O advogado mandou a versão "final" do contrato e, no dia seguinte, a "final mesmo". Agora estão na mesa dois PDF quase iguais. Onde estão as alterações ele não disse, e reler oito páginas pela terceira vez não cabe nem no tempo nem na atenção. O mais perigoso aqui não é um parágrafo esquecido, e sim uma cifra trocada: um valor, um prazo, um número de conta. A olho nu essas mudanças pontuais escapam fácil, ainda mais quando o documento é longo e o olhar já cansou. E o custo do erro é bem concreto: assinou a versão em que o valor ganhou um zero a mais e depois já não dá para discutir.
Isso acontece quase sempre que um documento passa por várias mãos. Cada um edita o seu trecho, as versões se multiplicam, e o PDF não tem um "o que mudou" visível por padrão, ao contrário do Word com seu modo de revisão. Quando o arquivo é exportado para PDF, o histórico de edições some, e o que sobra é só o resultado pronto, sem rastro. Por isso a conferência vira uma etapa à parte. Vale lembrar de uma coisa: só dá para comparar com segurança PDF que tenha camada de texto. Se o arquivo for papel digitalizado, dentro dele há uma imagem, e a comparação letra por letra não funciona.
Como comparar dois PDF, passo a passo
1. Abra o Compare PDF e carregue as duas versões: à esquerda a antiga, à direita a nova. A ordem importa, senão "adicionado" e "removido" trocam de lugar. 2. Espere a ferramenta processar os dois arquivos e alinhar o texto. As diferenças ficam destacadas: o que é novo numa cor, o que sumiu em outra. 3. Percorra o destaque de cima para baixo e separe as mudanças de conteúdo das cosméticas. Um parágrafo que desceu meia página é diagramação. Uma palavra trocada na cláusula de responsabilidade é o que você procura. 4. Confira à parte todos os números: valores, percentuais, datas, dados cadastrais. É aqui que se escondem as alterações mais silenciosas e mais caras. 5. Se achar um ponto duvidoso, marque direto no arquivo com Annotate PDF. Assim quem fez a edição vê exatamente onde está a sua dúvida.
O que pode dar errado
- Um dos arquivos é digitalizado, sem camada de texto. A comparação por caracteres não inicia, porque não há nada para ler. Passe o documento por reconhecimento de texto ou confira as versões no modo visual, sobrepondo as páginas.
- As versões foram diagramadas de forma diferente: outras fontes, margens, espaçamento. Vai aparecer destacado praticamente tudo, mesmo sem mexer no texto. Foque nas palavras de fato alteradas, não na área pintada inteira.
- O texto "desceu" por causa de um parágrafo novo, e daí em diante tudo deslocou uma página. A ferramenta mostra esse deslocamento como mudança. Não se assuste com o volume, role até o ponto da edição real.
- O arquivo está protegido por senha e o conteúdo não é lido. Tire a proteção com Unlock PDF, tendo a senha em mãos, e compare a cópia já aberta.
- Numa das versões mexeram só nos metadados, o autor ou o título do documento. Isso não afeta o texto e não aparece na comparação. Verifique esse caso à parte com Set PDF metadata.
O que conferir
- Qual arquivo está à esquerda e qual à direita: disso depende a leitura de "adicionado/removido".
- Todos os valores e campos numéricos batem com o que foi combinado de viva voz.
- Datas, prazos e dados cadastrais não foram trocados por uma edição silenciosa.
- O destaque da diagramação não está escondendo uma mudança real de conteúdo ao lado.
- Assinaturas e carimbos estão no lugar nas duas versões, se o documento já estiver assinado.
Por onde seguir
Quando as alterações estão conferidas e em ordem, fixe o resultado para não surgirem novas versões "finais". A versão com senha que veio na conversa, abra primeiro com Unlock PDF, e a versão acordada, assine no Sign PDF. Se antes de enviar for preciso esconder dados desnecessários, retire-os com Redact PDF, assim o documento final chega ao destinatário já limpo e conferido.