Daten auf einem PDF-Scan spurlos schwärzen

Ein Scan ist ein Bild, und eine Nummer darauf im Viewer zu übermalen heißt, eine Ebene darüberzulegen, die sich mit einem Klick abnehmen lässt. Der Editor macht es anders: die Seite mit dem Schwärzungsbereich zeichnet er komplett neu, bereits mit ausgemaltem Bereich, und darunter bleiben weder Pixel noch Textebene. Die übrigen Seiten bleiben unberührt. Dateieigenschaften, Anhänge und Lesezeichen werden dabei nicht bereinigt, sie prüfen Sie gesondert.

Der Vermieter bittet um eine Ausweiskopie, die Bank um den Scan eines Vertrags, und im Vertrag stehen das Gehalt eines Kollegen und eine fremde Unterschrift. So verschicken möchte man das nicht, und der erste Gedanke ist, die PDF im Viewer zu öffnen, ein schwarzes Rechteck über die Nummer zu ziehen und zu speichern. Das wirkt zuverlässig. Tatsächlich markiert der Empfänger das Rechteck, drückt die Entfernen-Taste und sieht die ganze Nummer.

Bei Scans ist dieser Fehler besonders häufig, weil ein Scan „nur ein Bild“ zu sein scheint, mit dem sich nichts anstellen lässt. Das stimmt, solange das Bild nicht Teil einer PDF ist: dort lässt sich beliebig viel darüberlegen, und alles Daraufgelegte bleibt eine eigene Ebene. Das Werkzeug PDF schwärzen arbeitet anders: die Seite mit dem Schwärzungsbereich zeichnet es komplett neu. Sehen wir uns an, was dabei genau passiert, wo sich auf Scans Daten verstecken und was Sie vor dem Klick auf „Senden“ prüfen sollten.

Warum ein Rechteck im Viewer nichts verbirgt

Eine PDF ist aus Ebenen gebaut. Unten liegt der Seiteninhalt: bei einem Scan ist das ein einziges großes Bild, bei einem Dokument aus der Textverarbeitung sind es Text und Grafik. Darüber liegen Anmerkungen: Kommentare, Hervorhebungen, Stempel und eben jene Formen, die die Werkzeuge „Markieren“ und „Form“ in den Viewern zeichnen. Eine Anmerkung weiß, wo sie steht und welche Farbe sie hat, den Inhalt unter sich rührt sie nicht an.

Ein solches Rechteck lässt sich auf drei Wegen „abnehmen“, und keiner braucht Spezialsoftware: es markieren und löschen, die Kommentarleiste öffnen und es dort entfernen, oder die Datei in einem Editor öffnen, der Anmerkungen als Liste zeigt. Manche Viewer brennen die Anmerkungen beim „Drucken als PDF“ in die Seite ein, dann bleibt das Rechteck zwar stehen, doch die Nummer darunter liegt weiterhin im ursprünglichen Bild in der Datei. Die Daten sind nicht gelöscht, nur überdeckt.

Bei einem Scan kommt eine weitere Ebene hinzu, die gern vergessen wird: hat die Datei eine Texterkennung durchlaufen, liegt unter dem Bild eine unsichtbare Textebene mit denselben Buchstaben. Auch sie bleibt vom Rechteck unberührt, und die Ausweisnummer findet sich über die gewöhnliche Suche im Dokument.

Was der Editor mit einer Seite macht, die einen Schwärzungsbereich enthält

Die Werkzeugseite öffnet den PDF-Editor im Browser in einem Modus, in dem von allen Werkzeugen nur der Schwärzungsbereich übrig ist. Sie fügen einen oder mehrere Bereiche hinzu, ziehen sie über die passenden Stellen und klicken auf „Änderungen anwenden“. Dann passiert das Entscheidende.

Eine Seite, auf der mindestens ein Schwärzungsbereich liegt, wird nicht bearbeitet, sondern als Bild neu gezeichnet: zuerst wird sie vollständig gerendert, dann wird auf dem entstandenen Bild der Bereich ausgemalt, und dieses Bild ersetzt die Seite in der fertigen Datei. Unter dem Bereich bleibt nichts zurück: keine Pixel des ursprünglichen Scans, keine Textebene, kein erkannter Text. Wiederherstellen lässt sich davon nichts, denn in der neuen Datei ist es nicht vorhanden.

