PDF mit Passwort schützen vor dem Versenden

Wie Sie ein PDF mit einem Passwort schützen

Ein Vertrag mit Beträgen geht per Mail hinaus, und ein Bericht mit personenbezogenen Daten liegt in einem gemeinsamen Ordner, den die halbe Abteilung öffnen kann. Ein Passwort auf der Datei ist die einfachste Maßnahme, die „das liest jeder" von „das liest, wer den Schlüssel bekam" trennt.

Wichtig ist, die Grenze von Anfang an zu kennen: Ein Passwort schützt vor fremden Augen, aber nicht vor allem zugleich. Im Folgenden steht, was es wirklich leistet und was es nur verspricht.

Zwei Passwörter, die Verschiedenes tun

PDF sieht zwei Passwörter vor, und sie zu verwechseln ist teuer.

Das Benutzerpasswort ist jenes, ohne das sich die Datei nicht öffnet. Das ist der eigentliche Schutz. Es ist verpflichtend und es ist das, welches Sie dem Empfänger geben.

Das Besitzerpasswort ist jenes, das Beschränkungen für Aktionen im bereits geöffneten Dokument aufhebt: Drucken, Text kopieren, Bearbeiten. Beim Öffnen wird es nicht abgefragt.

In der Praxis sieht der Unterschied so aus: Wer das Benutzerpasswort hat, öffnet und liest das Dokument, kann aber etwa keinen Text kopieren, wenn das untersagt ist. Wer das Besitzerpasswort hat, kann alles.

Ein leeres Besitzerfeld heißt nicht „ohne Beschränkungen"

Diese Feinheit ist nicht offensichtlich und spielt Ihnen in die Hände.

Lassen Sie das Feld für das Besitzerpasswort leer, wird es nicht erlassen, sondern zufällig erzeugt. Die Beschränkungen bleiben in Kraft, und niemand kann sie aufheben, Sie eingeschlossen, denn der erzeugte Wert wird nirgends angezeigt.

Für die meisten Fälle ist das richtig: Sie geben dem Empfänger ein Passwort, die Beschränkungen halten, und kein zweiter Schlüssel wandert durch den Schriftverkehr. Falls Sie die Beschränkungen dieser Datei aber später selbst aufheben müssen, setzen Sie das Besitzerpasswort bewusst und bewahren es auf.

Berechtigungsprofile und ihre ehrliche Grenze

Es gibt drei Profile: nur Drucken (voreingestellt), kein Kopieren und Vollzugriff.

Und hier beginnt das, wovor der Dienst direkt im Ergebnis warnt: Verschlüsselung und Beschränkungen sind ganz unterschiedlich verlässlich.

Das Passwort zum Öffnen ist Kryptografie: Die Datei ist wirklich verschlüsselt, und der Inhalt lässt sich ohne Kenntnis des Passworts nicht wiederherstellen. Die Beschränkungen für Aktionen sind Markierungen im Dokument, eine höfliche Bitte an das Anzeigeprogramm. Acrobat und andere anständige Betrachter beachten sie. Software, die sie ignorieren will, kopiert den Text ohne jedes Hindernis.

Praktischer Schluss: Verlassen Sie sich beim Schutz eines Geheimnisses nicht auf ein Kopierverbot. Darf ein Text nicht nach außen, kann er im Dokument überhaupt nicht herausgegeben werden, auch nicht mit dem Kennzeichen „Kopieren verboten".

Was jedes Profil genau erlaubt

Die Formulierungen in der Liste sind knapp, daher lohnt es, sie auszuführen.

Voreingestellt ist das strengste, „nur Drucken". Das ist ein vernünftiger Ausgangspunkt für ein Dokument, das nach außen geht: Dem Empfänger genügt fast immer Lesen und Drucken.

Das Profil ohne Kopieren passt dort, wo mit dem Dokument gearbeitet wird, mit Kommentaren und ausgefüllten Feldern, der Text aber nicht abwandern soll. Vollzugriff wählt man, wenn die Aufgabe nur war, die Datei vor Fremden zu schließen, und wer das Passwort kennt, ungehindert arbeiten soll.

