Como assinar um PDF sem imprimir ou digitalizar

Como assinar um PDF sem imprimir nem digitalizar

O contrato chega para aprovação, a assinatura é para hoje e não há impressora por perto. O caminho clássico, imprimir, assinar, digitalizar, devolver, toma meia hora e estraga o documento: sai uma imagem no lugar do texto, o arquivo triplica de peso e a busca dentro dele para de funcionar.

Uma assinatura eletrônica fecha a mesma tarefa em um minuto e, mais importante, não transforma o documento numa fotografia.

O que de fato é colocado no documento

Aqui convém separar duas coisas que costumam se confundir.

A primeira é a marca visível na página: nome de quem assina, motivo, data. Ela existe para a pessoa que abre o arquivo e quer ver com os próprios olhos quem assinou e quando.

A segunda é a própria assinatura criptográfica, embutida na estrutura do PDF. Uma pessoa nunca a vê, mas o software a verifica. É ela que responde à pergunta de se o documento mudou depois de assinado.

O serviço aplica as duas. A assinatura é real, PKCS#7 no perfil PAdES, e não um retângulo de texto desenhado sobre a página. A diferença é de fundo: uma imagem se falsifica em qualquer editor num minuto, enquanto uma assinatura criptográfica se rompe se um único byte do arquivo mudar.

Por que o Acrobat não mostrará um visto verde

É mais honesto dizer isso de saída, senão o resultado confunde.

A assinatura é aplicada com o certificado do próprio serviço, e esse certificado é autoassinado. Ele não constrói uma cadeia de confiança até uma autoridade raiz reconhecida pelo Acrobat ou pelo seu sistema corporativo. Por isso, ao abrir o documento você verá não um visto verde de «assinatura válida», mas uma mensagem do tipo «a identidade do signatário não foi verificada».

O que funciona e o que não funciona:

É exatamente a assinatura que serve para aprovações internas, termos entre contrapartes conhecidas, envio de uma arte para aval. Ela não substitui uma assinatura eletrônica qualificada onde a lei exige justamente essa: entrega de declarações, licitações, atos de registro. Para isso é preciso um certificado de uma autoridade credenciada, e nenhuma ferramenta on-line pode emiti-lo.

Os campos da assinatura

Preenchem-se três campos de texto, e os três vão para as propriedades da assinatura, não só para a marca visível.

Nome de quem assina. Por padrão vem um valor técnico, então ele precisa ser substituído. Se o documento sair para fora, use o nome completo na forma em que consta no próprio contrato, não uma abreviação.

Motivo. Por padrão está um neutro «Approved». O campo carrega sentido: diz o que a assinatura significa. «Aprovado com ressalvas» e «Aprovado para publicação» são coisas diferentes, e o destinatário ganha em ver qual delas.

Local. Opcional, uma cidade ou endereço. Fica vazio mais vezes do que preenchido, mas em documentos onde a jurisdição importa poupa uma pergunta a mais.

Onde a marca fica

Há aqui um limite que vale conhecer de antemão: a marca sempre cai na última página do documento. Não dá para escolher a página três de catorze. Define-se apenas a posição dentro dessa última página, e isso é feito na pré-visualização, não por números.

Dentro da página, coloque-a onde uma assinatura é esperada: no bloco de dados, ao lado do espaço deixado para assinar. Uma marca no meio do texto parece descuidada e às vezes cobre conteúdo.

A marca em si não é uma imagem, e sim texto real selecionável, sobreposto à página sem destruí-la. A data é preenchida pelo serviço, você não a digita. O mesmo nome, motivo e local ficam também nas propriedades do documento, de modo que um programa os lê, e não apenas o olho humano. O autor e o assunto originais do documento não são sobrescritos.

Se o documento tiver vários espaços para assinatura, lembre que o arquivo carrega de qualquer forma uma única assinatura criptográfica cobrindo o documento inteiro. Várias marcas visíveis não significam várias assinaturas, e distribuí-las por lugares diferentes também não é algo que a ferramenta ofereça.

Textos longos são cortados

Um ponto prático em que tropeçam os nomes longos de organizações.

A marca visível é um bloco de tamanho limitado, e o texto que não cabe é cortado. O serviço avisa que a legenda foi encurtada, então não passa despercebido, mas é melhor não chegar a esse ponto.

Quem mais sofre é o campo do motivo, porque ele convida a uma formulação extensa. «Aprovado quanto ao escopo dos trabalhos, exceto a cláusula 4.2» não caberá na marca. Se a ressalva importa, o lugar dela é no texto do documento ou na carta de encaminhamento, e no motivo da assinatura uma fórmula curta.

Com razões sociais longas acontece o mesmo. Aqui ajuda que o nome vai não só para a imagem, mas para as propriedades da assinatura: no painel de assinaturas ele aparece inteiro, mesmo encurtado na página.

Se o aviso de corte chegar e você não quiser mudar o texto, aumente a área da marca ao posicioná-la. Num bloco de dados vazio costuma sobrar espaço.

Se o documento tem campos para preencher

A ordem importa aqui, e é fácil invertê-la.

Primeiro se preenchem os campos, depois se assina. Ao contrário, preencher os campos conta como alterar um documento já assinado, e a assinatura deixa de valer.

Os campos são preenchidos com pdf-filler, e só quando todos os dados estão no lugar e conferidos o documento vai para a assinatura. O mesmo vale para qualquer outra edição: a assinatura é sempre a última operação.

Passo a passo

1. Abra o sign-pdf e envie o documento. 2. Substitua o nome de quem assina pelo real. 3. Escreva um motivo com sentido em vez do valor padrão. 4. Posicione a marca no bloco de dados. 5. Baixe o resultado e abra-o para conferir tanto a aparência da marca quanto o painel de assinaturas.

O quinto passo não é formalidade. É justamente no painel de assinaturas que se vê se a assinatura criptográfica foi aplicada ou se no arquivo ficou só a marca visível.

Se a assinatura não foi aplicada

Isso é possível, e o serviço diz claramente em vez de fingir que está tudo bem.

Quando a assinatura criptográfica fica indisponível por algum motivo, o documento volta mesmo assim com a marca visível, mas com um aviso honesto: a marca está lá, o documento não foi assinado criptograficamente e sua integridade não pode ser verificada.

Leve isso a sério. Esse arquivo parece assinado, mas no fundo é um PDF comum com uma imagem em cima. Para correspondência interna pode passar; para enviar a uma contraparte, não.

O que não fazer

Não imprima nem digitalize. Um documento impresso e digitalizado perde a camada de texto: a busca não funciona nele, não dá para copiar os dados e ele pesa várias vezes mais. E uma fotografia de assinatura não tem mais força probatória que uma marca eletrônica, muitas vezes tem menos.

Não cole uma imagem de assinatura por um editor de fotos. É o método mais difundido e dá o pior resultado possível: o documento parece assinado enquanto não existe nenhum vínculo verificável entre a assinatura e o conteúdo.

Não assine um documento que ainda vai mudar. Qualquer edição depois da assinatura a anula, e será preciso assinar de novo. Primeiro a versão final, depois a assinatura, e se o arquivo também precisar ser protegido de alterações, o protect-pdf vem por cima da assinatura.