Dieses Verfahren hat einen Preis, und den sollten Sie vorher kennen. Text auf der neu gezeichneten Seite lässt sich nicht mehr markieren und nicht mehr per Suche finden, auch außerhalb des Bereichs nicht: die ganze Seite ist zum Bild geworden. Die Auflösung der Neuzeichnung liegt bei etwa 150 Punkten pro Zoll, also unter den 300 eines typischen Scans: zum Lesen am Bildschirm und zum Hochladen in Kundenportale reicht das, für den Druck in der Druckerei wird diese Seite weicher als die übrigen. Links, die der Bereich nicht abdeckt, bleiben erhalten. Notizen bleiben Notizen. Die übrigen Seiten des Dokuments werden unverändert in die fertige Datei übernommen.

Gerade bei Scans lohnt sich dieser Preis: sie haben entweder keine Textebene oder nur eine Hilfsebene, und die Umwandlung der Seite in ein Bild nimmt ihnen nichts Wesentliches.

Weichzeichnen, Verpixeln und Zuschneiden: was nicht als Schwärzung zählt

Neben dem Rechteck obendrauf sind drei weitere Tricks verbreitet, und jeder lässt die Daten in der Datei.

Weichzeichnen und Verpixeln. Sie entfernen den Ausschnitt nicht, sie verschlechtern ihn nur. Bei kurzem Text mit bekannter Struktur, etwa einer Ausweisnummer oder einem Betrag, lässt sich der verwaschene Ausschnitt durchprobieren: man nimmt jeden möglichen Wert, zeichnet ihn auf dieselbe Weise weich und vergleicht ihn mit dem Bild. Bei Zahlen geht das schnell, und solche Fälle wurden mehr als einmal öffentlich aufgearbeitet. Deshalb ist der Schwärzungsbereich im Editor immer eine Vollfläche: weiß, schwarz oder in jeder anderen Farbe, ohne Weichzeichnen. Eine Vollfarbe lässt sich mit nichts vergleichen.

Zuschneiden der Seite. Es ändert den sichtbaren Ausschnitt des Blattes, nicht den Inhalt: alles außerhalb des Rahmens liegt weiterhin in der Datei und kommt in jedem Editor durch Zurücksetzen des Zuschnitts wieder zum Vorschein. Soll ein Rand mit Vermerken weg, wird er mit einem Bereich ausgemalt, nicht abgeschnitten.

Verringern der Auflösung. Ein stark komprimierter Scan liest sich schlechter, doch beim Vergrößern bleiben die Ziffern erkennbar, und für eine Texterkennung reicht diese Qualität meist aus. Das ist kein Schutz, sondern eine Unannehmlichkeit für den Empfänger.

Allen drei Tricks ist eines gemeinsam: sie ändern, wie der Ausschnitt aussieht, nicht ob er in der Datei liegt. Die Schwärzung im Editor entfernt ihn.

Ausweiskopie und Vertrag: was Sie verbergen und was der Empfänger braucht

Alles wahllos von der Kopie zu entfernen, ist keine gute Idee: ein Dokument mit geschwärzten Feldern, die der Empfänger zur Prüfung braucht, kommt mit der Bitte um ein „richtiges“ Exemplar zurück. Einfacher ist es, vorab zu entscheiden, was der Empfänger tatsächlich benötigt, und den Rest zu verbergen.

Bei einer Ausweiskopie zur Identitätsprüfung werden meist Nachname, Vorname, Geburtsdatum und Foto gebraucht, die Ausweisnummer dagegen nicht immer: fragen Sie beim Empfänger nach. Die Seite mit der Anschrift ist nur dort nötig, wo die Adresse geprüft wird. Die Unterschrift des Inhabers braucht auf der Kopie fast nie jemand, und genau sie wird am häufigsten mitgeliefert.

Bei einem Vertrag interessieren den Empfänger in der Regel die Parteien, der Gegenstand und die Datumsangaben, nicht die Beträge aus anderen Klauseln und nicht die Bankverbindung der Gegenseite. Verlangt die Bank den Mietvertrag als Adressnachweis, gehen sie die Ausweisdaten des Vermieters nichts an.

Bei einem Kontoauszug oder einer Einkommensbescheinigung werden die Kontonummer und die Buchungen verborgen, die mit der Anfrage nichts zu tun haben, die Endsummen und die Angaben zur Organisation bleiben stehen: ohne sie lässt sich das Dokument nicht prüfen.

Steht fest, was bleibt, gehen Sie das Dokument einmal mit genau dieser Liste durch. So entfernen Sie nichts Überflüssiges und übersehen keinen Ausschnitt, der in der ersten Vorstellung von den „wichtigen Daten“ nicht vorkam.

Wo sich auf Scans Daten verstecken

Die Daten, um die es eigentlich geht, liegen meist offen: Nummer, Betrag, Nachname. Übersehen wird anderes.

