PDF no se sube a la sede electrónica: qué hacer

Un portal público no acepta su PDF: qué se comprueba de verdad

El formulario de un portal suele ser parco: «el archivo no cumple los requisitos». Los requisitos, en cambio, viven en un reglamento enlazado dos pantallas más allá, y la mitad de las comprobaciones no está documentada en ninguna parte.

Veamos qué se comprueba realmente y en qué orden arreglarlo.

Los requisitos que no están junto al botón de subir

Las comprobaciones suelen ser cuatro, y de tres el formulario no dice nada.

El formato del archivo. Se determina por el contenido y no por la extensión, así que una fotografía renombrada no pasa.

El peso. Los portales mantienen límites más estrictos que los servicios de correo: diez megabytes por archivo es más frecuente que veinte.

Si el texto se puede extraer. Muchos sistemas administrativos indexan los documentos entrantes y exigen una capa de texto. Un escaneo sin reconocer está vacío para ellos.

La legibilidad de los datos. Un criterio formal del reglamento: el sello, la firma y el número de referencia deben distinguirse en pantalla. Eso lo revisa una persona, y el rechazo por ese motivo llega más tarde que los demás.

Resolución del escaneo: dónde acaba la legibilidad

Los reglamentos que dan cifras suelen hablar de 200 a 300 puntos por pulgada para documentos con sellos. No es un capricho: un sello lleva letra pequeña alrededor del borde, y a baja resolución esa letra se convierte en una orla gris.

Aquí está la trampa que hace rechazar archivos ya comprimidos. La compresión por defecto lleva las imágenes del documento a 150 puntos por pulgada y usa un perfil pensado para ver en pantalla. Para un informe que alguien va a leer, sobra. Para un documento cuyo sello se va a examinar, a menudo no.

El nivel de compresión gobierna con qué dureza se aprietan las imágenes: bajo está pensado para imprenta, medio para lectura, alto para pantalla. El perfil de procesado «calidad» baja además un escalón el nivel elegido, es decir, trata el archivo con más cuidado.

Conviene saberlo aparte: la resolución de los escaneos en blanco y negro nunca baja de 150, ponga usted lo que ponga. Es una protección para que un escaneo de línea no se convierta en papilla, y actúa al margen de su ajuste.

Cómo preparar el documento

1. Busque en el reglamento del portal los requisitos del archivo: formato, peso, resolución. Suele ser un párrafo. 2. Ponga cada documento en su propio archivo si hacen falta varios. 3. Si se exige capa de texto, reconozca el escaneo con ocr-pdf antes de comprimir. 4. Comprima con compress-pdf, fijando la resolución según el requisito y no según el valor por defecto. 5. Abra el resultado y amplíe el sello al cien por cien. Si la letra del borde se lee, el documento pasará. 6. Suba el archivo y espere el estado: parte de las comprobaciones ocurre después de la recepción.

Un documento, un archivo

La indicación «suba un único archivo» casi siempre se refiere a un documento y no al expediente entero. Un certificado, un contrato y su anexo van a campos distintos en la mayoría de los reglamentos, y pegarlos en un PDF gana un rechazo por falta de forma.

El error contrario es igual de frecuente: subir un documento de varias páginas página a página, porque el escáner produjo archivos sueltos. Para eso está justamente merge-pdf, en el orden de las hojas originales.

La regla es simple: las fronteras entre archivos deben coincidir con las fronteras entre documentos, no con la forma en que el escáner los soltó.

La orientación de las páginas y cómo la verá quien revisa

Una categoría aparte de devoluciones, en la que el archivo está técnicamente bien: las páginas salen tumbadas o del revés.

El motivo es que el giro en un PDF no se guarda como contenido girado sino como una propiedad aparte de la página: «mostrar con este ángulo». Los distintos programas tratan esa propiedad de forma distinta. Su visor puede respetar el giro y mostrar la página bien, mientras el lector integrado en el portal puede ignorarlo y mostrar la misma hoja de lado.

Por eso conviene comprobarlo en otro sitio distinto de donde trabajó. Abra el archivo terminado en un navegador arrastrándolo a una pestaña nueva. El lector de un navegador es lo más parecido a lo que corre en los portales.

Si las páginas están realmente mal, gírelas antes de comprimir y no después: la compresión reconstruye el documento y una pasada extra no aporta nada.

Qué ve el portal en el archivo además de las páginas

El sistema revisor lee más que la imagen. Las propiedades del documento viajan con el archivo, y allí aparece con regularidad algo sobrante.

Un título de documento heredado de una plantilla. El nombre del empleado que hizo el escaneo. Una ruta interna de carpeta. El nombre de una organización que nada tiene que ver con esta solicitud.

Ninguno de esos campos impide la recepción, pero todos son visibles para el destinatario. Si eso no le conviene, limpie las propiedades con set-pdf-metadata y la opción de borrar lo existente activada.

La fecha de creación del archivo también se ve. En documentos donde la datación importa, recuerde que esa fecha pertenece al archivo y no al documento, y que la discrepancia con la fecha del impreso a veces suscita preguntas.

Contraseñas y contenido activo

Dos motivos de rechazo igual de enigmáticos.

Una contraseña de propietario. El documento se abre sin preguntar, pero prohíbe copiar su texto. Un portal que necesita extraer texto respeta formalmente esa prohibición y rechaza el archivo. Se quita con unlock-pdf y el campo de contraseña vacío: no hay nada que escribir.

Contenido activo. Un PDF puede llevar guiones, archivos incrustados y formularios con acciones. Los sistemas administrativos rechazan de plano esos documentos, porque no investigan qué contienen. La pista: el archivo se rechaza al instante, sin mencionar tamaño ni formato.

Ambos se curan igual: cualquier procesado reconstruye el documento desde cero, y el contenido activo no pasa al resultado.

Cuando el portal rechaza sin explicar

Cuando el mensaje no sirve, revise las causas por orden de probabilidad.

Compruebe el peso. Es la causa más frecuente y la única que se ve de inmediato.

Compruebe si el archivo se abre sin contraseña y si se puede seleccionar texto en él. Dos segundos, y elimina dos clases de rechazo.

Compruebe que hay un solo documento en el archivo. La forma se revisa aparte del formato, y el rechazo por ese motivo tiene el mismo aspecto.

Reconstruya el archivo. Una pasada por la compresión, o una unión del archivo consigo mismo, da un documento ensamblado de nuevo sin rarezas heredadas. Ayuda más de lo que parece, porque muchos rechazos vienen de particularidades estructurales invisibles a simple vista.

Solo entonces tiene sentido escribir al soporte del portal: a esas alturas podrá decir exactamente qué ha comprobado ya.