Como assinar um PDF protegido: senha e bloqueio de edição

Um PDF tem três “proteções” diferentes, e cada uma se comporta de um jeito. A senha de abertura a ferramenta de assinatura não aceita: primeiro remova-a com a senha que você conhece, depois assine. O bloqueio de impressão e edição sem senha não atrapalha a assinatura, mas desaparece do arquivo assinado: o lugar dele é ocupado pela assinatura. Colocar senha em um arquivo já assinado não dá: o documento é remontado e a assinatura some. A assinatura eletrônica de outra pessoa a ferramenta também não preserva, por isso ela foi feita para a primeira assinatura no documento.

A outra parte enviou o contrato e pede que você o devolva assinado. O arquivo ou pede senha ao abrir, ou abre mas o leitor mostra em cinza “alterações não permitidas”, ou o painel de assinaturas já traz a assinatura de alguém. Nos três casos a palavra “protegido” significa algo diferente, e a assinatura entra de um jeito diferente em cada um.

A ferramenta Assinar PDF aceita um desses arquivos de imediato, o segundo só depois de remover a senha, e com o terceiro faz algo que você precisa saber antes.

Três proteções chamadas pelo mesmo nome

Senha de abertura. O arquivo está criptografado. Sem a senha não dá para ler nenhuma página, e nenhum programa, nossas ferramentas incluídas, processa um conteúdo que não enxerga. É a única proteção que de fato fecha o documento.

Bloqueio de ações. O arquivo abre na hora, mas o leitor não deixa imprimir, copiar texto ou fazer alterações. O conteúdo não está criptografado: as restrições são gravadas como sinalizadores, e só as respeita o programa que quer respeitá-las. Essa diferença está detalhada no artigo sobre como remover a proteção de um PDF.

Assinatura eletrônica da outra parte. O documento não está protegido no sentido técnico, mas está assinado: ele carrega uma assinatura criptográfica que cobre o arquivo inteiro. Qualquer alteração posterior o leitor mostra como violação, e muitos leitores também bloqueiam a edição para a assinatura não quebrar por acidente.

As duas primeiras quem coloca é o remetente, para controlar o acesso. A terceira surge quando o documento é assinado em sequência. Em resumo, como cada uma se comporta na assinatura:

Agora linha por linha.

Como descobrir qual proteção o arquivo tem

Os leitores mostram a proteção de jeitos diferentes, e nem sempre a aparência do documento revela com o que você está lidando.

A senha de abertura não se esconde: qualquer programa a pede antes de mostrar a primeira página. Se o arquivo abriu sem perguntar nada, não há criptografia de abertura, mesmo que o título da janela diga “protegido”.

O bloqueio de ações nem sempre aparece. Leitores de desktop registram as restrições nas propriedades do documento e deixam em cinza os botões de imprimir e copiar. Os leitores embutidos nos navegadores muitas vezes não mostram nada e imprimem o arquivo normalmente, porque para eles as restrições são opcionais. Por isso o jeito mais confiável de saber se há bloqueio é olhar a seção de segurança nas propriedades do documento, em vez de testar os botões.

A assinatura de outra pessoa aparece no painel de assinaturas, que o leitor costuma abrir sozinho ao abrir um arquivo assinado pela primeira vez. Se o painel não aparecer, abra-o manualmente: a assinatura também consta nas propriedades do documento.

Aproveite e verifique se o arquivo tem campos de formulário. Documentos protegidos de bancos e portais muitas vezes são formulários, e formulários têm ordem própria, descrita mais abaixo.

Senha de abertura: primeiro remover, depois assinar

A ferramenta de assinatura recusa o arquivo criptografado e diz claramente o que fazer: remover a senha na ferramenta de desbloqueio e enviar o arquivo já aberto. Não é limitação da interface, é propriedade da criptografia: a assinatura é aplicada sobre o conteúdo, e o conteúdo criptografado é inacessível para a ferramenta.

A ordem é esta. Abra o Desbloquear PDF, envie o arquivo, digite a senha que o remetente informou e baixe o resultado. É o mesmo documento, sem criptografia. Depois assine-o como um arquivo comum.

Sem a senha não há como assinar. A criptografia moderna de PDF não se quebra por tentativa e erro, e serviços que “tiram a senha sem a senha” não existem para ela. O único caminho é pedir a senha a quem protegeu o arquivo. Em geral o remetente espera que você pergunte: a senha costuma vir em mensagem separada.

