Как создать заполняемую PDF-форму из обычного документа

В редакторе PDF расставьте поля поверх бланка, дайте им понятные имена и оставьте включённым «Сохранить поля формы интерактивными». Затем скачайте PDF и проверьте заполнение в программе получателя.

Если у вас есть PDF-бланк с линиями для ответов, откройте инструмент Редактировать PDF и добавьте поверх линий настоящие поля формы. Готовый файл должен позволять получателю вводить ответы и сохранять их. Просто напечатать текст поверх пустой строки недостаточно: такой текст будет ответом автора, а не полем для следующего пользователя.

Ниже весь путь разобран на примере анкеты участника: имя, комментарий, формат участия (очно или дистанционно), флажок согласия на рассылку и подразделение из списка.

Подготовьте бланк до разметки полей

Сначала завершите заголовки, пояснения и расположение вопросов. Поля размещаются поверх страницы и не сдвигаются вместе с текстом: если потом переверстать исходник в Word и заново сохранить PDF, разметку придётся повторить. Оставьте достаточно места для длинных имён и адресов. Короткая линия в печатном образце часто оказывается тесной для электронного ответа.

Перед началом посмотрите, нет ли в файле уже готовых полей: редактор покажет их на странице. Новые поля не могут повторять имена существующих — такое поле будет отмечено ошибкой «В документе уже есть поле с таким именем.». Исходный файл при работе не меняется, результат скачивается отдельным PDF. Задайте ему понятное название в поле «Имя итогового файла», например `anketa-uchastnika-forma`, чтобы не отправить коллегам пустой бланк вместо формы.

Где найти инструменты полей

Загрузите PDF на страницу инструмента и дождитесь, пока откроется редактор. В боковой панели есть блок «Поля формы» с четырьмя кнопками-значками. Название каждой видно при наведении: «Текстовое поле», «Флажок», «Переключатель» и «Выпадающий список». Выберите вид, а затем протяните рамку по странице, чтобы нарисовать поле нужного размера, или просто щёлкните — встанет поле обычного размера. Закончив с полями этого вида, нажмите «Готово» или ещё раз щёлкните ту же кнопку.

Новые поля получают служебные имена вроде `Text1`, `Check1`, `Group1` и `Dropdown1`. Их лучше сразу заменить на осмысленные. Щелчок по полю открывает его свойства: заголовок панели показывает вид, например «Поле · текст».

Выберите подходящий вид поля

Для имени используйте текстовое поле. Для комментария включите в свойствах «Несколько строк» и растяните рамку в высоту, иначе длинный ответ уйдёт за край. Флажок подходит для отдельного независимого выбора, например согласия на рассылку. Группа переключателей нужна, когда из нескольких вариантов выбирают ровно один: очное или дистанционное участие. Выпадающий список позволяет выбрать подразделение из заранее подготовленных значений, и никто не напишет название по-своему.

Совмещайте каждое поле с подписью вопроса. Получатель видит только рамку, и по её положению должно быть ясно, к какому вопросу она относится.

Дайте полям осмысленные имена

Имя поля определяет его идентичность внутри PDF. Используйте понятные имена без точек, например `participant_name` и `department`: точку редактор не примет. Виджеты с одним именем — одно поле, и то, что введено в одном, появится в остальных. Это удобно, если фамилия должна повторяться на каждой странице. Но если случайно дать двум разным вопросам общее имя, ответ будет дублироваться. Лишнюю связь разрывает кнопка «Сделать этот виджет отдельным полем».

Для группы переключателей поставьте первую кнопку, затем в её свойствах нажмите «Добавить ещё кнопку в эту группу». У каждой кнопки группы своё «Значение, когда включено»: редактор подставит `Option1`, `Option2` и так далее, а вы замените их на `onsite` и `remote`. В выпадающем списке поле «Варианты» уже содержит заготовки `Option 1`, `Option 2` и `Option 3`. Удалите их и впишите подразделения, по одному в строке. Начальное «Значение» должно совпадать с одним из вариантов или оставаться пустым.

Настройте свойства без лишних препятствий

В свойствах есть флажки «Обязательное» и «Только чтение». «Только чтение» оставьте выключенным там, где ждёте ответ, иначе получатель ничего не сможет ввести. Метка обязательности не заменяет проверку принятого документа: как она срабатывает, зависит от программы просмотра, а наличие текста ещё не говорит о его правильности.

Для текстового поля есть настройка «Размер текста, пт (0 = по размеру поля)»: при нуле шрифт подстраивается под высоту рамки. Поле «Длиннейший текст (символов)» ограничивает длину ответа, ноль означает «без ограничения». Попробуйте ввести реалистично длинный ответ. Если он обрезается, увеличьте поле или пересмотрите ограничение.

Задайте порядок перехода по Tab

Под кнопками видов полей находится список «Поля на этой странице» с подписью «Порядок перехода по Tab». Строки идут в том порядке, в каком курсор будет перескакивать между полями. Стрелки вверх и вниз справа от строки (их подписи — «Раньше» и «Позже») сдвигают поле на одну позицию. Внизу свойств выбранного поля видно, например, «Позиция 2 из 5 на странице».

По умолчанию каждое новое поле встаёт в конец списка, поэтому порядок сбивается, если вы расставляли поля вразнобой. Порядок задаётся для каждой страницы отдельно: на многостраничной анкете пройдите по всем.

Сохраните поля интерактивными и скачайте файл

Как только появляется первое поле, рядом с «Имя итогового файла» показывается флажок «Сохранить поля формы интерактивными», и редактор сам его включает. Не выключайте его: без него поля впечатаются в страницу, и результат уже не будет заполняемым бланком. Если флажок всё же снят, блок полей предупредит об этом.

Когда с полями что-то не так, в блоке появляется список «Что исправить перед применением»: пустое имя, точка в имени, совпадение с существующим полем, одинаковые значения у кнопок группы, начальное значение не из вариантов. Пока он не пуст, применить изменения нельзя. Щелчок по имени в списке выделяет проблемное поле. Затем нажмите «Применить изменения» и скачайте PDF, который появится ниже.

Проверьте форму в программе получателя

Откройте скачанный PDF в той программе, которой будет пользоваться получатель. Введите имя, смените переключатель, отметьте флажок, выберите пункт списка и пройдите по полям клавишей Tab. Сохраните заполненную копию, закройте и снова откройте её. Убедитесь, что ответы сохранились и видны при печати.

Отдельно проверьте ввод кириллицей. Значения, вписанные заранее в редакторе, отрисовываются встроенным шрифтом. А для текста, который получатель печатает сам, в файле указан стандартный шрифт Helvetica без русских букв. Часть программ — встроенные в браузер просмотрщики, «Просмотр» (Preview) на Mac — может показать такой ответ пустым или знаками вопроса. Перед рассылкой введите русский текст в двух-трёх программах: Adobe Acrobat Reader, браузере и той, что стоит у получателя. Как получателю заполнить готовую форму, описано в статье Как заполнить PDF-форму или анкету онлайн.

Редактор не добавляет к форме автоматические расчёты, проверку формата ввода или кнопку отправки. Сбор ответов организуйте отдельно: например, попросите вернуть заполненный файл по почте.