PDF no se sube al portal de admisión: qué hacer

El expediente para la universidad: montarlo para que lo acepten

Una solicitud a una universidad se distingue de un formulario corriente en algo: los documentos son muchos, cada uno tiene sus requisitos, y después del plazo ya no se corrige nada. Un rechazo aquí cuesta más que en cualquier otra situación de subida de archivos.

Tratemos el montaje del expediente como una tarea con resultado comprobable.

El expediente es una lista de requisitos, no una carpeta de archivos

El primer error, y el más caro, es meterlo todo en un PDF porque «pedían documentos». Los requisitos suelen ser varios, cada uno con su campo en el formulario, y un expediente pegado se rechaza por falta de forma.

Una regla útil de partida: las fronteras entre archivos deben seguir a las fronteras entre documentos de la lista de requisitos. El título y su expediente académico son o un documento o dos, y eso lo decide la redacción del requisito, no su comodidad.

El error contrario es igual de frecuente: un expediente académico de cuatro hojas subido en cuatro archivos, porque el escáner los sacó por separado. Para eso está justamente merge-pdf: un documento debe llegar en un archivo.

Si el requisito dice «en un único archivo» y enumera varios documentos, el orden dentro de ese archivo suele estar indicado también. Sígalo al pie de la letra: la comisión lee el expediente contra la lista.

El límite de páginas y cómo cumplirlo

Muchos requisitos llevan un tope de extensión: una carta de motivación de no más de dos páginas, un portafolio de veinte como máximo, un currículo en una hoja.

No confunda aquí dos límites distintos. Un límite de páginas nada tiene que ver con el peso del archivo, y la compresión no lo resuelve: un documento comprimido pesa menos y contiene exactamente las mismas páginas.

Las páginas sobrantes se quitan seleccionando. extract-pages monta un archivo nuevo solo con las hojas que quiera, que es el movimiento correcto cuando un portafolio grande debe convertirse en una selección.

Revise el resultado por el contador de páginas de las propiedades del documento y no desplazándose. Una portada, un reverso en blanco y una página de índice cuentan como cualquier otra, y son precisamente las que sacan al expediente del límite.

Cómo montar el expediente

1. Escriba la lista de requisitos en columna: un requisito, una línea. 2. Monte cada documento en su propio archivo, uniendo las páginas de ese documento. 3. Ajuste la extensión al tope indicado seleccionando páginas. 4. Reconozca los escaneos con ocr-pdf si el sistema de admisión busca entre documentos. 5. Limpie las propiedades de los archivos. 6. Comprima con compress-pdf en último lugar. 7. Recorra otra vez la lista de requisitos, cotejando cada línea con un archivo terminado.

Documentos en varios idiomas en un mismo expediente

Una solicitud internacional casi siempre contiene parejas: el documento original y su traducción.

Cómo presentarlos depende de la redacción del requisito. Si el requisito es uno y habla de un documento con traducción, júntelos en un archivo en el orden original y luego traducción. Si son dos requisitos, deje dos archivos.

Una traducción jurada no debe rehacerse en absoluto. Se escanea entera, con la diligencia del traductor, el sello y el cosido, porque esos elementos son los que la hacen jurada. Sacar de ese escaneo «solo el texto» no es una opción.

Una nota aparte sobre el reconocimiento de texto en documentos en otros idiomas. Hay paquetes de inglés y ruso. El alfabeto latino lo reconoce el inglés, pero los diacríticos se pierden, así que los textos en francés, alemán, español o portugués tendrán errores en los acentos. Para un documento que lee una persona eso no importa; para un sistema que compara un apellido exacto, puede importar.

El plazo y qué versión se subió

Una categoría propia de desgracias, en la que el documento es correcto y se subió el que no era.

Los archivos de la solicitud viven en una carpeta con nombres del tipo «motivacion_final», «motivacion_final2», «motivacion_final_ok». La noche antes del plazo se elige el que no toca, y el formulario hace imposible notarlo: muestra un nombre de archivo, no su contenido.

Ayuda una acción sencilla: tras subirlo, descargue el archivo desde el propio formulario y ábralo. Es la única forma de ver con sus ojos qué aceptó el sistema. Cuesta un minuto y elimina toda una clase de catástrofes.

Segunda regla del plazo: no comprima el expediente en la última hora. La compresión cambia el archivo y ya no queda tiempo para revisar el resultado. Arregle el peso con un día de antelación y dedique el último día solo a subir.

Qué ve la comisión además del contenido

Las propiedades del documento viajan con el archivo y se ven en cualquier visor. En las solicitudes de estudiantes aparece allí algo indeseado con regularidad.

Un título de documento heredado de una plantilla descargada de cualquier web. Un nombre de autor de la configuración del editor, a veces ajeno si el archivo no lo hizo usted. Un título interno del estilo «carta para la uni intento 3».

Ninguno de esos campos afecta a la admisión, pero todos los lee la comisión. Se quitan con set-pdf-metadata y la opción de borrar lo existente activada, y el momento adecuado es justo antes de la compresión final.

El portafolio y su peso

El portafolio es la única parte del expediente donde el peso suele ser un problema: son imágenes, y son muchas.

El orden es el mismo que en todo lo demás: primero llegar al número de páginas exigido, luego reconocer si hace falta, y solo entonces comprimir. La compresión va al final porque cualquier procesado posterior vuelve a inflar el archivo.

Si tras comprimir el portafolio sigue sin entrar en el peso, bajar más la calidad suele ser un error: los trabajos dejan de leerse, y son los trabajos lo que se valora. Lo sensato es acortar la selección, dejando menos piezas con mejor calidad.

Nombres de archivo que lee una persona

El formulario suele mostrar a la comisión el nombre con el que se subió el archivo. Es el único lugar del expediente donde usted habla directamente con una persona, y gastarlo en `scan_0043.pdf` es un desperdicio.

Un esquema sensato es apellido, tipo de documento, idioma: `Ivanov_diploma_en.pdf`, `Ivanov_expediente_es.pdf`. Se lee sin abrir el archivo, se ordena alfabéticamente en el orden correcto y no contiene nada que pueda romperse al pasar entre sistemas.

Qué evitar: espacios y caracteres no latinos en los nombres si la solicitud es internacional. Formalmente están permitidos, pero algunos sistemas recodifican esos nombres al exportar, y en lugar de un apellido la comisión ve una ristra de símbolos. La regla no es estricta, pero seguirla sale más barato que dar explicaciones después.

Los puntos dentro del nombre también sobran: `Ivanov.diploma.final.pdf` se corta en el primer punto en algunos sistemas.

La comprobación antes de enviar

Tres cosas, cada una de menos de un minuto.

El contador de páginas en las propiedades de cada archivo frente al tope de los requisitos.

Abrir cada archivo en un navegador y no en el programa donde trabajó: el lector de un navegador es lo más parecido a lo que corre en los sistemas de admisión, y trata los giros de página de otra manera.

Cotejar la lista de requisitos con los nombres de los archivos subidos. No con el contenido de su carpeta, sino con lo que muestra el formulario después de la subida.