Como numerar páginas de um PDF

Um contrato de quarenta folhas vai para assinatura e o advogado pede, num comentário, para "rever o item da página 12". Você abre o arquivo e as páginas não têm número. Aí começa a contar na mão, perdendo a posição a cada rolagem. A mesma coisa acontece com um TCC, um relatório de licitação ou uma apostila: sem número nas páginas, o documento não dá para citar e o sumário vira pura formalidade. O número no canto não é enfeite. Ele dá um sistema de coordenadas comum a todo mundo que abre o arquivo.

A dificuldade é que o PDF de origem quase nunca já vem numerado. Ele foi montado a partir de digitalizações, colado de várias exportações ou gerado num editor onde ninguém lembrou do rodapé. Desenhar número à mão em cada página não faz sentido, e remontar o documento no Word só por causa disso é demorado e arriscado para a diagramação. É mais simples sobrepor a numeração ao PDF pronto: o texto original fica intacto e os números entram numa camada separada, no canto escolhido.

Antes de numerar, vale decidir duas coisas. A primeira: quais páginas devem ter número. Em trabalhos acadêmicos e relatórios, a capa costuma ficar limpa, mesmo contando como página um na contagem total. A segunda: onde o número não vai atrapalhar. Contratos costumam ter as iniciais das partes embaixo, apostilas têm notas de rodapé, e o espaço para o número precisa levar isso em conta. Com os dois pontos resolvidos antes, o processamento vai numa passada só, sem refação.

Como numerar as páginas: passo a passo

1. Abra a ferramenta de numerar páginas e carregue o PDF que você quer numerar. 2. Escolha a posição. O clássico para documentos de trabalho é o centro inferior ou o canto inferior direito. O canto superior entra quando embaixo já tem assinatura ou rodapé. 3. Defina o número inicial e, se precisar, pule as primeiras páginas. Capa e índice em geral ficam sem número, e a contagem começa no texto principal. 4. Ajuste o tamanho da fonte para o número ser legível sem roubar a atenção. De 10 a 12 pontos resolve bem em A4. 5. Rode o processamento e confira o resultado folheando não só o começo, mas os pontos críticos: a virada entre seções, as páginas com tabelas e a última folha. 6. Baixe o arquivo pronto e verifique se o número na página corresponde ao que está no sumário.

O que pode dar errado

• O número encosta no texto da borda inferior porque o documento não tem margem para rodapé. Mova o número para o canto ou reduza a fonte para não cobrir as notas.
• A numeração começou na capa, mas no sumário a terceira página é contada como a primeira. Acerte o número inicial e o pulo para os números baterem com o índice.
• O arquivo tem páginas em paisagem e nelas o número ficou de lado. Acerte a orientação com a ferramenta de girar PDF antes de numerar, senão os números se espalham por cantos diferentes.
• Entre as seções entraram folhas em branco a mais e a numeração "engole" números extras. Tire essas folhas com remover páginas antes de numerar.
• O documento foi montado de vários arquivos, mas cada um foi numerado separado, então a contagem recomeçou em cada parte. Junte tudo num só PDF primeiro e depois aplique a numeração corrida.

O que conferir antes de enviar

• A primeira página numerada corresponde ao que o sumário promete.
• Os números estão no mesmo canto em todas as páginas e não cobrem texto em lugar nenhum.
• A última página está numerada. Ela costuma passar batido numa conferência rápida.
• Nas páginas com tabelas e margens largas, o número está legível e não se confunde com a borda.
• O total final corresponde ao número real de folhas do documento.

Por onde continuar

Se o PDF ainda não está inteiro, monte ele antes: mesclar PDF junta as partes num arquivo só, e só depois disso faz sentido aplicar a numeração corrida. Quando a ordem e a composição das páginas precisam de ajuste antes de numerar, dá para organizar tudo em organizar PDF, trocando folhas de lugar e tirando o que sobra. E se de um documento grande já numerado você precisa entregar só um trecho, extrair páginas tira o intervalo escolhido mantendo os números originais.