Há ainda um terceiro desfecho: a ferramenta de desbloqueio avisa não que a senha está errada, mas que o método de criptografia não é suportado. É o caso de documentos de sistemas corporativos com proteção própria. A senha não ajuda aqui; peça ao remetente uma cópia sem proteção.

Bloqueio de edição: a assinatura entra, as restrições saem

Com um arquivo que abre sem senha, mas proíbe editar e imprimir, a ferramenta de assinatura trabalha de imediato. Não é preciso remover nada: as restrições não criptografam o conteúdo, e a ferramenta lê o documento inteiro.

O que importa é o que acontece em seguida. O documento assinado é montado de novo, e os sinalizadores de restrição não passam para ele. O arquivo assinado abre sem bloqueio de impressão nem de cópia. Isso não é falha: no lugar de um pedido de “não alterar”, que só programas obedientes cumprem, o arquivo agora carrega uma assinatura que torna visível qualquer alteração. A proteção contra edições ficou mais forte, não mais fraca.

Se para o remetente é essencial que o bloqueio de impressão continue depois da assinatura, converse com ele antes de assinar. Devolver os sinalizadores sem perder a assinatura não é possível, e o motivo vem abaixo.

Por que a assinatura é mais confiável que o bloqueio de edição

Remetentes bloqueiam a edição para que o contrato não seja alterado no caminho. A assinatura resolve o mesmo problema de outro modo, e vale entender a diferença para explicá-la com calma à outra parte.

O bloqueio de edição é um pedido ao programa. Ele fica gravado no arquivo, e um leitor obediente o cumpre: não deixa editar, imprimir, copiar. Um programa que ignora o pedido faz o que quiser com o arquivo, sem deixar rastro. Um documento alterado assim não se distingue do original, a não ser pelo conteúdo.

A assinatura é uma impressão digital do arquivo. Ela não impede alterações, mas torna todas visíveis: o leitor compara o conteúdo com a impressão e, se houver divergência, avisa que o documento foi modificado depois de assinado. Não dá para falsificar o conteúdo e ao mesmo tempo manter a assinatura válida.

Por isso o desaparecimento dos bloqueios no arquivo assinado não o enfraquece. O remetente queria que o contrato não fosse alterado sem ninguém perceber, e a assinatura garante exatamente isso. A única coisa que a assinatura não faz é impedir a impressão e a cópia. Se o bloqueio existia por esse motivo, a questão se resolve por acordo, não por assinatura.

O que a ferramenta coloca e como fica

A assinatura tem duas partes. Uma marca visível na última página: nome, motivo, local e data, e a posição dentro da página você escolhe na pré-visualização. E uma assinatura criptográfica invisível, que cobre o arquivo inteiro junto com a marca.

Três campos de texto são preenchidos antes de assinar. Um campo vazio não é impresso: a ferramenta não inventa valores por você. O nome deve ser escrito como está no contrato. O motivo diz o que a assinatura significa: “Aprovado” e “Autorizado para execução” são coisas diferentes. O local é opcional.

O certificado da assinatura é emitido pelo próprio serviço no nome informado, e é autoassinado. O leitor mostrará que a integridade do documento está em ordem, mas que a identidade de quem assinou não foi confirmada por uma autoridade confiável. Para aprovações internas e trocas com parceiros que conhecem você, isso basta. Onde a lei exige assinatura eletrônica qualificada, é preciso um certificado de autoridade credenciada, e uma ferramenta online não o substitui. Como a marca é montada, onde posicioná-la e o que fazer com textos longos está no artigo sobre como assinar um PDF sem imprimir nem digitalizar.

Se a assinatura criptográfica não for aplicada, a ferramenta devolve o arquivo com a marca visível e um aviso de que a integridade não pode ser verificada. Um arquivo assim deve ser assinado de novo, não enviado.

Por que não dá para proteger o arquivo depois de assinar

O erro mais comum parece lógico: assinar o contrato e depois colocar senha, para que ninguém o leia no caminho. Não dá, e o motivo é técnico.

A assinatura cobre o arquivo byte a byte. A proteção por senha no Proteger PDF remonta o documento e criptografa cada fluxo dentro dele. Depois disso os bytes antigos não existem mais, e a assinatura some junto com o campo de assinatura. O resultado é um documento com senha, mas sem assinatura. O leitor não mostrará o erro “assinatura violada”: simplesmente não verá assinatura nenhuma.

A ordem inversa também não funciona: a ferramenta de assinatura não aceita arquivo criptografado.

