласование, подпись нужна сегодня, а принтера под рукой нет. Классический путь — распечатать, подписать, отсканировать, отправить — отнимает полчаса и портит документ: на выходе получается картинка вместо текста, файл тяжелеет втрое, поиск по нему перестаёт работать.

Электронная подпись закрывает ту же задачу за минуту и, что важнее, не превращает документ в фотографию.

Что именно ставится в документ

Здесь стоит разделить две вещи, которые часто путают.

Первое — видимая отметка на странице: имя подписавшего, основание, дата. Она нужна человеку, который откроет файл и захочет глазами увидеть, кто и когда подписал.

Второе — сама криптографическая подпись, встроенная в структуру PDF. Она человеку не видна, зато её проверяет программа. Именно она отвечает на вопрос «менялся ли документ после подписания».

Сервис ставит обе. Подпись настоящая, стандарта PKCS#7 в профиле PAdES, а не нарисованный поверх страницы прямоугольник с текстом. Разница принципиальная: картинку можно подделать в любом редакторе за минуту, а криптографическая подпись ломается от изменения хотя бы одного байта в файле.

Почему в Acrobat не будет зелёной галочки

Об этом честнее сказать сразу, потому что иначе результат озадачит.

Подпись ставится сертификатом самого сервиса, и этот сертификат самоподписанный. Он не выстраивается в цепочку доверия до корневого центра сертификации, который признаёт Acrobat или ваша корпоративная система. Поэтому при открытии документа вы увидите не зелёную галочку «подпись действительна», а сообщение в духе «подлинность подписавшего не проверена».

Что при этом работает, а что нет:

Это ровно та подпись, которая уместна для внутренних согласований, актов между знакомыми контрагентами, отправки макета на утверждение. И она не заменяет квалифицированную электронную подпись там, где закон требует именно её: сдача отчётности, участие в торгах, регистрационные действия. Для таких случаев нужен сертификат аккредитованного центра, и его никакой онлайн-инструмент выдать не может.

Поля подписи

Заполняются три текстовых поля, и все три попадают в свойства подписи, а не только на картинку.

Имя подписавшего. По умолчанию подставляется техническое значение, поэтому его нужно заменить. Если документ уйдёт наружу, ставьте полное имя в том виде, в каком оно фигурирует в самом договоре, а не сокращение.

Основание. По умолчанию стоит нейтральное «Approved». Поле смысловое: сюда пишут, что именно означает подпись. «Согласовано с замечаниями» и «Утверждено к выпуску» — разные вещи, и получателю полезно видеть какую именно.

Место. Необязательное поле, город или адрес. Пустым его оставляют чаще, чем заполняют, но для документов, где важна юрисдикция, оно избавляет от отдельного вопроса.

Куда встаёт отметка

Здесь есть ограничение, о котором стоит знать заранее: отметка всегда ставится на последнюю страницу документа. Выбрать третий лист из четырнадцати нельзя. Задаётся только положение внутри последней страницы, и делается это не числами, а прямо на превью.

Внутри страницы её стоит ставить туда, где подпись ожидают увидеть: в блоке реквизитов, рядом с оставленным для подписи местом. Отметка посреди текста выглядит небрежно и иногда перекрывает содержимое.

Сама отметка — не картинка, а настоящий выделяемый текст, наложенный поверх страницы, не разрушая её. Дату в него сервис подставляет сам, вводить её не нужно. Те же имя, основание и место записываются ещё и в свойства документа, так что они читаются программой, а не только глазами. Собственные автор и тема исходного документа при этом не затираются.

Если в документе несколько мест для подписи, помните, что криптографическая подпись у файла всё равно одна и охватывает документ целиком. Несколько видимых отметок не означают несколько подписей, а поставить их в разных местах штатным способом и не получится.

Длинные надписи обрезаются

Практический момент, о который спотыкаются с длинными названиями организаций.

Видимая отметка — это блок ограниченного размера, и текст, который в него не влезает, обрезается. Сервис при этом предупреждает, что надпись была укорочена, так что незамеченным это не пройдёт, но лучше не доводить.

Больше всего страдает поле основания, куда тянет написать развёрнутую формулировку. «Согласовано в части объёма работ, за исключением пункта 4.2» в отметку не поместится. Если оговорка важна, ей место в тексте самого документа или в сопроводительном письме, а в основании подписи — короткая формула.

С именем та же история у длинных наименований юридических лиц. Здесь помогает то, что имя попадает не только на картинку, но и в свойства подписи: в панели подписей оно видно целиком, даже если на странице укорочено.

Если предупреждение об обрезке пришло, а текст менять не хочется, увеличьте область отметки при её размещении. На пустом поле реквизитов места обычно хватает.

Если в документе есть поля для заполнения

Порядок здесь имеет значение, и его легко перепутать.

Сначала заполняются поля, потом ставится подпись. Если сделать наоборот, заполнение полей окажется изменением уже подписанного документа, и подпись перестанет быть действительной.

Поля заполняются через pdf-filler, и только после того, как все данные на месте и проверены, документ уходит на подпись. Это же относится к любым другим правкам: подпись всегда последней операцией.

Порядок действий

1. Откройте sign-pdf и загрузите документ. 2. Замените имя подписавшего на настоящее. 3. Напишите осмысленное основание вместо значения по умолчанию. 4. Поставьте отметку в блоке реквизитов. 5. Скачайте результат и откройте его, чтобы проверить и вид отметки, и панель подписей.

Пятый шаг не формальность. Именно в панели подписей видно, встала криптографическая подпись или в файле осталась только видимая отметка.

Если подпись не встала

Такое возможно, и сервис об этом прямо сообщает, а не делает вид, что всё в порядке.

Когда криптографическое подписание по каким-то причинам недоступно, документ всё равно возвращается с видимой отметкой, но с честным предупреждением: отметка есть, а подписан документ криптографически не был, и его целостность проверить нельзя.

Отнестись к этому стоит серьёзно. Такой файл выглядит подписанным, но по сути является обычным PDF с картинкой. Для внутренней переписки это может быть приемлемо, для отправки контрагенту — нет.

Чего делать не нужно

Не печатайте и не сканируйте. Распечатанный и отсканированный документ теряет текстовый слой: по нему не работает поиск, из него нельзя скопировать реквизиты, и он весит в разы больше. При этом доказательной силы у фотографии подписи не больше, чем у электронной отметки, а часто меньше.

Не вставляйте картинку с подписью через редактор изображений. Это самый распространённый способ, и он даёт худший из возможных результатов: документ выглядит подписанным, но никакой проверяемой связи между подписью и содержимым нет.

Не подписывайте документ, который ещё будет меняться. Любая правка после подписания её аннулирует, и подписывать придётся заново. Сначала финальная версия, потом подпись — а если нужно ещё и защитить файл от изменений, поверх подписи ставится protect-pdf.