El PDF no se adjunta al correo: soluciones

El mensaje está escrito, la dirección comprobada, y el adjunto no entra: el correo se queda cargando, protesta por el tamaño o recorta el archivo sin avisar. En nueve de cada diez casos la culpa es del peso del documento, aunque hay un par de causas menos evidentes. Vamos por orden.

El archivo supera el límite del correo

Los servicios de correo más populares admiten unos 25 MB por mensaje; los servidores corporativos suelen ser más estrictos: 10 o incluso 5 MB. Un contrato escaneado de cincuenta páginas se pasa de esos márgenes con facilidad. Detalle importante: el límite se aplica a todos los adjuntos del mensaje en conjunto.

Qué hacer: comprime el documento con comprimir PDF y revisa el peso final. Los escaneos hechos de imágenes se reducen varias veces. Para los límites típicos del correo hay una guía aparte: comprimir PDF para el correo.

La compresión no bastó: el archivo sigue enorme

Un escaneo de cientos de páginas puede no caber en el límite ni después de comprimirlo. Apretarlo hasta dejarlo ilegible es mala idea: el destinatario pedirá que lo reenvíes.

Qué hacer: parte el documento con dividir PDF y envíalo en dos o tres mensajes numerados en el asunto. Otra opción: subir el archivo a la nube y mandar el enlace, si el destinatario no tiene prohibido recibir enlaces.

Hay varios documentos y alguno se pierde

Cinco adjuntos sueltos son cinco oportunidades de olvidar o perder algo por el camino. El destinatario abrirá tres y del resto no se acordará.

Qué hacer: reúne los documentos en un solo archivo con unir PDF, en el orden en que se van a leer. Un único adjunto llega entero o no llega, sin estados intermedios.

El mensaje lleva datos personales

Un pasaporte, un contrato o informes médicos sin proteger no son buena carga para el correo normal: el mensaje se puede reenviar y el buzón, hackear.

Qué hacer: pon una contraseña con proteger PDF y pásasela al destinatario por otro canal: por teléfono o por mensajería. El archivo del mensaje quedará cerrado para cualquiera que no tenga la clave.

El adjunto llega dañado

Enviaste un archivo en buen estado y al destinatario no se le abre. Lo habitual es una descarga interrumpida o un antivirus que recortó el adjunto al vuelo.

Qué hacer: pide al destinatario que descargue el adjunto de nuevo. Si no funciona, revisa tu original: ábrelo en tu equipo y prueba a arreglar la copia dañada con reparar PDF.

Lista de control antes de enviar

• El peso total de los adjuntos queda por debajo del límite del correo.
• Los documentos van reunidos en un solo archivo si hay varios.
• El archivo se abre en tu equipo sin errores.
• Los documentos con datos personales llevan contraseña.
• La contraseña viajó al destinatario por un canal aparte.

Empieza por el peso: la compresión resuelve la mayoría de los problemas de correo con PDF. El resto es cuestión de método: un solo archivo en lugar de varios sueltos y contraseña para los documentos sensibles antes de pulsar «Enviar».