Durchscheinen der Rückseite. Bei dünnem Papier schimmert der spiegelverkehrte Text der Rückseite durch das Blatt, und auf dem Scan ist er beim Vergrößern lesbar. Enthält die Rückseite Daten, sind sie auf der Vorderseite zu sehen.

Unterschriften und Stempel. Eine Unterschrift ist für sich genommen ein personenbezogenes Datum. Ein Stempel enthält den Namen der Organisation, die Steuernummer, manchmal die Anschrift.

Handschriftliche Randvermerke: Telefonnummern, Verfügungen, Daten. Eingangsstempel mit Aktenzeichen.

Strichcodes und QR-Codes. In ihnen kann dieselbe Dokumentnummer oder ein Link auf eine persönliche Seite stecken. Mit bloßem Auge liest man den Code nicht, das Telefon schon.

Kopf- und Fußzeilen. Nachname oder Vertragsnummer in der Kopfzeile wiederholen sich auf jeder Seite, und auf jeder braucht es einen Bereich.

Blättern Sie vor dem Start das ganze Dokument vergrößert durch, nicht nur die Seiten, auf denen Daten zu erwarten sind.

Wie Sie alle Vorkommen auf einem langen Scan finden

Auf der Werkzeugseite zum Schwärzen gibt es die Suche im Dokument, aber keine Schaltfläche zur Texterkennung: auf einem Scan ohne Textebene hat die Suche nichts zu durchsuchen, und nach Erwähnungen suchen Sie mit den Augen. Für einen Ausweis mit zwei Seiten ist das in Ordnung. Für einen Vertrag mit vierzig Seiten und einem Nachnamen in jeder Klausel braucht es einen anderen Weg.

Öffnen Sie dieselbe Datei im vollständigen Editor PDF bearbeiten: dort kommt zum Schwärzungsbereich und zur Suche die Texterkennung hinzu. Lassen Sie die Seiten ohne Text über „Text erkennen (OCR)“ erkennen und geben Sie den Nachnamen dann in das Feld „Im Dokument suchen“ ein. Der Editor zeigt alle Treffer nach Seiten. Fügen Sie auf jeder gefundenen Seite einen Bereich hinzu, ziehen Sie ihn über den Treffer und wenden Sie die Änderungen an.

Die erkannte Ebene wandert auch in die fertige Datei, aber nicht überall hin: Seiten ohne Bereiche behalten sie, Seiten mit Bereichen werden trotzdem als Bild neu gezeichnet, und der erkannte Text verschwindet dort mit allem anderen. Die Suche findet dabei nur Text, der vorhanden ist, und auf nicht erkannten Seiten findet sie nichts. Kommt das Dokument bereits mit Textebene, ist keine Erkennung nötig, die Suche funktioniert sofort, auch auf der Werkzeugseite zum Schwärzen.

Die Texterkennung wird vom Tageslimit an Operationen abgezogen, genau wie das eigenständige Werkzeug OCR-PDF. In der Seitenauswahl zeigt der Editor, welche Seiten erkannt werden, und meldet, wenn das Limit ausgeschöpft ist.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie PDF schwärzen und laden Sie den Scan hoch. Eine Datei mit Öffnungspasswort kann der Editor nicht lesen: er schlägt vor, das Passwort über PDF entsperren zu entfernen und die entsperrte Datei zu öffnen. 2. Wählen Sie die Seite und klicken Sie auf „Schwärzung hinzufügen“. Auf der Seite erscheint ein Rechteck, standardmäßig weiß. Ziehen Sie es an die richtige Stelle und geben Sie ihm ein paar Millimeter Spielraum: die Buchstabenränder auf einem Scan sind unscharf, und ein knapp gesetzter Bereich lässt lesbare Reste stehen. 3. Ändern Sie bei Bedarf im Feld „Farbe“ in der rechten Leiste die Farbe des Bereichs. Weiß sieht auf dem Scan wie leeres Papier aus, Schwarz zeigt dem Empfänger ehrlich, dass hier etwas entfernt wurde. 4. Wiederholen Sie das für jeden Ausschnitt und jede Seite. Ein Bereich deckt ein Rechteck ab, für über die Seite verstreute Daten brauchen Sie mehrere. 5. Klicken Sie auf „Änderungen anwenden“ und laden Sie das Ergebnis herunter. Die Ausgangsdatei bleibt unverändert.

Soll eine ganze Seite verschwinden, brauchen Sie keinen Bereich: einfacher ist es, die Seite komplett mit Seiten entfernen herauszunehmen.

Wie Sie das Ergebnis prüfen

Die Prüfung dauert eine Minute und schützt vor dem teuersten Fehler.

