Как изменить текст в PDF без конвертации в Word

Откройте PDF в редакторе, нажмите на строку и исправьте её. Нажмите «Проверить результат», затем «Применить изменения» и откройте скачанный файл: шрифт строки и поля формы могут измениться.

Если в PDF ошиблись в дате, фамилии или сумме, переводить весь документ в Word не обязательно. Откройте инструмент Редактировать PDF: он заменяет существующий текст прямо на странице, а старая строка при замене удаляется из файла, а не прячется под накладкой.

Редактор помечен значком «Бета», поэтому ниже — не только шаги, но и то, что стоит проверить в готовом файле: шрифт строки, соседний текст, поля формы и цифровую подпись.

Подходит ли ваш PDF для прямой правки

Попробуйте выделить несколько слов в любом просмотрщике PDF. Если строка выделяется и копируется, у страницы есть текстовый слой и её можно править. Сохраните исходный файл: он понадобится, чтобы сравнить результат и вернуться к первоначальной формулировке.

Если страница — скан, редактор так и сообщит: «Эта страница — скан: текста для правки нет». Кнопка «Распознать текст (OCR)» добавит невидимый слой для поиска и копирования, но напечатанные буквы скана не изменит. Видимую правку на скане делают новым текстом поверх страницы — подробнее в статье о правке скана после OCR. Распознать документ целиком можно и отдельным инструментом OCR PDF.

Как редактор делит текст на части

Единица правки — строка. Щелчок по тексту открывает окно, где в поле «Новый текст» уже стоит вся строка, а не одно слово. Ячейки таблиц, колонки и фрагменты с другим начертанием обычно открываются отдельными кусками.

Если исправление затрагивает несколько связанных строк, нажмите в этом окне «Редактировать весь абзац» — в скобках указано число строк. Кнопка доступна, пока вы ничего не напечатали; иначе редактор попросит сначала применить или отменить правку. Абзац удобно переписывать целиком, когда новый текст длиннее старого и должен заново разбиться на строки.

Не путайте замену с инструментом «Текст» на панели (подсказка «Добавить текст»). Он создаёт новую надпись поверх страницы, а старая строка под ней остаётся в файле: её найдёт поиск и скопирует получатель. Для исправления ошибки нужна именно замена.

Пошагово: заменить строку

1. Загрузите PDF на странице инструмента и дождитесь, пока откроется «Редактор PDF». 2. Перейдите к нужной странице и нажмите на строку с ошибкой. 3. В поле «Новый текст» исправьте только ошибочный фрагмент. Всё, что вы сотрёте из поля, исчезнет со страницы. 4. Проверьте настройки под полем. В списке «Если текст не помещается» для новой правки выбрано «Сдвигать соседний текст»; есть ещё «Растянуть рамку, не двигая соседей», «Уменьшать текст» и «Ничего не менять, предупредить». Флажки «Сохранять исходный шрифт» и «Сохранить исходный фон» включены — оставьте их. 5. Нажмите «Применить текст». Кнопка «Отменить правку» закрывает окно без изменений, а «Удалить текст» убирает строку со страницы. 6. Нажмите «Проверить результат». Это точный предпросмотр: сервер собирает страницу так же, как в итоговом файле. Пока проверки нет, кнопка «Применить изменения» недоступна, а после каждой новой правки проверку нужно повторить. 7. В поле «Имя итогового файла» по умолчанию стоит имя исходника с окончанием «-edited.pdf» — при желании задайте своё. Нажмите «Применить изменения» и скачайте PDF, который появится ниже.

Пример: исправить сумму в счёте

Допустим, в проекте счёта написано «Итого: 12 500 ₽», а согласованная сумма — 12 800 ₽. Щёлкните по строке: в поле появится вся строка целиком. Замените «5» на «8» и убедитесь, что пробелы, двоеточие и знак рубля остались на месте.

Даже при замене одной цифры перерисовывается вся строка. Встроенный шрифт часто содержит только символы, которые уже были в документе. Если в нём нет хотя бы одного нужного знака — например, восьмёрки, — вся строка будет набрана запасным шрифтом. Поэтому смотрите не только на исправленную цифру, а на то, не сменился ли шрифт всей строки: под предпросмотром появится пометка «Шрифт заменён» с названиями шрифтов и причиной.

Редактор не пересчитывает связанные значения, как электронная таблица. Проверьте таблицу позиций, НДС и сумму прописью и исправьте каждую из них отдельной заменой.

Если шрифт всё-таки изменился

Запасной шрифт бывает шире или уже исходного, поэтому строка может удлиниться и задеть соседей. Не уменьшайте кегль до нечитаемого: лучше сократите формулировку или отмените правку кнопкой «Отменить» (Ctrl+Z, на Mac — ⌘Z) и попробуйте другой вариант. Почему так происходит и как подобрать замену, разобрано в статье о смене шрифта после редактирования PDF.

Формы и подписанные документы

Если в PDF есть заполняемые поля, над страницей появится флажок «Сохранить поля формы интерактивными». По умолчанию он выключен: после «Применить изменения» поля впечатываются в страницу, и форму больше нельзя заполнить. Если документ дальше будут заполнять другие люди, включите флажок до экспорта.

Электронную подпись (ЭП) ставьте на уже исправленный файл. Любая правка содержимого делает имеющуюся цифровую подпись недействительной, поэтому подписанный документ после правок придётся подписать заново. Как поставить подпись без принтера, рассказано в статье о подписи PDF без печати и сканирования.

Проверьте скачанный файл

Предпросмотр точный, но отправляете вы скачанный файл — откройте именно его, а не вкладку с исходником.

• Увеличьте исправленный участок, затем посмотрите страницу целиком.
• Найдите новый текст поиском просмотрщика: он должен находиться, а старый вариант — нет.
• Проверьте соседние строки. Если под предпросмотром была пометка «Сдвинуто соседнего текста», убедитесь, что ничего не наехало на рамки таблицы и подписи под полями.
• Если в документе была форма, попробуйте ввести значение в любое поле.

Частые ошибки и как их распознать

• Старый текст находится поиском. Вместо замены использовали инструмент «Текст». Удалите надпись и замените саму строку.
• Сообщение «Область текста пересекает соседний текст». Новая строка длиннее старой. Выберите другой вариант в списке «Если текст не помещается» или сократите формулировку.
• Сообщение «Текст не помещается». Увеличьте рамку через поля «Ширина (%)» и «Высота (%)» или выберите «Уменьшать текст».
• Пропал конец строки. При правке его случайно стёрли из поля «Новый текст» — откройте строку снова и допишите.
• Форма перестала заполняться. Флажок «Сохранить поля формы интерактивными» был выключен. Откройте исходный файл, повторите правку и включите флажок перед экспортом.