Como adicionar página ao PDF: em branco, de outro PDF, foto

O editor de PDF adiciona páginas de três maneiras: uma folha em branco do tamanho que você quiser, páginas escolhidas de outro PDF e uma imagem transformada em página. O lugar da inserção é definido em relação à página selecionada, e a ordem pode ser mudada depois arrastando. Cada página adicionada vive no documento como cópia própria, por isso as edições nela não afetam o original. Quando é preciso inserir arquivos inteiros sem triagem, a ferramenta separada de inserção de páginas é mais rápida.

É preciso acrescentar uma folha de aprovação a um contrato, o requerimento precisa de uma página em branco no fim para a assinatura, e no meio do relatório falta uma página que chegou como digitalização separada. Os visualizadores de PDF não fazem isso: mostram as páginas, mas não as adicionam. Para essas tarefas é preciso um editor.

A ferramenta Edição de PDF abre o documento no navegador e tem um diálogo de adição de páginas com três abas: página em branco, páginas de outro PDF e imagem. Vamos ver como funciona cada uma, onde a nova página entra, o que acontece com o documento na exportação e quando é mais prática a ferramenta separada que insere arquivos inteiros.

Dois caminhos e em que eles diferem

No site há duas ferramentas para adicionar páginas, e a escolha depende de quanto material você tem e com que precisão ele precisa ser distribuído.

O editor trabalha no nível das páginas. Você vê o documento inteiro, escolhe o lugar, adiciona uma folha em branco ou parte de outro arquivo, move páginas, gira, exclui as que sobram, edita o texto nas folhas adicionadas e só então exporta o resultado. É o caminho para o trabalho pontual: uma ou duas páginas no lugar certo, com conferência na tela.

A ferramenta Inserir páginas trabalha no nível dos arquivos: ela pega o documento principal e insere na posição indicada arquivos adicionais inteiros, sem triagem dentro deles. É mais rápido quando é preciso acrescentar um anexo de trinta folhas ou montar um documento a partir de partes prontas. Como a posição é definida nela e o que ela faz com orientação e marcadores está explicado no artigo sobre inserir páginas em um PDF pronto.

Daqui em diante, falamos do editor.

Página em branco: tamanho, orientação, lugar

Abra o documento no editor, selecione no painel “Páginas” a página ao lado da qual a nova folha deve ficar e clique em “Inserir páginas”. A primeira aba do diálogo se chama “Página em branco”.

O tamanho padrão é “Igual à página selecionada”: a nova folha repete as dimensões da vizinha e, em um documento de formato fora do comum, não vai destoar. As opções “A4” e “Carta” usam uma folha padrão, e para elas dá para escolher a orientação, “Retrato” ou “Paisagem”. A opção “Personalizado” aceita largura e altura em milímetros, de 1 a 5000 mm, o que cobre de um cartão de visita a um formato de desenho técnico.

O seletor “Onde” define o lugar: “Antes da página selecionada” ou “Depois da página selecionada”. Se a folha precisa ficar no fim de tudo, selecione a última página e insira depois dela.

A página em branco inserida aparece na hora no painel, e nela funcionam as outras ferramentas do editor. Clique em “Adicionar texto” e escreva o cabeçalho da folha de aprovação, “Adicionar assinatura” para assinar, “Adicionar imagem” para um carimbo ou logotipo. Na exportação ela será uma página comum com texto e gráficos, não uma imagem.

Páginas de outro PDF

A segunda aba, “De um PDF”, acrescenta ao documento páginas de outro arquivo, e não necessariamente todas.

Escolha o arquivo. O editor o lê no navegador e mostra a lista de páginas com prévias. Marque as que precisa, uma ou várias, ou clique em “Selecionar tudo”. O contador sob a lista mostra quantas páginas estão marcadas. Depois escolha o lugar, antes ou depois da página selecionada, e clique em “Inserir”. As páginas marcadas entram em sequência no ponto indicado, na ordem em que aparecem no arquivo de origem.

O arquivo adicionado é enviado ao servidor antes de o documento mudar: se o envio falhar, o editor avisa, e o documento continua como estava. Por isso, depois de escolher o arquivo, há uma pausa curta. Enquanto o próprio documento ainda está sendo enviado ao servidor, o diálogo pede para aguardar.

Há limites para o número de arquivos adicionados e para o volume total deles; ao ultrapassá-los, o diálogo diz isso diretamente, em vez de interromper o trabalho no meio. O mesmo arquivo adicionado duas vezes conta uma só vez.

