Cómo firmar un PDF protegido: contraseña y restricciones

Un PDF tiene tres «protecciones» distintas y se comportan de forma distinta. La herramienta de firma no acepta la contraseña de apertura: quítala primero con la contraseña que conoces y luego firma. La restricción de impresión y de cambios sin contraseña no impide firmar, pero en el archivo firmado desaparece y su lugar lo ocupa la firma. No se puede poner contraseña a un archivo ya firmado: el documento se reconstruye y la firma se pierde. La herramienta tampoco conserva la firma electrónica de otra persona, así que está pensada para la primera firma del documento.

La contraparte envía el contrato y pide que lo devuelvas firmado. El archivo pide una contraseña al abrirlo, o se abre pero el visor muestra en gris «cambios no permitidos», o en el panel de firmas ya hay una firma ajena. En cada caso la palabra «protegido» significa algo distinto, y la firma se coloca de forma distinta.

La herramienta Firmar PDF acepta uno de estos archivos de inmediato, el segundo solo tras quitar la contraseña, y con el tercero hace algo que conviene saber de antemano. Veamos los tres.

Tres protecciones con un mismo nombre

Contraseña de apertura. El archivo está cifrado. Sin la contraseña no se puede leer ni una página, y ningún programa, incluidas nuestras herramientas, puede procesar lo que no ve. Es la única protección que cierra el documento de verdad.

Restricción de acciones. El archivo se abre al instante, pero el visor no deja imprimir, copiar texto ni hacer cambios. El contenido no está cifrado: las restricciones son marcas en el archivo, y solo las respeta el programa que quiere respetarlas. Esta diferencia se explica con detalle en el artículo sobre cómo quitar la protección de un PDF.

Firma electrónica de la otra parte. El documento no está protegido en sentido técnico, pero está firmado: contiene una firma criptográfica que cubre el archivo entero. Cualquier cambio posterior lo mostrará el visor como alteración, y muchos visores bloquean además la edición para que la firma no se rompa por accidente.

Las dos primeras las pone el remitente para controlar el acceso. La tercera aparece cuando el documento se firma por turnos. En resumen, así se comportan al firmar:

Vamos fila por fila.

Cómo saber qué protección tiene el archivo

Los visores muestran la protección de maneras distintas, y a simple vista no siempre está claro cuál es.

La contraseña de apertura no se puede esconder: cualquier programa la pide antes de mostrar la primera página. Si el archivo se abrió sin preguntar, no hay cifrado de apertura, aunque en el título de la ventana ponga «protegido».

La restricción de acciones no se nota en todas partes. Los visores de escritorio indican las restricciones en las propiedades del documento y dejan en gris los botones de imprimir y copiar. Los visores de los navegadores a menudo no muestran nada e imprimen el archivo como si tal cosa, porque para ellos las restricciones son opcionales. Por eso lo más fiable es abrir las propiedades del documento y mirar la sección de seguridad, en vez de probar botones.

La firma ajena se ve en el panel de firmas, que el visor suele abrir por sí solo al cargar un archivo firmado. Si no aparece, se abre a mano: la firma también se refleja en las propiedades del documento.

De paso, comprueba si el archivo tiene campos de formulario. Los documentos protegidos de bancos y portales a menudo son formularios, y los formularios tienen su propio orden, del que hablamos más abajo.

Contraseña de apertura: primero quitarla, luego firmar

La herramienta de firma rechaza el archivo cifrado y dice qué hacer: quitar la contraseña en la herramienta de desbloqueo y subir el archivo ya abierto. No es una limitación de la interfaz sino del cifrado: la firma se aplica sobre el contenido, y el contenido cifrado es inaccesible para la herramienta.

El orden es este. Abre Desbloquear PDF, sube el archivo, escribe la contraseña que te dio el remitente y descarga el resultado. Es el mismo documento sin cifrado. Después fírmalo como cualquier otro.

Si no tienes la contraseña, no podrás firmar. El cifrado moderno de PDF no se rompe probando combinaciones, y los servicios que «quitan la contraseña sin contraseña» no existen para él. El único camino es pedírsela a quien protegió el archivo. Normalmente el remitente espera la pregunta; la contraseña se envía en un mensaje aparte.

