Cómo imprimir una presentación con 2 o 4 diapositivas por hoja

Para leer bien, elige 1 diapositiva por página; para ahorrar papel, 4. El modo 2 pone dos diapositivas una encima de otra en una página vertical: salen algo más grandes que en el 4, pero usa el doble de hojas. No incluyas las notas en el material.

Preparar el material de apoyo de una clase o una reunión en PDF es práctico: luego puedes imprimirlo desde cualquier equipo. Abre PowerPoint a PDF: tiene la opción «diapositivas por página» con los valores 1, 2 y 4. A continuación verás qué pasa con las diapositivas en cada modo, cómo elegir el adecuado y cómo revisar el resultado antes de imprimir todas las copias.

Si tienes PowerPoint instalado, también puedes imprimir el material directamente desde él; ese camino tiene su propia sección más abajo. Nuestra herramienta sirve cuando no tienes PowerPoint a mano: en un equipo ajeno, en una tableta o cuando la presentación te llegó como archivo y otra persona se encargará de imprimirla.

Qué hacen en realidad los modos 1, 2 y 4

La página PDF no es una hoja A4: tiene el tamaño de la diapositiva. En los modos 1 y 4 es horizontal; en el modo 2 se gira a vertical. Las diapositivas nunca se estiran; solo se reducen manteniendo sus proporciones.

• 1: la diapositiva ocupa toda la página. Es la opción más grande.
• 4: una cuadrícula de 2 × 2; cada diapositiva se reduce a la mitad de su ancho y de su alto.
• 2: dos diapositivas, una encima de otra, a todo el ancho de una página vertical. Una diapositiva 16:9 se reduce a 0,5625, con franjas vacías encima y debajo; una 4:3 se reduce a ≈0,667 y llena casi toda la hoja.

Lo esencial: en el modo 2 las diapositivas son más grandes que en el 4, pero no mucho (un octavo con 16:9, un tercio con 4:3), mientras que el papel se duplica. Una presentación de diez diapositivas da 10, 5 o 3 páginas PDF; en el modo 4, la última página lleva dos diapositivas y la mitad inferior vacía.

Para hacerte una idea de la escala, ajusta una página PDF con una diapositiva 16:9 a una hoja A4 o carta (vertical para el modo 2, horizontal para los modos 1 y 4). La diapositiva sale con unos 28 cm de ancho en el modo 1, 16 cm en el modo 2 y 14 cm en el modo 4. Una etiqueta de gráfico de 12 pt se verá en papel más o menos como 10, 5,5 y 5 pt. Un texto tan pequeño ya cuesta leerlo.

Cómo elegir el modo según el uso

Elige 1 si los participantes van a estudiar las diapositivas: tablas densas, gráficos con etiquetas pequeñas, fórmulas, esquemas con anotaciones. Es el único modo en que la diapositiva sale más grande en papel que en los demás.

Elige 4 si el material sirve para seguir la exposición: títulos grandes, puntos breves, ilustraciones sin detalles finos. Gasta la cuarta parte del papel que necesita el modo 1.

El modo 2 es un término medio: la mitad de papel que el modo 1 y una diapositiva algo más grande que en el 4. Con diapositivas 16:9 queda espacio encima y debajo de cada una para apuntes a mano. El modo 2 no salva las etiquetas pequeñas.

Si la presentación mezcla diapositivas de puntos grandes con una o dos tablas densas, no sacrifiques la legibilidad de todo el conjunto. Imprime la parte principal de cuatro en cuatro y las tablas como anexo aparte, con una diapositiva por página.

Paso a paso: el material de apoyo en PDF

1. Guarda la presentación en formato .pptx. Con un archivo antiguo .ppt no se aplican las opciones de distribución (más detalles abajo). 2. Abre la herramienta y sube el archivo. 3. En «diapositivas por página», elige 1, 2 o 4 según las reglas de la sección anterior. 4. Deja desactivado el interruptor «Incluir notas del orador». Viene desactivado por defecto. 5. Inicia la conversión, lee los avisos si aparecen y descarga el PDF. 6. Cambia el nombre del archivo para que se vea el modo, por ejemplo taller-material-4.pdf.

