Metadatos PDF para que el archivo aparezca

Cómo cambiar las propiedades de un PDF: título, autor, palabras clave

Las propiedades del documento son la única parte de un PDF que se ve antes de abrirlo. Las muestra el explorador de archivos, las muestra el cliente de correo en la vista previa, las lee el buscador del sistema operativo y la pestaña del navegador imprime una de ellas. Por eso un archivo titulado «Contrato_final_correcciones3» con autor «Ivan» sale de la oficina más a menudo de lo que a nadie le gustaría.

Cuatro campos, y uno de ellos no es lo que parece

La interfaz ofrece cuatro campos de texto: título, autor, asunto y palabras clave. El título no es el nombre del archivo. Es una cadena aparte dentro del documento, y es lo que muestra la pestaña del navegador cuando el PDF se abre desde un enlace. El archivo puede llamarse `scan_0012.pdf` mientras la pestaña dice «Acta de conciliación 2026».

Las palabras clave entran como una sola línea separada por comas y sirven para buscar dentro de un almacén de archivos, no en internet. Para una unidad compartida con cientos de contratos, es una manera barata de hacer localizables los documentos.

El campo de asunto describe en una frase de qué trata el documento. Casi nadie lo rellena, y es una lástima: en clientes de correo y sistemas de gestión documental suele ser el campo que acaba en la columna de descripción junto al nombre del archivo.

Hay un quinto campo, la aplicación creadora, que la herramienta también sabe escribir, pero la interfaz no tiene casilla para él: solo se alcanza llamando al servicio desde código. Conviene fijarse en él por otro motivo, ya que es el campo que revela en qué programa se armó el documento.

Un campo vacío no borra nada

Esta es la trampa principal, y merece la pena probarla con tu propio archivo.

Por defecto los valores nuevos se fusionan con los existentes. Un campo dejado vacío no borra la propiedad, deja lo que ya hubiera en el documento. Dejar en blanco la línea del autor esperando que el nombre desaparezca es el error más frecuente al intentar anonimizar un archivo antes de enviarlo.

Probado sobre un documento con las propiedades rellenas: se sustituyó el título por uno nuevo y el campo de autor se envió vacío, y el nombre `Ivan Petrov` se quedó exactamente donde estaba, junto con el asunto, las palabras clave, la fecha de creación y el nombre del programa con el que se hizo el archivo.

Hay dos maneras de hacer que una propiedad desaparezca de verdad. O escribir un valor nuevo sobre el viejo, o activar el interruptor que borra el contenido existente.

Qué hace realmente borrar el contenido existente

El interruptor viene desactivado y actúa de forma más brusca de lo que cabría suponer: no limpia los campos antes de escribir, tira el bloque entero de propiedades y luego devuelve solo lo que tú tecleaste.

Vaciar un solo campo no es posible: el borrado se aplica a todas las propiedades a la vez. Si el autor debe irse y la fecha de creación quedarse, la fecha hay que reescribirla a mano, y la interfaz no tiene casilla para ella.

Un detalle más que conviene saber de antemano. Un PDF anota dos programas: aquel en el que se hizo el documento y el que escribió el archivo en sí. El primero, el de la tabla de arriba, se borra. El segundo no se queda vacío: tras el procesamiento lleva el nombre de la biblioteca con la que se montó el archivo. El documento nunca queda del todo anónimo, pero su vínculo con tu programa de trabajo queda roto.

Cómo fijar las propiedades del documento

1. Abre set-pdf-metadata y sube el archivo. 2. Decide de antemano si estás añadiendo a las propiedades o sustituyéndolas por completo. 3. Rellena los campos que necesites. Para una sustitución total, activa el borrado y escribe todos los valores que deban sobrevivir. 4. Lanza el procesamiento y descarga el resultado. 5. Abre las propiedades del archivo descargado en el explorador y compruébalas. Esa es la única verificación fiable.

El formulario no muestra lo que ya hay en el archivo

Los campos se abren vacíos independientemente de lo que contenga el documento subido. La herramienta no lee las propiedades actuales ni las ofrece para editar.

La consecuencia práctica es que los valores originales hay que mirarlos antes del procesamiento y por tu cuenta. En el Explorador de Windows son las propiedades del archivo en la pestaña Detalles; en macOS es el panel de información. Si no, editas a ciegas, con el riesgo de pisar algo necesario o de dejarte algo detrás.

La capa oculta que desaparece en cualquier caso

Además del bloque de propiedades habitual, un PDF puede llevar un segundo bloque en formato XMP. Lo escriben los paquetes editoriales y de oficina, y suele duplicar el título y el autor. El problema es que los programas muestran unas veces un bloque y otras el otro, así que un documento aparentemente limpio puede seguir llevando el nombre antiguo del autor en una copia oculta.

Comprobado: tras el procesamiento ese bloque no está en el archivo, con el borrado activado o desactivado. El documento se reconstruye desde cero y la copia oculta de las propiedades no llega al resultado.

Para anonimizar es una buena noticia. Pero si el XMP de tu documento llevaba algo necesario, datos de perfil de color para la imprenta por ejemplo, perderlo será una sorpresa desagradable.

Qué sobrevive a la operación y qué no

Las páginas no se vuelven a dibujar y el contenido no se toca. El índice del documento se traslada entero, y los campos de formulario rellenables, si los había, siguen funcionando: cambiar un título no debe costarle al documento su estructura.

Cada valor está limitado a mil caracteres, y los caracteres de control se recortan del texto. Un salto de línea no se puede meter en el título, y eso es protección, no manía.

Un documento con contraseña de apertura no se puede procesar; la tarea se detiene y pide la contraseña. Una contraseña que solo limita la impresión o la copia no estorba a la escritura de propiedades.

El archivo mismo se reconstruye en el proceso: las páginas pasan a un documento nuevo una a una. Eso no cambia el peso de forma apreciable, pero el resultado no será idéntico byte a byte al original aunque no hayas cambiado ni un campo.

Propiedades, privacidad y orden de las operaciones

Cambiar las propiedades no es anonimizar. El nombre del autor y el de la organización siguen en el texto del documento, en los pies de figura, en los encabezados y en los comentarios. Si la tarea es quitar datos y no renombrar un archivo, el trabajo está en el contenido, con redact-pdf, y las propiedades se limpian como último paso.

El orden importa aquí por varias razones a la vez.

Las propiedades se fijan después de montar el documento. Al combinar archivos con merge-pdf, el resultado hereda las propiedades del primer archivo de la lista, no del más extenso ni del último. Las propiedades cuidadosamente rellenadas de las demás partes se pierden.

Firmar también toca las propiedades, pero con cuidado. sign-pdf pone el nombre de quien firma en el campo de autor solo si ese campo estaba vacío, y añade la nota de la firma al asunto tras un punto y coma. Un autor que hayas rellenado sobrevive a la firma, mientras que el asunto sale más largo de lo que lo dejaste, y eso conviene revisarlo después.

Y por último: las propiedades no están protegidas. Cualquiera que pueda abrir el archivo puede cambiarlas. Si el contenido debe quedarse como está, eso es protect-pdf con restricción de permisos, no un título escrito con esmero.