Hay un tercer desenlace: la herramienta de desbloqueo no informa de una contraseña incorrecta sino de un cifrado no compatible. Así llegan los documentos de sistemas corporativos con protección propia. Aquí la contraseña no sirve; hace falta una copia sin proteger del remitente.

Restricción de cambios: la firma entra, las restricciones se van

Con un archivo que se abre sin contraseña pero prohíbe editar e imprimir, la herramienta de firma trabaja de inmediato. No hay que quitar nada: las restricciones no cifran el contenido, y la herramienta lo lee entero.

Lo importante es lo que pasa después. El documento firmado se reconstruye, y las marcas de restricción no pasan a él: se abrirá sin prohibiciones de impresión ni de copia. No es un defecto: en lugar de una petición de «no modificar», que solo cumplen los programas obedientes, el archivo lleva ahora una firma que hace visible cualquier cambio. La protección contra cambios se volvió más fuerte, no más débil.

Si para el remitente es esencial que la prohibición de imprimir sobreviva a la firma, háblalo con él antes de firmar. Devolver las marcas sin perder la firma no es posible; más abajo se explica por qué.

Por qué la firma es más fiable que una restricción de cambios

Los remitentes restringen los cambios para que el contrato no se altere por el camino. La firma resuelve lo mismo de otra manera, y conviene entender la diferencia para explicársela con calma a la contraparte.

La restricción de cambios es una petición al programa. Está escrita en el archivo, y un visor obediente la cumple: no deja editar, imprimir ni copiar. Un programa que la ignora hace con el archivo lo que quiere, sin dejar rastro. Un documento modificado así no se distingue del original, salvo en el contenido.

La firma es una huella del archivo. No impide cambiar el documento, pero hace visible cualquier cambio: el visor compara el contenido con la huella y, si no coinciden, avisa de que el documento se modificó después de la firma. Falsificar el contenido conservando una firma válida no es posible.

Por eso perder las restricciones no debilita el archivo firmado. El remitente quería que el contrato no se alterara sin que nadie lo note, y la firma garantiza justo eso. Lo único que la firma no hace es impedir imprimir y copiar. Si la restricción estaba ahí para eso, se resuelve con un acuerdo, no con una firma.

Qué pone la herramienta y cómo se ve

La firma consta de dos partes. Una marca visible en la última página: nombre, motivo, lugar y fecha; la posición la eliges en la vista previa. Y una firma criptográfica invisible que cubre el archivo entero, marca incluida.

Antes de firmar se rellenan tres campos de texto. Un campo vacío simplemente no se imprime: la herramienta no inventa valores. El nombre conviene escribirlo tal como figura en el contrato. El motivo responde a qué significa la firma: «Revisado» y «Aprobado para ejecución» son cosas distintas. El lugar es opcional.

El certificado lo emite el propio servicio a nombre del firmante, y es autofirmado. El visor mostrará que la integridad del documento está en orden, pero que la identidad del firmante no la confirma una autoridad de confianza. Para aprobaciones internas y el intercambio con contrapartes que te conocen, eso basta. Donde la ley exija una firma electrónica cualificada hace falta un certificado de una autoridad acreditada, y una herramienta en línea no lo sustituye. Cómo es la marca, dónde colocarla y qué hacer con los textos largos se explica en el artículo sobre firmar un PDF sin imprimir ni escanear.

Si por algún motivo la firma criptográfica no se aplicó, la herramienta devuelve el archivo con la marca visible y una advertencia de que la integridad no se puede verificar. Ese archivo hay que firmarlo de nuevo, no enviarlo.

Por qué no se puede proteger el archivo después de firmar

El error más frecuente parece lógico: firmar el contrato y luego ponerle contraseña para que nadie lo lea por el camino. No hay que hacerlo, y la razón es técnica.

La firma cubre el archivo byte a byte. La protección con contraseña en Proteger PDF reconstruye el documento y cifra cada flujo de datos de su interior. Después de eso los bytes anteriores ya no existen, y la firma desaparece junto con el campo de firma. El resultado es un documento con contraseña pero sin firmar. El visor no mostrará un error de «firma alterada»; simplemente no verá ninguna firma.

El orden inverso tampoco funciona: la herramienta de firma no acepta un archivo cifrado.