Um arquivo com senha de abertura o editor não lê e sugere primeiro remover a senha com Desbloquear PDF. Um arquivo que só proíbe impressão ou cópia é adicionado sem perguntas.

Cada página inserida vira uma cópia independente dentro do documento. Se mais tarde você corrigir o texto nela ou ocultar um trecho, o arquivo de origem e as outras cópias da mesma página não mudam.

Foto ou digitalização como página

A terceira aba, “De uma imagem”, transforma uma imagem em página e a insere no mesmo lugar que as demais. É o jeito de acrescentar ao contrato a foto de uma folha assinada, a imagem de um atestado ou a digitalização de um carimbo.

A imagem é convertida em um PDF de uma página direto no navegador e, dali em diante, se comporta como um PDF adicionado. A rotação gravada pela câmera é respeitada, então a foto do celular entra na posição certa, e não de lado. As proporções são mantidas, e a transparência do PNG também.

O tamanho da página tem três opções. “A4” e “Carta” dão uma folha padrão, e a orientação padrão é escolhida pela forma da foto: uma foto vertical ganha página retrato, uma horizontal ganha paisagem. A opção “Ajustada à imagem” cria uma página com as proporções da própria imagem, com o lado maior igual ao lado maior do A4. O campo “Margem, mm” acrescenta um recuo das bordas; por padrão ele é zero.

Se as fotos são muitas e devem virar um documento separado, e não páginas dentro de um existente, é mais rápido reuni-las no JPG para PDF e adicionar o arquivo pronto pela aba “De um PDF”.

Cópia de uma página existente

Ao lado do botão de inserção fica “Duplicar página”. Ele coloca uma cópia da página selecionada logo depois dela. É útil para formulários que precisam ser preenchidos várias vezes e para páginas duplas em que o mesmo esquema se repete.

A cópia é independente: dá para preencher os campos ou adicionar texto em cada uma separadamente. Se a página tem campos de formulário, na cópia eles recebem outros nomes internos para não se fundirem com os campos do original; para você, isso significa que o valor digitado na cópia não aparece na primeira página.

Ordem, rotação e páginas que sobram

Todas as páginas adicionadas entram no painel “Páginas” junto com as originais, e é ali que a ordem delas muda. Uma página pode ser arrastada para outro lugar ou movida com os botões “Mover página acima” e “Mover página abaixo”. O botão “Girar 90°” gira a página, o que serve para uma digitalização horizontal dentro de um documento vertical.

Se entrou algo a mais, a página é excluída com o botão “Excluir página”. Ela continua no painel com uma marcação e não vai para a exportação, e “Restaurar página” a traz de volta. Assim dá para mudar de ideia sem recomeçar.

Todas essas mudanças, como a própria inserção, são aplicadas ao documento só na exportação. Até clicar em “Aplicar alterações”, o arquivo original não muda, e qualquer ação é cancelada pelo botão “Desfazer”.

O que acontece na exportação

Depois de “Aplicar alterações”, o editor monta o arquivo final no servidor. As páginas que você não editou são transferidas como estão, com sua camada de texto, links e campos de formulário. As páginas adicionadas entram em seus lugares como páginas completas do documento.

Os marcadores do documento original são preservados e recalculados: a seção que estava na página dez e, depois da inserção, foi parar na doze continua abrindo pelo marcador. Os marcadores do arquivo adicionado não são transferidos: eles descreviam outro documento.

A numeração impressa nas páginas não muda, é só texto na folha. Se o documento precisa de numeração contínua, depois da montagem aplique-a de novo com Adicionar números de página. Os links internos do documento, por exemplo os do sumário, continuam levando às mesmas páginas de antes.

Quatro tarefas típicas

Substituir uma página. A outra parte enviou a terceira página corrigida em um arquivo separado. Selecione no painel a terceira página antiga, insira a nova por “De um PDF” depois dela e exclua a antiga. Na exportação, no lugar dela fica a página recebida, e as demais não se deslocam.

Adicionar folha de aprovação ou de assinatura. Selecione a última página, insira depois dela uma folha em branco do mesmo tamanho, clique em “Adicionar texto” e escreva o cabeçalho: quem aprova, data, cargo. A assinatura entra nessa mesma folha pela ferramenta de assinatura, e se a assinatura for no papel, a folha fica em branco para impressão.

