Cómo numerar las páginas de un PDF

Un contrato de cuarenta hojas se envía a firma y el abogado pide en un comentario "aclarar el punto de la página 12". Abres el archivo y las páginas no están numeradas, así que te toca contarlas a mano y pierdes la cuenta en cada scroll. Lo mismo pasa con una tesis, un informe para una licitación o un manual: sin números en las páginas el documento no se puede citar y el índice queda como un adorno. Las cifras en la esquina no son decoración. Dan un sistema de referencia común a todo el que abra el archivo.

La dificultad es que el PDF original casi nunca trae la numeración lista. Se armó con escaneos, se pegó a partir de varias exportaciones o salió de un editor donde nadie pensó en los pies de página. Dibujar los números a mano en cada hoja no tiene sentido, y rehacer el documento en Word solo para eso lleva tiempo y arriesga la maquetación. Es más simple superponer la numeración sobre el PDF ya terminado: el texto original queda intacto y las cifras se colocan en una capa aparte, en la esquina que elijas.

Antes de numerar conviene resolver dos cosas. La primera: qué páginas deben llevar número. En tesis e informes la portada suele dejarse en blanco, aunque cuente como la primera del total. La segunda: dónde no estorbará la cifra. En los contratos suelen ir las iniciales de las partes al pie, en los manuales hay notas al pie, y el hueco para el número hay que buscarlo teniendo eso en cuenta. Con esos dos detalles resueltos de antemano, el proceso sale en una sola pasada y no hay que rehacer nada.

Cómo numerar las páginas: paso a paso

1. Abre numerar páginas de PDF y sube el PDF que quieres numerar. 2. Elige la posición. Lo clásico en documentos de trabajo es abajo al centro o en la esquina inferior derecha. La esquina superior se usa cuando abajo ya hay una firma o un pie de página. 3. Fija el número inicial y, si hace falta, salta las primeras páginas. La portada y el índice suelen quedar sin cifra y la cuenta arranca en el cuerpo del texto. 4. Ajusta el tamaño de letra para que el número se lea sin robar atención: 10 a 12 puntos bastan para un A4. 5. Lanza el proceso y revisa el resultado, pero no solo el inicio. Mira los puntos problemáticos: la unión entre secciones, las páginas con tablas y la última hoja. 6. Descarga el archivo y comprueba que el número de cada página coincide con lo que dice el índice.

Qué puede salir mal

• El número se monta sobre el texto del borde inferior porque el documento no tiene margen para el pie. Mueve la cifra a una esquina o reduce la letra para que no tape las notas.
• La numeración arrancó en la portada, aunque en el índice la primera es la tercera página. Ajusta el número inicial y el salto para que las cifras cuadren con el índice.
• Hay páginas horizontales y en ellas el número quedó de lado. Iguala la orientación con rotar PDF antes de numerar, o las cifras se reparten por bordes distintos.
• Entre secciones quedaron hojas en blanco de sobra y la numeración "gasta" números extra. Bórralas con quitar páginas antes de numerar.
• El documento se armó con varios archivos pero numeraste cada uno por separado, así que la cuenta volvió a empezar en cada parte. Junta todo en un PDF primero y pon después los números corridos.

Qué revisar antes de enviar

• La primera página numerada coincide con lo que promete el índice.
• Las cifras están en la misma esquina en todas las páginas y no tapan texto en ninguna.
• La última página está numerada: es la que más se escapa en una revisión rápida.
• En las páginas con tablas y márgenes anchos el número se lee y no se confunde con el borde del marco.
• El total final coincide con el número real de hojas del documento.

Por dónde seguir

Si el PDF todavía no es uno solo, ármalo primero: unir PDF pega las partes en un archivo y recién entonces conviene poner la numeración corrida. Cuando hay que arreglar el orden o el contenido de las páginas antes de numerar, viene bien ordenar todo en organizar PDF, donde puedes mover hojas y quitar las que sobran. Y si de un documento grande ya numerado solo necesitas entregar un tramo, extraer páginas saca el rango elegido y conserva los números originales.