Denken Sie daran, dass alle drei Profile an dieselbe oben beschriebene Grenze stoßen: Das sind Kennzeichen, keine Schlösser. Der Unterschied zwischen den Profilen ist für einen gewöhnlichen Nutzer mit gewöhnlicher Software real und verschwindet für jeden, der ihn gezielt umgehen will.

Eine bereits geschützte Datei

Ein zweites Passwort über ein bestehendes zu legen, geht nicht. Ein Dokument, das ein Passwort zum Öffnen verlangt, wird von den Werkzeugen nicht verarbeitet, solange der Schutz nicht entfernt ist.

Die Reihenfolge lautet: erst unlock-pdf mit dem alten Passwort, dann protect-pdf mit dem neuen. So ändert man auch das Passwort einer bereits geschützten Datei, denn eine eigene Operation „Passwort ändern" gibt es nicht.

Ist das alte Passwort unbekannt, reißt die Kette beim ersten Schritt. Erraten lässt es sich nicht: unlock-pdf prüft das Passwort, das Sie angeben, und probiert nichts durch. Die Verschlüsselung ist hier echt, und bauartbedingt hat sie keinen Umweg.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie protect-pdf und laden Sie das Dokument hoch. 2. Setzen Sie das Benutzerpasswort, ab acht Zeichen. 3. Lassen Sie das Besitzerpasswort leer, sofern Sie die Beschränkungen nicht selbst aufheben wollen. 4. Wählen Sie das Berechtigungsprofil passend zur Aufgabe. 5. Laden Sie die Datei herunter und prüfen Sie, dass sie sich mit Ihrem Passwort öffnet.

Machen Sie Schritt fünf immer. Einem Geschäftspartner eine verschlüsselte Datei zu schicken und einen Tag später zu merken, dass das Passwort nicht stimmte, ärgert mehr als eine halbe Minute Prüfung.

Wie das Passwort übergeben wird

Hier wird häufiger gefehlt als bei den Einstellungen selbst.

Ein Passwort, das in derselben Mail wie die Datei verschickt wird, schützt vor nichts. Wer an den Schriftverkehr kam, kam an beides zugleich. Das ist der häufigste Fehler, und er setzt den ganzen Schutz auf null.

Das Passwort muss über einen anderen Kanal reisen: die Datei per Mail, das Passwort per Messenger oder mündlich. Verschiedene Kanäle heißen, dass ein versehentliches Leck des einen das Dokument nicht offenlegt.

Nehmen Sie keine Daten aus dem Dokument selbst als Passwort. Eine Vertragsnummer, eine Steuernummer, ein Datum stehen im Schriftverkehr direkt neben der Datei und werden im ersten Versuch erraten.

Geht die Datei an mehrere Empfänger, denken Sie daran, dass sie ein gemeinsames Passwort haben. Nachzuvollziehen, wer es weitergegeben hat, ist unmöglich. Für wirklich heikle Dokumente schicken Sie jedem eine eigene Kopie mit eigenem Passwort.

Wann ein Passwort das falsche Werkzeug ist

Ein Passwort verbirgt das Dokument als Ganzes. Einen Teil zu verbergen kann es nicht.

Muss aus einem Vertrag eine Kontonummer heraus, während der Rest herausgegeben wird, hilft ein Passwort nicht: Der Empfänger öffnet die Datei und sieht alles. Dafür gibt es redact-pdf, das Fragmente aus dem Inhalt entfernt.

Soll das Dokument vor Änderungen und nicht vor dem Lesen geschützt sein, liegt die Signatur über sign-pdf näher: Sie hindert niemanden am Öffnen, macht aber jede Bearbeitung nach dem Signieren sichtbar.

Und gesondert: Ist das Passwort der eigenen Datei vergessen, lässt es sich nicht wiederherstellen. Die Verschlüsselung ist echt, also gibt es keinen Umweg. Das Werkzeug unlock-pdf nimmt den Schutz von einer Datei, deren Passwort bekannt ist; ein unbekanntes ermittelt es nicht.