De ahí la regla. Firma y contraseña de apertura no se combinan en un mismo archivo con estas herramientas. Si necesitas integridad, firma. Si necesitas confidencialidad en el envío, mete el PDF firmado en un comprimido con contraseña o envíalo por un canal de confianza. Si el remitente mandó un archivo cifrado y espera recibir uno cifrado, háblalo con él: podrás devolverle el archivo firmado sin contraseña o un comprimido con contraseña que lo contenga.

Si el documento ya está firmado por la otra parte

La contraparte firmó el contrato con su firma electrónica y te lo envió. Quieres añadir la tuya y devolverlo.

La herramienta de firma no sirve para esto, y hay que decirlo sin rodeos. Reconstruye el documento para superponer la marca visible, y la firma de la otra parte no se conserva. El resultado es un archivo con tu firma en el que la de la contraparte ya no está. Formalmente devuelves un documento firmado; en la práctica destruyes una firma ajena.

Comprobarlo es sencillo: abre el panel de firmas en cualquier visor antes y después. Si antes había una firma ajena y después solo queda la tuya, eso es justo lo que ocurrió.

Qué hacer en su lugar. La firma secuencial, en la que cada firma nueva se añade sin reescribir las anteriores, la hacen los sistemas de gestión documental y los programas de escritorio con firmas incrementales. Sin un sistema así, cada parte firma su propio ejemplar del mismo archivo y los intercambian: dos archivos con una firma cada uno. O la contraparte firma la última: tú firmas primero, lo envías y ella añade la suya en un sistema que conserva la tuya.

La herramienta está pensada para la primera firma de un documento. Esos son sus límites.

Si el remitente espera recibir un archivo protegido

No es raro que la contraparte envíe un contrato con contraseña y pida que se lo devuelvas firmado y «tal como estaba». Las dos peticiones no caben en un solo archivo, y es mejor decirlo antes de que abra la respuesta.

Propón una de dos opciones. La primera: devolver el PDF firmado sin contraseña y confiar la protección al canal por el que viaja, por ejemplo el correo corporativo o un comprimido con contraseña. La segunda: devolver el archivo firmado dentro de un comprimido con contraseña que le comunicarás aparte, igual que él te comunicó la del documento. Al destinatario la segunda le resulta familiar, y la firma queda intacta.

Lo que no conviene es poner en silencio una contraseña al archivo firmado: el destinatario verá un documento con contraseña y sin firma, y pensará que no lo firmaste.

Formularios: rellenar antes de firmar

Si el archivo protegido resulta ser además un formulario con campos, el orden es estricto: primero rellenar, después firmar. Rellenar después de firmar modifica el documento e invalida la firma.

Los campos se rellenan en Rellenar PDF. Si el formulario llegó con contraseña, quítala antes de rellenarlo: la herramienta de relleno, igual que la de firma, no trabaja con un archivo cifrado. Revisa los valores, guarda el resultado y solo entonces firma.

Pasos para cada caso

1. Abre el archivo e identifica la protección. Pide contraseña: cifrado. Se abre pero no deja imprimir: restricción de acciones. Se abre y en el panel de firmas ya hay una firma: firmado por la otra parte. 2. Con cifrado, quita la contraseña en Desbloquear PDF con la que te dio el remitente. Con restricción de acciones, no quites nada. Con una firma ajena, detente y elige una vía de la sección anterior. 3. Si el documento tiene campos de formulario, rellénalos y guarda el resultado. 4. Abre Firmar PDF, sube el archivo, rellena el nombre y el motivo y coloca la marca en la última página, en el bloque de datos. 5. Descarga el resultado y abre el panel de firmas: ahí debe estar tu firma con el estado «integridad correcta». No le pongas contraseña a este archivo.

Cómo comprobar que todo salió bien

Abre el archivo firmado en un visor con panel de firmas. Debe haber una sola firma, la tuya, con la indicación de que el documento no cambió después de firmarse. La nota de identidad no confirmada es normal con un certificado autofirmado y no indica un error.

Prueba a seleccionar texto en cualquier página: el documento firmado sigue siendo un PDF normal con capa de texto, no una imagen.

Si el archivo tenía prohibida la impresión, comprueba que ahora se imprime: así verás que las restricciones desaparecieron de verdad y no tendrás que explicarlo después.

Y una última comprobación antes de enviar: el nombre del archivo. La herramienta propone el suyo, y la contraparte espera uno reconocible. Cámbialo para que quede claro que es la versión firmada.