Como proteger um PDF com senha antes de enviar

Como colocar senha num PDF

Um contrato com valores sai por e-mail, e um relatório com dados pessoais está numa pasta compartilhada que meio departamento consegue abrir. A senha no arquivo é a medida mais simples que separa «qualquer um lê» de «lê quem recebeu a chave».

Importa entender o limite desde o começo: a senha protege de olhos alheios, mas não de tudo ao mesmo tempo. Abaixo está o que ela dá de verdade e o que apenas promete.

Duas senhas que fazem coisas diferentes

O PDF prevê duas senhas, e confundi-las sai caro.

A senha de usuário é aquela sem a qual o arquivo não abre. Essa é a proteção real. Ela é obrigatória e é a que você entrega ao destinatário.

A senha de proprietário é a que remove as restrições sobre ações dentro de um documento já aberto: imprimir, copiar texto, editar. Ela não é pedida na abertura.

Na prática a diferença aparece assim: quem tem a senha de usuário abre e lê o documento, mas não consegue, digamos, copiar texto se isso estiver proibido. Quem tem a de proprietário consegue tudo.

Campo de proprietário vazio não significa «sem restrições»

Este detalhe não é óbvio e joga a seu favor.

Se você deixar vazio o campo da senha de proprietário, ela não é dispensada, e sim gerada aleatoriamente. As restrições continuam valendo e ninguém consegue removê-las, você inclusive, porque o valor gerado não é mostrado em lugar nenhum.

Para a maioria dos casos esse é o comportamento certo: você entrega ao destinatário uma senha, as restrições se sustentam e nenhuma segunda chave circula pela correspondência. Mas se você mesmo puder precisar remover as restrições desse arquivo depois, defina a senha de proprietário conscientemente e guarde-a.

Os perfis de permissões e o seu limite honesto

Os perfis são três: só impressão (o padrão), sem copiar e acesso completo.

E aqui começa aquilo de que o serviço avisa no próprio resultado: a criptografia e as restrições têm confiabilidades bem diferentes.

A senha de abertura é criptografia: o arquivo está realmente cifrado e o conteúdo não pode ser recuperado sem conhecê-la. As restrições sobre ações são marcas dentro do documento, um pedido educado ao leitor. O Acrobat e outros visualizadores decentes o respeitam. Um programa que decidir ignorá-lo copiará o texto sem obstáculo algum.

Conclusão prática: não conte com a proibição de copiar como proteção de um segredo. Se um texto não pode sair, ele não pode ser entregue dentro do documento de jeito nenhum, nem marcado como «cópia proibida».

O que exatamente cada perfil permite

A redação da lista é enxuta, então vale desenvolvê-la.

Por padrão vem o mais rígido, «só impressão». É um ponto de partida razoável para um documento que sai: ao destinatário quase sempre basta ler e imprimir.

O perfil sem copiar cabe onde se trabalha com o documento, colocando comentários e preenchendo campos, mas o texto não deve ser levado embora. O acesso completo se escolhe quando a tarefa era apenas fechar o arquivo a estranhos, e quem sabe a senha deve trabalhar sem entraves.

Vale lembrar que os três perfis esbarram no mesmo limite descrito acima: são marcadores, não fechaduras. A diferença entre os perfis é real para um usuário comum com software comum e desaparece para quem se propuser a contorná-la.

Um arquivo já protegido

Colocar uma segunda senha sobre uma existente não dá. Um documento que exige senha de abertura não é processado pelas ferramentas enquanto a proteção não for retirada.

A ordem é esta: primeiro unlock-pdf com a senha antiga, depois protect-pdf com a nova. É também o jeito de trocar a senha de um arquivo já protegido, porque não existe uma operação separada de «trocar senha».

Se a senha antiga for desconhecida, a corrente se rompe no primeiro passo. Ela não pode ser adivinhada: o unlock-pdf verifica a senha que você fornece e não sai testando por força bruta. A criptografia aqui é real e, por construção, não tem caminho alternativo.

Passo a passo

1. Abra o protect-pdf e envie o documento. 2. Defina a senha de usuário, de oito caracteres em diante. 3. Deixe a de proprietário vazia, a menos que pretenda remover as restrições você mesmo. 4. Escolha o perfil de permissões conforme a tarefa. 5. Baixe o arquivo e confira que ele abre com a sua senha.

Faça sempre o quinto passo. Mandar a uma contraparte um arquivo cifrado e descobrir um dia depois que a senha não era aquela dói mais do que gastar meio minuto conferindo.

Como entregar a senha

Aqui se erra com mais frequência do que nos próprios ajustes.

Uma senha enviada no mesmo e-mail que o arquivo não protege de nada. Quem chegou à correspondência chegou aos dois de uma vez. É o erro mais comum e reduz toda a proteção a zero.

A senha precisa viajar por outro canal: o arquivo por e-mail, a senha por mensageiro ou dita em voz alta. Canais diferentes significam que um vazamento acidental de um não revela o documento.

Não use como senha dados do próprio documento. Um número de contrato, um CNPJ, uma data estão na correspondência ao lado do arquivo e são adivinhados na primeira tentativa.

Se o arquivo for para vários destinatários, lembre que eles terão uma senha comum. Rastrear quem a repassou é impossível. Para documentos realmente sensíveis, envie a cada um a sua cópia com a sua própria senha.

Quando a senha não é a ferramenta certa

A senha esconde o documento inteiro. Ela não sabe esconder uma parte.

Se de um contrato é preciso tirar um número de conta e entregar o resto, a senha não ajuda: o destinatário abre o arquivo e vê tudo. Essa tarefa é do redact-pdf, que remove trechos do conteúdo.

Se o documento precisa ser protegido de alterações e não de leitura, a assinatura pelo sign-pdf fica mais perto: ela não impede abrir o arquivo, mas torna visível qualquer edição feita depois de assinado.

E à parte: se a senha do seu próprio arquivo foi esquecida, ela não pode ser recuperada. A criptografia é real, o que significa que não há atalho. A ferramenta unlock-pdf retira a proteção de um arquivo cuja senha é conhecida; ela não descobre uma senha desconhecida.