Daí a regra. Assinatura e senha de abertura no mesmo arquivo não se combinam com estas ferramentas. Se precisa de integridade, assine. Se precisa de confidencialidade no envio, coloque o PDF assinado em um compactado com senha ou mande por um canal confiável. Se o remetente mandou um arquivo criptografado e espera um criptografado de volta, converse com ele: você poderá devolver ou o arquivo assinado sem senha, ou um compactado com senha com ele dentro.

Se o documento já foi assinado pela outra parte

A outra parte assinou o contrato com a assinatura eletrônica dela e mandou para você. Você quer adicionar a sua e devolver.

A ferramenta de assinatura não serve para isso, e é importante dizer sem rodeios. Ela remonta o documento para aplicar a marca visível, e a assinatura da outra parte não sobrevive a isso. O resultado é um arquivo com a sua assinatura, sem a da contraparte. Formalmente você devolve um documento assinado; na prática, destrói a assinatura de outra pessoa.

Conferir é simples: abra o painel de assinaturas em qualquer leitor antes e depois. Se antes havia a assinatura de outra pessoa e depois só a sua, foi isso que aconteceu.

O que fazer em vez disso. A assinatura sequencial, em que cada nova assinatura é acrescentada ao arquivo sem reescrever as anteriores, existe em sistemas de gestão eletrônica de documentos e em programas de desktop com suporte a assinaturas incrementais. Sem um sistema desses, cada parte assina a sua própria cópia do mesmo arquivo e as duas trocam as cópias: dois arquivos, uma assinatura em cada. Ou a outra parte assina por último: você assina primeiro, envia, e ela acrescenta a dela em um sistema que preserva a sua.

A ferramenta foi feita para a primeira assinatura em um documento. São os seus limites honestos.

Se o remetente espera receber de volta um arquivo protegido

É comum a outra parte mandar um contrato com senha e pedir que você o devolva assinado e “do mesmo jeito”. Atender aos dois pedidos com um único arquivo não dá, e é melhor avisar antes que ela abra a resposta.

Proponha uma de duas opções. A primeira: devolver o PDF assinado sem senha e deixar a proteção por conta do canal, por exemplo o e-mail corporativo ou um compactado com senha. A segunda: devolver o arquivo assinado dentro de um compactado com senha, informada separadamente, assim como ela informou a senha do documento. Para quem recebe, a segunda opção parece familiar, e a assinatura no arquivo fica intacta.

O que não se deve fazer é colocar senha no arquivo assinado sem avisar: quem recebe verá um documento com senha e sem assinatura e achará que você não assinou.

Formulários: preencher antes de assinar

Se o arquivo protegido também é um formulário com campos, a ordem é rígida: primeiro preencher, depois assinar. Preencher depois de assinar altera o documento e invalida a assinatura.

Os campos são preenchidos no Preencher PDF. Se o formulário veio com senha, remova-a antes de preencher: o preenchedor, como a assinatura, não trabalha com arquivo criptografado. Confira os valores, salve o resultado e só então assine.

Ordem dos passos para cada caso

1. Abra o arquivo e identifique a proteção. Pede senha: criptografia. Abre, mas não deixa imprimir: bloqueio de ações. Abre e o painel de assinaturas já mostra uma assinatura: assinado pela outra parte. 2. Com criptografia, remova a senha no Desbloquear PDF com a senha do remetente. Com bloqueio de ações, não remova nada. Com assinatura de outra pessoa, pare e escolha um dos caminhos da seção anterior. 3. Se o documento tem campos de formulário, preencha-os e salve. 4. Abra o Assinar PDF, envie o arquivo, preencha nome e motivo e posicione a marca na última página, no bloco de assinaturas. 5. Baixe o resultado e abra o painel de assinaturas: ali deve estar a sua assinatura com o status “integridade em ordem”. Não coloque senha nesse arquivo.

Como conferir se deu tudo certo

Abra o arquivo assinado em um leitor com painel de assinaturas. Nele deve haver uma assinatura, a sua, indicando que o documento não foi alterado depois de assinado. A observação sobre identidade não confirmada é normal para um certificado autoassinado e não significa erro.

Tente selecionar o texto em qualquer página: o documento assinado continua um PDF comum com camada de texto, não virou imagem.

Se o arquivo tinha bloqueio de impressão, confirme que agora ele imprime: assim você vê que as restrições realmente saíram e não precisará explicar isso depois a quem recebe.

E a última verificação antes de enviar: o nome do arquivo. A ferramenta sugere o dela, mas a outra parte espera um nome reconhecível. Renomeie para deixar claro que dentro está a versão assinada.