Como imprimir uma apresentação com 2 ou 4 slides por folha

Para ler bem, escolha 1 slide por página; para economizar papel, 4. O modo 2 coloca dois slides um acima do outro em uma página em retrato: eles saem um pouco maiores que no modo 4, mas o modo gasta o dobro de folhas. Não inclua as notas no folheto.

Preparar em PDF o material de apoio de uma aula ou reunião é prático: depois dá para imprimir em qualquer computador. Abra PowerPoint para PDF: a ferramenta tem a opção “slides por página” com os valores 1, 2 e 4. A seguir, veja o que realmente acontece com os slides em cada modo, como escolher o certo e como conferir o resultado antes de imprimir todas as cópias.

Se você tem o PowerPoint instalado, também pode imprimir o folheto direto por ele; esse caminho tem uma seção própria mais abaixo. Nossa ferramenta ajuda quando o PowerPoint não está à mão: no computador de outra pessoa, em um tablet ou quando a apresentação chegou como arquivo e outra pessoa vai imprimir.

O que os modos 1, 2 e 4 fazem de verdade

A página do PDF não é uma folha A4, e sim uma folha do tamanho do slide. Nos modos 1 e 4 ela fica em paisagem; no modo 2, é girada para retrato. Os slides nunca são esticados, só reduzidos mantendo as proporções.

• 1: o slide ocupa a página inteira. É a opção maior.
• 4: uma grade 2 × 2; cada slide é reduzido à metade da largura e da altura.
• 2: dois slides, um acima do outro, na largura total de uma página em retrato. Um slide 16:9 é reduzido a 0,5625, com faixas vazias acima e abaixo; um 4:3 é reduzido a ≈0,667 e ocupa quase a folha toda.

O ponto principal: no modo 2 os slides ficam maiores que no modo 4, mas não muito (um oitavo em 16:9, um terço em 4:3), enquanto o papel dobra. Uma apresentação de dez slides vira 10, 5 ou 3 páginas de PDF; no modo 4, a última página tem dois slides e a metade de baixo vazia.

Para ter uma ideia da escala, ajuste uma página do PDF com um slide 16:9 a uma folha A4 (em retrato para o modo 2, em paisagem para os modos 1 e 4). O slide sai com cerca de 28 cm de largura no modo 1, 16 cm no modo 2 e 14 cm no modo 4. Um rótulo de gráfico em 12 pt fica no papel mais ou menos como 10, 5,5 e 5 pt. Texto tão pequeno já exige esforço para ler.

Como escolher o modo para cada uso

Escolha 1 quando os participantes forem estudar os slides: tabelas densas, gráficos com rótulos pequenos, fórmulas, diagramas com legendas. É o único modo em que o slide sai maior no papel do que nos outros.

Escolha 4 quando o folheto servir para acompanhar a apresentação: títulos grandes, tópicos curtos, ilustrações sem detalhes finos. Ele gasta um quarto do papel do modo 1.

O modo 2 é um meio-termo: metade do papel do modo 1 e um slide um pouco maior que no modo 4. Com slides 16:9 sobra espaço acima e abaixo de cada slide para anotações à mão. O modo 2 não resolve rótulos pequenos.

Se a apresentação mistura slides de tópicos grandes com uma ou duas tabelas densas, não sacrifique a legibilidade do conjunto todo. Imprima a parte principal de quatro em quatro e as tabelas como anexo separado, com um slide por página.

Passo a passo: o folheto em PDF

1. Salve a apresentação no formato .pptx. Com um arquivo .ppt antigo, as opções de layout não são aplicadas (veja mais abaixo). 2. Abra a ferramenta e faça upload do arquivo. 3. Em “slides por página”, escolha 1, 2 ou 4, conforme as regras da seção anterior. 4. Deixe desligada a chave “Incluir anotações do apresentador”. Ela vem desligada por padrão. 5. Inicie a conversão, leia os avisos se aparecerem e baixe o PDF. 6. Renomeie o arquivo para que o modo apareça no nome, por exemplo oficina-folheto-4.pdf.

