Como conferir um PDF editado antes de enviar

Anote as mudanças previstas, compare o original com o arquivo final e confira as linhas vizinhas, as páginas e os campos de formulário. Assine por último: exportar pelo editor invalida a assinatura digital.

O destinatário abre o seu arquivo corrigido uma única vez, e, se houver um erro, quem descobre é ele. Por isso, antes de enviar, compare o PDF final com o original no Comparar PDF e siga um checklist curto: tudo o que devia mudar mudou, a edição afetou as linhas vizinhas, as páginas, os campos de formulário e a assinatura continuam em ordem?

Aqui você vê a ordem da conferência depois da edição. Como ler o próprio relatório de comparação, o que significam as cores do destaque e como funciona o resumo por página está explicado em detalhes em Comparar duas versões de PDF.

Anote o que devia mudar

Sem uma lista das mudanças previstas, a conferência vira uma impressão vaga de que “parece estar tudo certo”. Anote o número da página, o valor antigo e o novo. Por exemplo: na página dois o prazo passa de 15 para 20 de novembro, o valor continua 48.750 e o anexo de três páginas fica completo. Anote também o que deve permanecer intacto: dados bancários, nomes das partes, numeração das cláusulas.

Guarde o original separado e não o substitua. Se você editou na ferramenta Edição de PDF, o arquivo final aparece abaixo do editor depois do clique em “Aplicar alterações”. Baixe esse arquivo e confira exatamente a cópia baixada, não a imagem do editor. Dê a ela um nome que não se confunda com o original, por exemplo com a data. Assim você não compara o original com uma cópia dele mesmo nem anexa ao e-mail a versão antiga do arquivo.

O que o próprio editor mostra

Antes de exportar, clique em “Verificar resultado”. A prévia mostra a página exatamente como ela ficará no PDF final e, acima da imagem, uma observação para cada alteração de texto. “Fonte substituída” quer dizer que a linha nova foi composta em uma fonte diferente da original: veja se ela se destaca das linhas ao redor. Uma observação como “12 → 10 pt” indica que o tamanho do texto foi reduzido para caber.

Se o texto novo for mais longo que o antigo, a opção padrão em “Se o texto não couber” é “Mover o texto vizinho”, e nas observações aparece “Texto vizinho movido: N”. É o comportamento previsto, mas são justamente essas linhas que você precisa olhar no arquivo pronto.

Uma página em que você cobriu uma área com o botão “Ocultar” (ao passar o mouse aparece “Adicionar tarja”) é exportada como imagem. O texto dela não pode mais ser selecionado nem pesquisado, então leve isso em conta na comparação.

Compare o original com o arquivo final

Envie exatamente dois arquivos: primeiro o original (“antes”) e depois o corrigido (“depois”). No PDF destacado, as duas metades de cada página dupla têm justamente os rótulos “Antes” e “Depois”. Se você inverter a ordem, o que foi adicionado aparece como removido. O “Formato do relatório” padrão é “Ambos os relatórios”: as diferenças em texto e um PDF destacado.

A opção “Ignore o espaço em branco” vem ativada por padrão e esconde as diferenças que são só de espaços. Se os espaços importam no seu documento, por exemplo em números de conta ou códigos, desmarque a caixa. Quando o “Modo de comparação” está em “texto e layout”, essa opção não afeta o relatório de texto, porque nesse modo o espaçamento faz parte do que é comparado, e o serviço avisa sobre isso.

Dois detalhes confundem justamente depois de uma edição. As páginas são comparadas pelo número: se você excluiu ou inseriu uma página, a terceira é comparada com a terceira, e aparecem diferenças em todas as páginas depois da alteração. Uma página com área ocultada recebe no PDF destacado a marca “Sem texto extraível - comparação por pixels”, e nas diferenças em texto o conteúdo dela pode parecer removido. Confira essas páginas a olho.

Confira os valores e as linhas vizinhas

Encontre no relatório cada alteração da sua lista e depois revise as inclusões e remoções inesperadas. Em datas, valores, dados bancários e unidades, o que conta é o próprio valor: 48.705 no lugar de 48.750 continua sendo um erro, mesmo que a linha se encaixe bem na página.

Abra a página editada no tamanho normal e depois amplie. Confira as quebras de linha, as letras cortadas, as bordas das tabelas e a linha logo abaixo da alteração: um texto mais longo às vezes invade uma área que você não pretendia mudar. Se o documento for impresso, veja a página no tamanho da folha, porque ler bem em um monitor grande não garante uma impressão legível.

Páginas, marcadores e propriedades do documento

Passe pelas miniaturas de todas as páginas: quantidade, ordem, orientação e presença do anexo. As páginas marcadas no editor com o botão “Excluir” (ao passar o mouse aparece “Excluir página”) não entram no arquivo final, então confirme que você excluiu as páginas certas. Se adicionou ou removeu páginas, confira o começo e o fim do trecho afetado.

O editor leva do original os marcadores e as propriedades do documento, inclusive o título. Abra as propriedades do arquivo no seu leitor de PDF: um título como “Contrato, versão 1” na versão corrigida confunde o destinatário. Como trocar esse título está explicado em Metadados de PDF para a busca.

Confira os campos de formulário à parte

Se o PDF tiver campos de formulário, o editor mostra a caixa “Manter os campos de formulário interativos”. Ela vem desmarcada por padrão, e na exportação os campos são achatados na página: os valores continuam visíveis, mas o campo não pode mais ser preenchido. Se o destinatário precisa preencher o formulário, marque a caixa antes de “Aplicar alterações”.

Depois de baixar, abra uma cópia de teste separada em um leitor de PDF, digite um valor em um campo, salve e abra o arquivo de novo. Confira também as caixas de seleção e os campos de outras páginas. O relatório de comparação não ajuda aqui: ele não verifica nem o funcionamento dos campos de formulário nem as assinaturas, só compara o texto e a aparência das páginas.

A assinatura digital fica para o fim

O editor não acrescenta as alterações ao arquivo original: ele monta o arquivo inteiro de novo. Por isso, uma assinatura digital que o documento tinha antes da edição sempre deixa de ser válida depois da exportação pelo editor. O botão “Adicionar assinatura” do editor só coloca uma imagem de assinatura, desenhada, digitada ou enviada como figura. Isso não é uma assinatura digital verificável.

A ordem é simples: primeiro todas as edições e conferências, depois a assinatura no Assinar PDF. Essa ferramenta coloca uma assinatura visível e incorpora uma assinatura digital com um certificado emitido pelo próprio serviço, por isso o leitor de PDF pode indicar que a identidade de quem assinou não está confirmada. Qualquer mudança no arquivo depois da assinatura volta a invalidá-la. Mais detalhes em Como assinar um PDF sem imprimir ou digitalizar. Nem a comparação nem a assinatura oferecem uma avaliação jurídica do documento.

O último passo antes de enviar

Repasse mais uma vez as condições que você anotou: a nova data está certa, o valor não mudou, o anexo está lá, os campos podem ser preenchidos e a assinatura foi feita depois da última edição. Se um colega for revisar, entregue a ele a lista de mudanças previstas em vez de pedir que “dê uma olhada no PDF”.

Envie um único arquivo com um nome claro. Se depois da conferência for preciso mais uma alteração, compare de novo a página afetada e, se o documento estava assinado, assine-o novamente. Guarde o original e as suas anotações da conferência até terminar o trabalho com o documento.