Cómo firmar un PDF sin imprimir ni escanear

El contrato llega para aprobación, la firma hace falta hoy y no hay una impresora a mano. La vía clásica, imprimir, firmar, escanear y devolver, se lleva media hora y estropea el documento: lo que sale es una imagen en lugar de texto, el archivo triplica su peso y la búsqueda dentro deja de funcionar.

Una firma electrónica cierra la misma tarea en un minuto y, más importante, no convierte el documento en una fotografía.

Qué se pone realmente en el documento

Aquí conviene separar dos cosas que suelen confundirse.

La primera es la marca visible en la página: nombre de quien firma, motivo, fecha. Existe para la persona que abre el archivo y quiere ver con sus ojos quién firmó y cuándo.

La segunda es la propia firma criptográfica, incrustada en la estructura del PDF. Una persona no la ve nunca, pero el software la comprueba. Es la que responde a la pregunta de si el documento cambió después de firmarse.

El servicio aplica ambas. La firma es real, PKCS#7 en el perfil PAdES, y no un rectángulo con texto dibujado sobre la página. La diferencia es de fondo: una imagen se falsifica en cualquier editor en un minuto, mientras que una firma criptográfica se rompe si cambia un solo byte del archivo.

Por qué Acrobat no mostrará una marca verde

Es más honesto decirlo de entrada, porque si no el resultado desconcierta.

La firma se aplica con el certificado del propio servicio, y ese certificado es autofirmado. No construye una cadena de confianza hasta una autoridad raíz que Acrobat o tu sistema corporativo reconozcan. Por eso, al abrir el documento no verás una marca verde de «firma válida», sino un mensaje del tipo «no se ha verificado la identidad del firmante».

Qué funciona y qué no:

Es exactamente la firma que encaja en aprobaciones internas, actas entre contrapartes conocidas, el envío de una maqueta para el visto bueno. No sustituye a una firma electrónica cualificada allí donde la ley exige precisamente esa: presentación de declaraciones, licitaciones, actos registrales. Para eso hace falta un certificado de una autoridad acreditada, y ninguna herramienta en línea puede emitirlo.

Los campos de la firma

Se rellenan tres campos de texto, y los tres van a las propiedades de la firma, no solo a la marca visible.

Nombre del firmante. Por defecto se pone un valor técnico, así que hay que reemplazarlo. Si el documento sale hacia fuera, usa el nombre completo tal como figura en el propio contrato, no una abreviatura.

Motivo. Por defecto está un neutro «Approved». El campo tiene contenido: dice qué significa la firma. «Aprobado con comentarios» y «Aprobado para publicación» son cosas distintas, y al destinatario le conviene ver cuál.

Lugar. Opcional, una ciudad o una dirección. Se deja vacío más a menudo de lo que se rellena, pero para documentos donde importa la jurisdicción ahorra una pregunta aparte.

Dónde se coloca la marca

Hay un límite que conviene conocer de antemano: la marca siempre cae en la última página del documento. No se puede elegir la página tres de catorce. Solo se fija la posición dentro de esa última página, y se hace sobre la vista previa, no con números.

Dentro de la página, colócala donde se espera una firma: en el bloque de datos, junto al espacio reservado para firmar. Una marca en mitad del texto queda descuidada y a veces tapa contenido.

La marca en sí no es una imagen sino texto real seleccionable, superpuesto a la página sin destruirla. La fecha la pone el servicio, no hay que escribirla. El mismo nombre, motivo y lugar quedan además en las propiedades del documento, de modo que los lee un programa y no solo el ojo humano. El autor y el asunto originales del documento no se sobrescriben.

Si el documento tiene varios espacios para firmas, recuerda que el archivo lleva de todos modos una sola firma criptográfica que cubre el documento entero. Varias marcas visibles no significan varias firmas, y colocarlas en sitios distintos tampoco es algo que la herramienta ofrezca.

Los textos largos se cortan

Un detalle práctico con el que tropiezan los nombres largos de organizaciones.

La marca visible es un bloque de tamaño limitado, y el texto que no cabe se corta. El servicio avisa de que la leyenda se acortó, así que no pasará inadvertido, pero es mejor no llegar a eso.

Quien más sufre es el campo de motivo, porque invita a una formulación desarrollada. «Aprobado en cuanto al alcance de los trabajos, salvo la cláusula 4.2» no cabrá en la marca. Si la salvedad importa, su sitio está en el texto del documento o en la carta de acompañamiento, y en el motivo de la firma una fórmula corta.

Con los nombres de personas jurídicas largos ocurre lo mismo. Aquí ayuda que el nombre va no solo a la imagen sino a las propiedades de la firma: en el panel de firmas se ve entero aunque en la página aparezca acortado.

Si llega el aviso de corte y no quieres cambiar el texto, amplía el área de la marca al colocarla. En un bloque de datos vacío suele sobrar sitio.

Si el documento tiene campos para rellenar

El orden importa aquí, y es fácil invertirlo.

Primero se rellenan los campos, después se firma. Al revés, rellenar los campos cuenta como modificar un documento ya firmado, y la firma deja de ser válida.

Los campos se rellenan con pdf-filler, y solo cuando todos los datos están puestos y comprobados el documento pasa a la firma. Lo mismo vale para cualquier otra edición: la firma siempre va la última.

Paso a paso

1. Abre sign-pdf y sube el documento. 2. Sustituye el nombre del firmante por el real. 3. Escribe un motivo con sentido en lugar del valor por defecto. 4. Coloca la marca en el bloque de datos. 5. Descarga el resultado y ábrelo para comprobar tanto el aspecto de la marca como el panel de firmas.

El quinto paso no es una formalidad. En el panel de firmas es donde se ve si la firma criptográfica se aplicó o si en el archivo quedó solo la marca visible.

Si la firma no se aplicó

Puede ocurrir, y el servicio lo dice claramente en lugar de aparentar que todo está bien.

Cuando la firma criptográfica no está disponible por algún motivo, el documento vuelve igualmente con la marca visible, pero con un aviso honesto: la marca está, el documento no se firmó criptográficamente y su integridad no se puede verificar.

Tómatelo en serio. Ese archivo parece firmado pero en el fondo es un PDF corriente con una imagen encima. Para correspondencia interna puede valer; para enviarlo a una contraparte no.

Qué no hay que hacer

No imprimas ni escanees. Un documento impreso y escaneado pierde su capa de texto: la búsqueda no funciona, no se pueden copiar los datos y pesa varias veces más. Y una fotografía de una firma no tiene más fuerza probatoria que una marca electrónica, y a menudo tiene menos.

No pegues una imagen de la firma con un editor de fotos. Es el método más extendido y da el peor resultado posible: el documento parece firmado mientras no existe ningún vínculo verificable entre la firma y el contenido.

No firmes un documento que todavía va a cambiar. Cualquier edición posterior a la firma la anula, y habrá que firmar de nuevo. Primero la versión final, después la firma, y si además hay que proteger el archivo de cambios, protect-pdf va encima de la firma.