Seitenzahlen ins PDF einfügen

Seitenzahlen in eine PDF einfügen

Das Dokument ist zusammengestellt, abgestimmt und versandfertig, und die Seiten tragen keine Nummern. In einem Vertrag oder einer Gerichtsanlage ist das keine Kosmetik: ohne Nummern lässt sich kein bestimmtes Blatt zitieren, und ein aufgelöster Satz lässt sich nicht wieder richtig ordnen.

Auf die Seite kommt eine Beschriftung, keine Ziffer

Das Erste, was man vor dem Start wissen sollte: das Werkzeug stempelt eine Zeile mit dem Wortlaut „Seite 7“, keine nackte Zahl. Das Wort stammt aus der Oberflächensprache, in der Sie die Seite geöffnet haben, und eine eigene Einstellung dafür gibt es nicht.

Für ein internes Dokument, einen Anlagensatz oder eine Akte ist genau das richtig: die Beschriftung liest sich eindeutig und wird nie mit Nummern aus dem ursprünglichen Satz verwechselt. Für Satzarbeit, wo auf den Kolumnentitel eine einzelne Ziffer gehört, überrascht das Verhalten, und die Oberfläche bietet keinen Weg daran vorbei.

Wo die Nummer tatsächlich landet

Es gibt sechs Positionen, und ihre Abstände liegen fest. Verstellen lassen sie sich nicht.

Unten mittig ist voreingestellt. Die Schriftgröße wird getrennt gesetzt, von 6 bis 36 Punkt, voreingestellt 10, was zu A4 und Letter passt.

Die letzte Zeile dieser Tabelle gibt es nicht fürs Nummerieren. Eine Zahl mitten auf der Seite liest sich über dem Text schlecht und stört fast immer; die Position stammt aus dem gemeinsamen Vorrat an Stempelplätzen und hat hier keinen echten Nutzen.

So nummerieren Sie das Dokument

1. Öffnen Sie add-page-numbers und laden Sie die Datei hoch. 2. Markieren Sie bei Bedarf die Seiten im Vorschauraster: nummeriert wird nur, was markiert ist. 3. Wählen Sie Position und Schriftgröße. 4. Setzen Sie die Startnummer, falls die Zählung nicht bei eins beginnt. 5. Starten Sie die Verarbeitung und laden Sie das Ergebnis herunter. 6. Öffnen Sie die erste und die letzte nummerierte Seite und prüfen Sie, ob die Beschriftung in den Inhalt gerutscht ist.

Gezählt wird innerhalb der Auswahl, nicht über das Dokument

Das ist die wichtigste Unauffälligkeit des Werkzeugs und zugleich die Antwort auf seine häufigste Anfrage.

Markieren Sie die Seiten von der dritten bis zur letzten und lassen Sie die Startnummer auf eins: das dritte Blatt bekommt „Seite 1“, das vierte „Seite 2“ und so weiter. Der Zähler hängt an der Position innerhalb der Auswahl, nicht daran, wo das Blatt in der Datei steht.

An einem vierseitigen Dokument geprüft: die Auswahl der dritten und vierten Seite mit Startnummer eins ergab „Page 1“ auf dem dritten und „Page 2“ auf dem vierten Blatt. Die ersten beiden blieben ganz ohne Beschriftung.

Daraus folgt das Rezept für Dokumente mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis: suchen Sie nicht die passende Startnummer, sondern lassen Sie die vorderen Blätter einfach aus der Auswahl heraus. Der Textteil beginnt dann von selbst bei eins.

Umgekehrt geht es ebenso. Soll das dritte Blatt „Seite 3“ heißen, markieren Sie es und setzen die Startnummer auf 3.

Die Auswahl muss auch nicht zusammenhängen. Markieren Sie verstreute Blätter, und die Zählung läuft fortlaufend durch sie hindurch: das erste markierte Blatt bekommt die Startnummer, das zweite die nächste, wie viele unnummerierte Seiten auch dazwischen liegen.

Was die Startnummer kann und was nicht

Die Startnummer nimmt Werte von 1 bis 100000. Die Obergrenze ist großzügig und existiert für den Fall, dass eine Datei Teil eines größeren Vorgangs ist und eine fremde Zählung fortsetzt.

Die Untergrenze ist hart: null und negative Werte gibt es nicht. Das Deckblatt zur „Seite 0“ zu machen, ist unmöglich, und das ist eine bewusste Grenze und kein Versehen.