Confira logo o número de páginas: a quantidade de slides dividida por 4 (ou por 2), arredondada para cima. Se houver mais páginas do que o esperado, quase certamente as notas estão ativadas.

Por que não incluir as notas no folheto

A chave “Incluir anotações do apresentador” não coloca o texto das notas embaixo de cada slide. Ela acrescenta no fim do PDF páginas de anotações separadas, em retrato, uma por slide, depois de todos os slides. Cada uma dessas páginas traz uma cópia reduzida do slide e, abaixo, o texto da nota.

No modo 1, isso dobra o número de páginas: dez slides viram vinte páginas. Nos modos 2 e 4, as páginas de notas vão para as mesmas células que os slides; o primeiro slide define o formato de folha do arquivo inteiro. No modo 2 cabem duas páginas de notas em retrato por folha, reduzidas em um terço (pela metade com slides 4:3); no modo 4, quatro, ainda menores. Os slides aparecem de novo, bem pequenos, e as notas ficam quase ilegíveis. Com número ímpar de slides, no modo 2 a primeira página de notas cai na folha do último slide; no modo 4 isso acontece se o número não for múltiplo de quatro.

Se você precisa das notas para a sua própria apresentação, gere um PDF separado: um slide por página e notas ativadas. Na janela de impressão, selecione só as páginas depois dos slides; com dez slides, as páginas 11–20. Saiba que a exportação de notas nem sempre está disponível. Se ela falhar, a tarefa termina com um aviso e o PDF contém só os slides.

Um arquivo .ppt antigo é convertido como está: o layout e a opção de notas são ignorados, e um aviso informa isso. Salve uma cópia .pptx em um programa que abra a apresentação e converta de novo. Só trocar a extensão não muda o formato.

Imprimir folhetos no próprio PowerPoint

Se o PowerPoint estiver disponível, ele tem layouts próprios para folhetos. Vá em Arquivo → Imprimir, clique em “Slides em Página Inteira” nas configurações e, na seção “Folhetos”, escolha quantos slides vão por folha. O PowerPoint também coloca dois slides um acima do outro em uma folha em retrato, mas essa folha é papel, não uma página do tamanho do slide. O layout com três slides acrescenta linhas para anotações à direita.

Na mesma janela, você pode escolher uma impressora PDF e obter o folheto como arquivo. Nossa ferramenta é a opção para quando falta o PowerPoint ou quando você precisa de um único PDF que qualquer pessoa imprima do mesmo jeito.

Confira o PDF antes de imprimir

Em cada página, os slides seguem da esquerda para a direita e de cima para baixo. No modo 4, o sétimo slide fica na página dois, embaixo à esquerda; por isso, o número da página do PDF não corresponde ao número do slide. Percorra o arquivo e compare os títulos: os primeiros slides, as trocas de página e o fim da apresentação.

Abra a página com a tabela ou o diagrama mais denso em 100 %. Se os rótulos mal aparecem na tela, no papel não vai ser melhor. Uma última página incompleta no modo 4 é normal; não a exclua, porque nela estão os últimos slides.

Configure a impressão e imprima uma folha de teste

Na janela de impressão, mantenha uma página do PDF por folha. Aplicar de novo “várias páginas por folha” reduziria mais uma vez slides que já estão reduzidos. Escolha a orientação automática ou a das páginas do PDF: paisagem para os modos 1 e 4, retrato para o modo 2. Senão, tudo encolhe cerca de um terço. Ajuste a escala para a página caber na folha. Para impressão frente e verso de páginas em paisagem, normalmente é preciso virar pela borda curta; teste com duas folhas.

Imprima uma folha com a tabela mais densa e leia com o braço esticado. Se precisar aproximar a folha dos olhos, volte ao modo 1 para esses slides. Antes de imprimir o conjunto, confira o número de cópias no driver da impressora e se a última página está lá.

Se a apresentação vai ser enviada por e-mail ou lida na tela em vez de impressa, um slide por página funciona melhor. Os detalhes estão no artigo sobre PowerPoint para PDF para compartilhar. Para a impressão, use o modo escolhido no conjunto todo só quando a folha de teste puder ser lida sem esforço.