Öffnen Sie die heruntergeladene Datei und versuchen Sie, auf der Seite mit dem Bereich Text zu markieren. Es darf sich nichts markieren lassen: die Seite ist ein Bild geworden. Lässt sich Text markieren, haben Sie die falsche Datei vor sich, vermutlich das Original.

Vergrößern Sie die Ränder jedes Bereichs. Buchstabenreste, die unter dem Rechteck hervorragen, bedeuten, dass der Bereich zu schmal war: gehen Sie zurück in den Editor, ziehen Sie ihn größer und wenden Sie die Änderungen erneut an.

Suchen Sie im Dokument nach den verborgenen Werten: Nachname, Nummer, Betrag. Auf Seiten mit Bereichen findet die Suche nichts, weil dort kein Text mehr ist. Findet sie etwas, steht derselbe Wert auf einer Seite, auf der kein Bereich lag.

Blättern Sie alle Seiten durch, auch jene, auf denen keine Daten zu erwarten waren. Kopfzeilen und Stempel wiederholen sich gern.

Was nach der Schwärzung in der Datei bleibt

Der Editor zeichnet Seiten neu, bereinigt aber nicht das ganze Dokument, und sagt das beim Hinzufügen eines Bereichs auch ehrlich. Drei Stellen sollten Sie gesondert prüfen.

Dokumenteigenschaften. Autor, Titel, Thema und Schlüsselwörter leben in den Metadaten und sind in jedem Viewer sichtbar, noch bevor die Datei geöffnet ist. Ein mit dem Telefon gemachter Scan trägt im Autorfeld nicht selten den Namen des Besitzers. Diese Felder leert das Werkzeug PDF-Metadaten festlegen: es hat einen Schalter, der alle vorhandenen Werte entfernt und nicht nur die ausgefüllten überschreibt.

Anhänge. Eine PDF kann andere Dateien in sich tragen, und der Editor rührt sie nicht an. Kam das Dokument von jemand anderem, prüfen Sie die Anhangleiste im Viewer.

Lesezeichen. Das Inhaltsverzeichnis des Dokuments bleibt, wie es war, samt den Abschnittstiteln. Meist ist das harmlos, doch war ein Abschnitt nach einem Nachnamen benannt, steht der Name weiter in den Lesezeichen.

Und zuletzt, außerhalb der Datei: der Name. „Pass_Mueller.pdf“ verrät den Inhalt, bevor die Datei geöffnet wird. Benennen Sie sie vor dem Versand um.

Was mit Größe und Aussehen der Datei geschieht

Die neu gezeichnete Seite liegt als ein einziges Bild in der Datei, und die Dateigröße kann sich dadurch in beide Richtungen ändern. Eine Seite aus der Textverarbeitung wird fast sicher schwerer: Text und Vektorgrafik wiegen weniger als ihr Abbild. Bei einem Scan hängt das Ergebnis davon ab, wie das Original komprimiert war, und lässt sich nicht vorhersagen: einfacher ist es, auf die Größe der fertigen Datei zu schauen.

Äußerlich unterscheidet sich die neu gezeichnete Seite von ihren Nachbarn nur bei starker Vergrößerung: die Buchstabenränder sind weicher. Bei normaler Ansicht und beim Druck auf dem Bürodrucker ist kein Unterschied zu sehen. Muss die Datei nach der Schwärzung zum Versand komprimiert werden, tun Sie das danach, nicht davor: eine Komprimierung des Ausgangsscans vor der Neuzeichnung verschlechtert nur das Bild, aus dem die Seite anschließend aufgebaut wird.

Wann Schwärzen nicht der beste Weg ist

Schwärzen entfernt einen Ausschnitt für immer und passt, wenn der Empfänger diesen Ausschnitt nicht braucht. In drei Fällen ist etwas anderes angebracht.

Der Empfänger braucht alle Daten, doch die Datei soll nicht weiterwandern. Eine Ausweiskopie für die Agentur oder den Vermieter wird nicht geschwärzt, sondern gekennzeichnet: ein Wasserzeichen über Wasserzeichen hinzufügen mit Zweck und Datum macht eine Zweitverwendung der Kopie sichtbar. Wie das im Einzelnen funktioniert, zeigt der Artikel über Wasserzeichen auf Dokumentkopien.

Das Dokument stammt aus der Textverarbeitung, nicht vom Scanner, und die Textebene der Seite soll erhalten bleiben. Den allgemeinen Ansatz zu den Schwärzungsstilen und dazu, welche Daten im ganzen Dokument zu suchen sind, beschreibt der Artikel über das Entfernen vertraulicher Daten aus einer PDF.

Fast die ganze Seite muss verborgen werden. Dann entfernen Sie die Seite komplett, statt sie auszumalen: so bleibt keine Frage offen, was unter dem Bereich war.