El PDF no se adjunta al correo: soluciones

El PDF no se adjunta al correo: dónde está de verdad la frontera

La situación parece simple: el archivo es menor que el límite anunciado y el mensaje no sale. O sale y no llega. La causa casi siempre es una de estas dos, de las que los servicios de correo no hablan: un adjunto pesa dentro del mensaje más que en el disco, y los límites no son uno.

Veinte megabytes de archivo son casi veintisiete de mensaje

El correo electrónico es un protocolo de texto. Un archivo binario no puede viajar por él directamente, así que el adjunto se recodifica en texto: cada tres bytes del original se convierten en cuatro caracteres. El aumento es exactamente de un tercio, y encima se añaden cabeceras y saltos de línea.

La aritmética cómoda: multiplique el tamaño del archivo por 1,37 y tendrá el tamaño aproximado del mensaje.

De ahí la conclusión práctica: un límite de 25 megabytes admite con holgura un archivo de unos dieciocho. Un límite de 20 megabytes admite unos catorce.

La codificación no es una manía de un proveedor concreto, sino una propiedad del protocolo. El envío del resultado a un correo, una función integrada en este servicio, funciona igual: el archivo se codifica por el mismo método, y allí el límite de adjunto es propio, cerca de quince megabytes.

Hay dos límites, y gana el menor

La segunda fuente de confusión. Su servicio de correo limita el mensaje saliente, el servidor del destinatario limita el entrante, y esos dos números no están relacionados.

Los servicios personales se mueven entre veinte y veinticinco megabytes. Los servidores corporativos los configuran administradores, y allí aparece de todo: diez megabytes, cinco, a veces menos. Las organizaciones con mucho papeleo recortan adjuntos a propósito para no llenar el almacenamiento.

Este caso tiene una firma característica. El mensaje sale de su carpeta de enviados sin error y, unos minutos después, llega un rebote desde el servidor ajeno. Casi siempre indica el motivo y el tope exacto de la parte receptora. Ese mensaje merece leerse entero: es el único sitio donde ese límite se le revela.

Si nadie indicó requisitos, diez megabytes es un objetivo sensato. Ese valor pasa prácticamente en todas partes.

Cómo entrar en el límite

1. Mire el tamaño real del archivo en sus propiedades, no a ojo. 2. Multiplíquelo por 1,37 y compárelo con el límite de su correo. 3. Si no cabe, abra compress-pdf y comprima el documento. 4. Revise el nuevo tamaño: con los ajustes por defecto, la compresión quita una parte visible a los escaneos y casi nada a los documentos de texto. 5. Si aun así sigue siendo grande, córtelo con split-pdf y envíelo por partes. 6. Envíese el mensaje a usted mismo antes de mandarlo al destinatario; así verá el rebote antes que él.

Cuando la compresión no ayuda

La compresión es impotente en un caso concreto: el archivo ya es óptimo. Ocurre con documentos exportados directamente desde un editor y con archivos que ya se comprimieron una vez.

El servicio es honesto al respecto y devuelve el archivo original intacto, diciéndolo en un mensaje propio: ninguna pasada de compresión produjo algo menor que la entrada. Eso es información, no un fallo. La garantía aquí es simple: el resultado nunca pesa más que lo que usted subió.

Quedan tres caminos, y no son equivalentes.

Dividir el documento en partes. Funciona siempre, pero el destinatario recibe varios mensajes y tiene que rearmarlos. Nombre las partes para que el orden se lea de un vistazo: parte 1 de 3, parte 2 de 3.

Quitar lo que no corresponde. Si el archivo contiene páginas que el destinatario no necesita, remove-pages se lleva su peso entero y no una fracción. A menudo eso supera a cualquier compresión.

Quitar el color. Un escaneo en escala de grises pesa aproximadamente la mitad que uno en color, porque tres canales de color se sustituyen por uno de luminosidad. pdf-to-grayscale hace exactamente eso. Tenga presente que redibuja las páginas como imágenes, de modo que la capa de texto desaparece: irrelevante para un documento que leerá una persona, importante para uno que se va a buscar.

Un enlace en lugar de un adjunto: cuándo encaja

Los grandes servicios de correo ofrecen sustituir un adjunto demasiado grande por un enlace a la nube. La tentación de aceptar es fuerte, pero la elección tiene un coste que conviene pensar antes.

Un enlace vive según sus propias reglas. Los permisos se configuran aparte y, por defecto, con frecuencia quedan abiertos a cualquiera que tenga el enlace. El archivo sigue disponible después de leído el mensaje y sigue en su nube hasta que lo borre. Un destinatario que reenvía el mensaje reenvía el acceso con él.

Para un documento de trabajo, un contrato o un paquete de datos personales eso suele ser inaceptable, y el camino correcto es caber bajo el límite en lugar de rodearlo. Para un borrador, una presentación o un conjunto de fotos, un enlace resulta más cómodo que un adjunto y no crea problemas.

Conviene recordar además que algunas organizaciones recortan los enlaces externos a la nube en la misma pasarela donde recortan los adjuntos. En ese caso el enlace fracasa igual que fracasó el archivo.

Lo que se confunde con un límite de tamaño

Algunos rechazos parecen un problema de tamaño y los provoca otra cosa.

Un archivo con contenido activo dentro. Un PDF puede llevar guiones y archivos incrustados, y las pasarelas de correo eliminan esos documentos por completo o los sustituyen por un marcador. El tamaño no tiene nada que ver. Reconstruir el documento con cualquier procesado suele resolverlo, porque el resultado se ensambla de nuevo.

Una extensión que no coincide con el contenido. Si el archivo se llama `.pdf` y contiene un comprimido o una imagen, algunos filtros reaccionan a la discrepancia entre la firma del archivo y su nombre.

El tamaño total del mensaje y no el de un adjunto. Cinco archivos de cuatro megabytes dan veinte megabytes antes de codificar y unos veintisiete después. El límite cuenta el mensaje entero, así que un paquete de adjuntos conviene montarlo en un solo PDF con merge-pdf o repartirlo en varios mensajes.

La comprobación antes de enviar

Hay un truco que ahorra una ronda de correspondencia. Envíese el mensaje primero a usted mismo, con una segunda dirección suya de otro servicio de correo en copia.

En un minuto verá tres cosas: si el mensaje superó su límite de salida, si llegó a un servidor ajeno y qué aspecto tiene el adjunto en el otro extremo. Esto último no es una nimiedad: algunas pasarelas renombran los adjuntos o los meten en un comprimido, y el destinatario recibe algo distinto de lo que usted envió.