Römische Ziffern, Buchstabenindizes und das Format „7 von 24“ sind dem Werkzeug ebenso fremd. Die Beschriftung folgt einer einzigen Vorlage: ein Wort und eine arabische Zahl. Eine Nummerierung der Art „Anlage 2, Blatt 4“ muss anderswoher kommen.

Das Dokument wird nicht gerastert, gewinnt aber an Gewicht

Die Nummer wird auf die echte Seite gelegt, nicht über ein Bild davon. Textebene, Verweise und Lesezeichen bleiben, wo sie waren, ein nummeriertes Dokument lässt sich also genauso durchsuchen und kopieren wie vorher.

Der größte Teil wird einmal bezahlt. In die Datei wird die Schrift eingebettet, in der die Beschriftung gesetzt ist, und bei einem kurzen Dokument macht sie fast den ganzen Zuwachs aus; die Beschriftungen selbst wiegen ein paar Byte.

Zwischen der zweiten und der dritten Zeile liegen zehn weitere nummerierte Blätter und keine drei Kilobyte Unterschied. Der größere Teil des Zuwachses fällt einmalig an, rund dreizehn Kilobyte, und jedes gestempelte Blatt legt danach etwa dreihundert Byte darauf. Bei einem dreihundertseitigen Bericht ergab das 105 KB: die Schrift bleibt eine einzige, bei dieser Länge wiegt der Anteil pro Seite aber schwerer als sie.

Eine Reihenfolge legt das trotzdem fest: komprimieren Sie nach dem Nummerieren, nicht davor. Braucht ein Dokument beides, setzen Sie die Nummern und schicken das Ergebnis danach durch compress-pdf.

Die Beschriftung liegt obenauf, ohne Hinterlegung

Unter der Beschriftung wird kein weißes Rechteck gezeichnet und keine Transparenz gesetzt. Dunkelgrauer Text wird schlicht an der gewählten Stelle auf die Seite gelegt, und liegt dort schon etwas, überlagern sich beide.

Das übliche Opfer ist die Fußzeile des Ausgangsdokuments. Die Nummerierung sitzt 12,7 mm über dem unteren Rand, eine typische Fußzeile tiefer, meist gehen beide also aneinander vorbei. Bei enger Gestaltung, bei Fußnoten oder bei bereits gesetzten Seitenzahlen ist Prüfen nicht optional.

Noch eine Feinheit: wird die Zeile breiter als die Seite, läuft die Koordinate in einen Anschlag und die Beschriftung klebt am äußersten Rand. Kaputt geht dabei nichts, es sieht aber genau so aus wie Text, der gegen die Blattkante gedrückt wurde.

In welcher Reihenfolge alles andere kommt

Nummerieren ist fast immer der letzte strukturelle Eingriff in ein Dokument, und die Reihenfolge ist hier keine Geschmacksfrage.

Stellen Sie das Dokument zusammen, bevor Sie es nummerieren. Werden Dateien mit merge-pdf zusammengeheftet, nachdem jede für sich nummeriert wurde, beginnt die Zählung im fertigen Satz in jedem Teil von vorn. Dasselbe gilt für organize-pdf: jedes Umsortieren nach dem Nummerieren lässt die Beschriftungen an ihrem Platz, und die Ziffernfolge passt nicht mehr zur Seitenfolge.

Die Ausrichtung klärt das Werkzeug von selbst. Vor dem Stempeln wird die Drehung einer Seite in ihren Inhalt übernommen, die Nummer landet also am sichtbaren unteren Rand des Blattes, auch auf um 90 Grad gedrehten Seiten. Geprüft: die gedrehte Seite kam quer heraus, 842 auf 595 Punkt, mit der Beschriftung 34 Punkt über ihrer Unterkante, genau wie auf den hochformatigen Nachbarseiten.

Der Nebeneffekt liegt woanders. Eine gedrehte Seite ist im Ergebnis nicht mehr gedreht: die Drehmarke fällt weg und das Blatt wird echtes Querformat. Es sieht gleich aus, ein System, das diese Marke liest, sieht aber ein anderes Dokument. Sollen Ausrichtungen bewusst angeglichen werden, ist das rotate-pdf, und es gehört vor die Nummerierung.

Ein letztes Wort zu den Nachbarn auf der Seite. Braucht das Dokument zusätzlich einen Stempel „Kopie“ oder „Vertraulich“, ist das add-watermark, ein eigener Vorgang mit eigenen Positionen und eigener Deckkraft. Setzen Sie ihn vor der Nummerierung und wählen Sie verschiedene Ecken, sonst treffen sich beide Zeilen an einem Punkt.