Comprueba enseguida el número de páginas: la cantidad de diapositivas dividida entre 4 (o entre 2) y redondeada hacia arriba. Si salen más páginas de las esperadas, casi seguro que las notas están activadas.

Por qué no conviene incluir las notas en el material

El interruptor «Incluir notas del orador» no coloca el texto de las notas debajo de cada diapositiva. Añade al final del PDF páginas de notas independientes en vertical, una por diapositiva, después de todas las diapositivas. Cada una de esas páginas lleva una copia reducida de la diapositiva y debajo el texto de la nota.

En el modo 1 esto duplica el número de páginas: diez diapositivas se convierten en veinte páginas. En los modos 2 y 4, las páginas de notas van a las mismas celdas que las diapositivas; la primera diapositiva fija la forma de hoja de todo el archivo. En el modo 2 caben dos páginas de notas verticales por hoja, reducidas un tercio (a la mitad con diapositivas 4:3); en el modo 4, cuatro, aún más pequeñas. Las diapositivas aparecen una segunda vez, muy pequeñas, y las notas apenas se leen. Si el número de diapositivas es impar, en el modo 2 la primera página de notas cae en la hoja de la última; en el modo 4, si no es múltiplo de cuatro.

Si necesitas las notas para tu propia exposición, crea un PDF aparte: una diapositiva por página y notas activadas. En el diálogo de impresión, selecciona solo las páginas que siguen a las diapositivas; con diez diapositivas, las páginas 11–20. Ten en cuenta que la exportación de notas no siempre está disponible. Si falla, la tarea termina con un aviso y el PDF contiene solo las diapositivas.

Un archivo antiguo .ppt se convierte tal cual: se ignoran la distribución y la opción de notas, y un aviso lo indica. Guarda una copia .pptx en un programa que abra la presentación y vuelve a convertir. Cambiar solo la extensión no cambia el formato.

Imprimir el material desde el propio PowerPoint

Si tienes PowerPoint, trae sus propios diseños para material de apoyo. Ve a Archivo → Imprimir, haz clic en «Diapositivas de página completa» en la configuración y, en la sección «Documentos», elige cuántas diapositivas van por hoja. PowerPoint también pone dos diapositivas una encima de otra en una hoja vertical, pero esa hoja es papel, no una página del tamaño de la diapositiva. El diseño de tres diapositivas añade a la derecha líneas para apuntes.

En el mismo diálogo puedes elegir una impresora PDF y obtener el material como archivo. Nuestra herramienta es la opción cuando falta PowerPoint o cuando necesitas un único PDF que cualquiera imprima igual.

Revisa el PDF antes de imprimir

En cada página, las diapositivas van de izquierda a derecha y de arriba abajo. En el modo 4, la séptima diapositiva cae en la página dos, abajo a la izquierda, así que el número de página PDF no coincide con el de la diapositiva. Recorre el archivo y compara los títulos: las primeras diapositivas, los cambios de página y el final de la presentación.

Abre la página con la tabla o el esquema más denso al 100 %. Si en pantalla las etiquetas apenas se distinguen, en papel no será mejor. Una última página medio vacía en el modo 4 es normal; no la borres, porque contiene las últimas diapositivas.

Configura la impresión e imprime una hoja de prueba

En el diálogo de impresión, deja una página PDF por hoja. Volver a aplicar «varias páginas por hoja» reduciría otra vez unas diapositivas que ya están reducidas. Elige la orientación automática o la de las páginas del PDF: horizontal para los modos 1 y 4, vertical para el 2. Si no, todo se encoge más o menos un tercio. Ajusta la escala para que la página quepa en la hoja. Para imprimir a doble cara páginas horizontales, normalmente hay que voltear por el borde corto; pruébalo con dos hojas.

Imprime una hoja con la tabla más densa y léela con el brazo extendido. Si tienes que acercarte la hoja a los ojos, vuelve al modo 1 para esas diapositivas. Antes de imprimir el conjunto, revisa el número de copias en el controlador de la impresora y que la última página esté presente.

Si la presentación no se va a imprimir, sino a enviar por correo o leer en pantalla, conviene una diapositiva por página. Tienes los detalles en el artículo sobre PowerPoint a PDF para compartir. Para imprimir, usa el modo elegido en todo el conjunto solo cuando la hoja de prueba se lea sin esfuerzo.