Proteger un PDF con contraseña

Cómo poner contraseña a un PDF

Un contrato con cifras sale por correo, y un informe con datos personales está en una carpeta compartida a la que accede medio departamento. La contraseña en el archivo es la medida más simple que separa «esto lo lee cualquiera» de «esto lo lee quien recibió la llave».

Importa entender el límite desde el principio: la contraseña protege de ojos ajenos, pero no de todo a la vez. Abajo se detalla qué da de verdad y qué solo promete.

Dos contraseñas que hacen cosas distintas

En PDF hay dos contraseñas, y confundirlas sale caro.

La contraseña de usuario es aquella sin la cual el archivo no se abre. Esa es la protección real. Es obligatoria y es la que entregas al destinatario.

La contraseña de propietario es la que levanta las restricciones sobre acciones dentro de un documento ya abierto: imprimir, copiar texto, editar. No se pide al abrir.

En la práctica la diferencia se ve así: alguien con la contraseña de usuario abre y lee el documento pero no puede, por ejemplo, copiar texto si eso está prohibido. Alguien con la de propietario puede todo.

Un campo de propietario vacío no significa «sin restricciones»

Este detalle no es evidente y juega a tu favor.

Si dejas vacío el campo de la contraseña de propietario, no se renuncia a ella, sino que se genera al azar. Las restricciones siguen en vigor y nadie puede levantarlas, tú incluido, porque el valor generado no se muestra en ninguna parte.

Para la mayoría de los casos ese es el comportamiento correcto: entregas al destinatario una contraseña, las restricciones se sostienen y no hay una segunda llave circulando por la correspondencia. Pero si puedes necesitar levantar las restricciones de ese archivo más adelante, fija la contraseña de propietario a conciencia y guárdala.

Los perfiles de permisos y su límite honesto

Los perfiles son tres: solo impresión (el que viene por defecto), sin copiar y acceso completo.

Y aquí empieza aquello de lo que el servicio avisa en el propio resultado: el cifrado y las restricciones tienen fiabilidades muy distintas.

La contraseña de apertura es criptografía: el archivo está realmente cifrado y el contenido no se puede recuperar sin conocerla. Las restricciones sobre acciones son marcas dentro del documento, una petición cortés al visor. Acrobat y otros lectores decentes la respetan. Un programa que decida ignorarla copiará el texto sin obstáculo alguno.

Conclusión práctica: no confíes en la prohibición de copiar como protección de un secreto. Si un texto no debe salir, no se puede entregar dentro del documento en absoluto, ni siquiera marcado como «copia prohibida».

Qué permite exactamente cada perfil

La redacción de la lista es escueta, así que conviene desarrollarla.

Por defecto está el más estricto, «solo impresión». Es un punto de partida razonable para un documento que sale hacia fuera: al destinatario casi siempre le basta con leerlo e imprimirlo.

El perfil sin copiar encaja donde se trabaja con el documento, poniendo comentarios y rellenando campos, pero el texto no debe llevarse. El acceso completo se elige cuando la tarea era solo cerrar el archivo a extraños, y quien conoce la contraseña debe trabajar sin trabas.

Conviene recordar que los tres perfiles chocan con el mismo límite descrito arriba: son indicadores, no cerraduras. La diferencia entre perfiles es real para un usuario corriente con software corriente y desaparece para quien se proponga sortearla.

Un archivo ya protegido

No se puede poner una segunda contraseña sobre una existente. Un documento que exige contraseña de apertura no lo procesan las herramientas mientras no se retire la protección.

El orden es este: primero unlock-pdf con la contraseña vieja, después protect-pdf con la nueva. Es también la forma de cambiar la contraseña de un archivo ya protegido, porque no existe una operación aparte de «cambiar contraseña».

Si la contraseña vieja se desconoce, la cadena se rompe en el primer paso. No se puede adivinar: unlock-pdf comprueba la contraseña que le des y no se dedica a probar por fuerza bruta. El cifrado aquí es real y por construcción no tiene un camino trasero.

Paso a paso

1. Abre protect-pdf y sube el documento. 2. Fija la contraseña de usuario, de ocho caracteres en adelante. 3. Deja vacía la de propietario salvo que pienses levantar las restricciones tú mismo. 4. Elige el perfil de permisos según la tarea. 5. Descarga el archivo y comprueba que se abre con tu contraseña.

Haz siempre el quinto paso. Enviar a una contraparte un archivo cifrado y descubrir un día después que la contraseña no era esa duele más que gastar medio minuto en comprobarlo.

Cómo entregar la contraseña

Aquí se equivocan más a menudo que en los propios ajustes.

Una contraseña enviada en el mismo correo que el archivo no protege de nada. Quien llegó a la correspondencia llegó a ambos de golpe. Es el error más común y reduce toda la protección a cero.

La contraseña tiene que viajar por otro canal: el archivo por correo, la contraseña por mensajería o dicha en voz alta. Canales distintos significan que una filtración accidental de uno no descubre el documento.

No uses como contraseña datos del propio documento. Un número de contrato, un identificador fiscal, una fecha están en la correspondencia junto al archivo y se adivinan al primer intento.

Si el archivo va a varios destinatarios, recuerda que compartirán una contraseña. Rastrear quién la pasó adelante es imposible. Para documentos realmente sensibles, envía a cada uno su copia con su propia contraseña.

Cuándo la contraseña no es la herramienta

La contraseña oculta el documento entero. No sabe ocultar una parte.

Si de un contrato hay que quitar un número de cuenta y entregar el resto, la contraseña no ayuda: el destinatario abre el archivo y lo ve todo. De eso se encarga redact-pdf, que elimina fragmentos del contenido.

Si el documento debe estar protegido de cambios y no de lectura, queda más cerca la firma con sign-pdf: no impide abrir el archivo, pero hace visible cualquier edición posterior a la firma.

Y aparte: si has olvidado la contraseña de tu propio archivo, no se puede recuperar. El cifrado es real, lo que significa que no hay rodeo. La herramienta unlock-pdf retira la protección de un archivo cuya contraseña se conoce; no averigua una desconocida.