Como preparar um PDF para enviar em um formulário

Como preparar um PDF para envio

«Arquivo preparado» soa vago e significa algo bem concreto: um documento que passa nas verificações do outro lado, não exige refação e não leva junto nada que você não pretendia enviar. As verificações costumam ser três ou quatro, são automáticas, e nenhuma delas olha como o arquivo se chama.

O que quem recebe realmente verifica

A primeira linha vale memorizar: a extensão não significa nada. O formato é identificado pelo conteúdo, então renomear uma imagem para `.pdf` não ajuda, e um PDF verdadeiro sem extensão passa tranquilamente.

A quarta verificação é relativamente recente e cada vez mais comum: o sistema de quem recebe quer buscar entre documentos, e uma digitalização é vazia para ele. Testar seu arquivo leva um segundo: abra e tente selecionar uma linha com o mouse. Se a página inteira acender como um retângulo, não há camada de texto.

A ordem das operações e o que cada uma leva

Esta é a parte que justifica continuar lendo. Cada processamento preserva algumas coisas e perde outras, e a ordem decide o que de fato chega ao destinatário.

Daí a ordem de trabalho: montar o documento, ajustar as páginas, reconhecer o texto e comprimir por último. Comprimir por último porque qualquer operação posterior infla o arquivo de novo. Reconhecer antes de comprimir porque o reconhecimento lê a imagem da página e a compressão degrada justamente essa imagem.

A linha do cinza explica um aborrecimento frequente. Passa-se um documento para cinza para economizar na impressão, envia-se a um formulário, e o formulário recusa como arquivo sem texto. O motivo é que a passagem para cinza redesenha as páginas como imagens. Se o arquivo vai ao mesmo tempo para a gráfica e para um formulário, prepare duas versões.

A linha da assinatura explica outro: depois de estampada a assinatura, o título do documento e as palavras-chave somem das propriedades, sobrando apenas o autor e o assunto, ao qual a nota da assinatura é acrescentada.

As propriedades do documento viajam com o arquivo

Título, autor e palavras-chave vivem dentro do PDF e são carregados por quase toda operação. O destinatário os vê nas propriedades do documento, e ali aparece com regularidade algo indesejado: o nome de quem preparou o documento, um título interno do tipo «rascunho para o jurídico», o caminho de uma pasta em algum disco.

O Word e outros editores preenchem esses campos automaticamente a partir das configurações da conta. O usuário nunca os viu e por isso não desconfia que existam.

Eles saem pelo set-pdf-metadata com a opção de apagar o existente ligada. Faça isso como último ou penúltimo passo: qualquer operação depois da limpeza leva adiante os campos já vazios, enquanto trocar o arquivo por uma exportação nova traz tudo de volta.

O corte esconde, não apaga

Mais uma coisa a saber antes de enviar. Cortar uma página muda só a área visível: o PDF guarda dois retângulos lado a lado, o tamanho físico da folha e a parte visível dela, e o corte edita o segundo.

O conteúdo além do limite não vai a lugar nenhum. Ele continua no arquivo, sai ao copiar o texto e volta à tela quando o corte é desfeito em qualquer editor completo.

Para um documento que precisa perder dados pessoais, cortar é a ferramenta errada. O que se precisa é do redact-pdf com estilo preto ou branco: esses realmente apagam o conteúdo sob o retângulo. O estilo de desfoque não foi feito para remover e avisa isso por conta própria.

Tire a senha com antecedência

Um documento protegido por senha de abertura será recusado por um formulário e pela maioria dos sistemas de gestão documental: eles não conseguem ler o conteúdo para conferi-lo. Essa proteção sai pelo unlock-pdf, onde a senha é fornecida por você.

Uma senha de proprietário que restringe imprimir e copiar não atrapalha o processamento, mas alguns sistemas rigorosos recusam também: eles precisam extrair o texto, e uma restrição de cópia formalmente proíbe isso. Se um formulário recusa sem motivo compreensível e o arquivo parece saudável, vale conferir essa restrição também.

Se ninguém informou os requisitos

Acontece de o formulário não explicar nada e o suporte responder daqui a uma semana. Nesse caso adote um conjunto de valores aceito quase em todo lugar em vez de adivinhar.

Um arquivo em vez de um pacote. Formato de página A4 ou Letter, igual em todas as folhas. Abaixo de dez megabytes: esse é o limiar sob o qual praticamente nenhum formulário reclama, e ele também é confortável para e-mail. Camada de texto presente. Sem senha. Páginas na ordem em que serão lidas, e nenhuma deitada de lado.

Um arquivo assim passa igualmente num banco, numa universidade e num portal público. Se algum requisito específico for mais rígido, a recusa vai dizer, e o conserto será pequeno em vez de uma reconstrução.

Como conferir o arquivo antes de enviar

Três conferências, cada uma de segundos, cada uma pegando um erro diferente.

Abra o arquivo num programa diferente daquele em que o fez. Um navegador e um leitor de desktop mostram páginas giradas de modo diferente, porque a rotação é guardada como propriedade separada da página e não como giro do conteúdo. Melhor ver a divergência na própria tela.

Selecione uma linha de texto com o mouse. Essa é a conferência de camada de texto, a mesma que a automação faz.

Abra as propriedades do documento. Ali estão o título e o autor, além do número de páginas e do peso. O número de páginas vale comparar com o esperado: uma folha a mais vinda da montagem é notada exatamente ali.

Como deixar o arquivo pronto

1. Monte o documento inteiro se ele vier em partes. 2. Ajuste as páginas: ordem, rotações, folhas que não deveriam estar ali. 3. Se for digitalização, reconheça o texto pelo ocr-pdf. 4. Limpe as propriedades do documento se o arquivo sai da empresa. 5. Comprima com o compress-pdf e confirme que o peso cabe no limite do formulário. 6. Se não couber nem comprimido, divida o documento com o split-pdf e envie em partes. 7. Abra o arquivo pronto em outro programa e faça as três conferências acima.