Dividir o documento em partes dentro de um só arquivo. Entre as seções de uma coletânea, insira páginas em branco com os títulos das seções: selecione a última página da seção, adicione uma folha em branco depois dela e dê um título a ela.

Colocar uma folha de rosto. Selecione a primeira página e insira antes dela: uma folha em branco, se o título for escrito no editor, ou uma página de um arquivo pronto, se ele já estiver diagramado. A foto da capa entra por “De uma imagem” com tamanho A4 e margem zero.

Como conferir o resultado

Abra o arquivo baixado e passe pelos três pontos em que a inserção costuma não ficar onde se esperava.

As junções. Folheie a página anterior à inserção, as folhas inseridas e a página seguinte. Se a nova página entrou do lado errado, volte ao editor: o rascunho das edições está salvo, e reposicionar a página é mais rápido do que começar de novo.

Tamanho e orientação. Uma página inserida de outro formato aparece no visualizador na hora: ela é mais estreita ou mais larga que as vizinhas. Não é erro, se foi assim que você quis, mas em um documento que vai para impressão é melhor usar “Igual à página selecionada” ou girar a folha.

Marcadores e sumário. Abra o painel de marcadores e clique em algum deles perto do fim do documento: ele deve abrir a seção de antes, e não a página deslocada pela inserção. O sumário impresso você confere a olho: os números nele não são recalculados.

O que a inserção não faz sozinha

A página em branco é realmente em branco. Cabeçalhos, rodapés, molduras e fundo das páginas vizinhas não são copiados para ela: se o documento foi diagramado com cabeçalho em cada folha, você terá de acrescentar o cabeçalho na nova folha como texto ou inserir, no lugar da página em branco, uma cópia da vizinha e ocultar nela o que sobra.

A digitalização inserida continua sendo uma imagem. A busca no documento não vai encontrá-la enquanto o texto não for reconhecido; se isso importa, reconheça a página depois da inserção, o botão “Reconhecer texto (OCR)” fica no mesmo editor.

A numeração não é recalculada, nem a impressa nem a do sumário, como dito acima. Já os links internos do documento e os marcadores continuam levando aonde levavam.

O peso do arquivo é a soma dos pesos das partes. Uma folha em branco quase não acrescenta nada, e uma página vinda de digitalização ou foto pesa o mesmo que pesaria como arquivo separado. Se o resultado ficou pesado demais para enviar, comprima-o depois da montagem, e não os originais antes dela.

Se fechou a aba sem terminar

O editor guarda o rascunho das edições no navegador. Na próxima vez que o mesmo arquivo for aberto, ele oferece continuar de onde você parou. Se o rascunho tinha páginas de outros arquivos, o editor pede para escolher esses arquivos de novo: eles mesmos não ficam no navegador, só a informação de quais páginas foram tiradas deles. Escolha os mesmos arquivos, e o rascunho é restaurado por inteiro.

Passo a passo

1. Abra a Edição de PDF e envie o documento. Se ele tiver senha de abertura, remova a senha primeiro. 2. No painel “Páginas”, selecione a página ao lado da qual a nova deve ficar e clique em “Inserir páginas”. 3. Escolha a aba: “Página em branco”, “De um PDF” ou “De uma imagem”, defina os parâmetros e o lugar da inserção e clique em “Inserir”. 4. Confira a ordem no painel e, se precisar, arraste as páginas, gire ou exclua as que sobram. Na folha em branco, adicione texto ou assinatura. 5. Clique em “Aplicar alterações”, baixe o resultado e folheie-o por inteiro: as junções entre páginas antigas e novas, os marcadores, a numeração.

Quando a ferramenta de inserção de arquivos é mais prática

O editor leva vantagem quando as páginas são poucas e o lugar delas importa. Em três casos, Inserir páginas é mais rápido.

Quando um arquivo grande é adicionado inteiro: um anexo de dezenas de folhas, o relatório de um fornecedor, uma seção de referência. Não é preciso desmontá-lo página por página, basta indicar a posição.

Quando o documento é montado a partir de partes prontas sempre pelo mesmo esquema: capa, texto principal, anexos. É uma operação com vários arquivos, e não uma série de inserções.

Quando só é preciso adicionar, sem editar nada. Não é preciso conferir o resultado na tela, e a ferramenta separada faz isso em uma única etapa.

Em todos os outros casos, principalmente se a nova página precisa ser em branco, girada ou feita de uma foto, o editor continua sendo o único caminho.