Comment créer un formulaire PDF remplissable à partir d’un document

Dans l’éditeur PDF, placez des champs sur le formulaire vierge, donnez-leur des noms clairs et laissez « Garder les champs de formulaire interactifs » activé. Téléchargez ensuite le PDF et testez la saisie dans le lecteur du destinataire.

Si votre PDF comporte des lignes vides pour les réponses, ouvrez l’outil Modifier le PDF et placez de vrais champs de formulaire sur ces lignes. Le fichier téléchargé doit permettre au destinataire de saisir ses réponses et de les enregistrer. Taper du texte ordinaire sur une ligne vide ne suffit pas : ce texte devient la réponse de l’auteur, pas un champ pour la personne suivante.

Les étapes s’appuient sur l’exemple d’une fiche de participant : nom, commentaire, mode de présence (sur place ou à distance), une case d’accord pour la lettre d’information et un service choisi dans une liste.

Finaliser la mise en page avant de poser les champs

Terminez d’abord les titres, les consignes et l’emplacement des questions. Les champs se posent par-dessus la page et ne suivent pas le texte : si vous retravaillez ensuite le document source dans Word et réenregistrez le PDF, il faudra replacer les champs. Prévoyez assez de place pour les noms et adresses longs. Une ligne courte qui suffit sur papier est souvent trop étroite pour une saisie électronique.

Avant de commencer, regardez si le fichier contient déjà des champs ; l’éditeur les affiche sur la page. Un nouveau champ ne peut pas reprendre le nom d’un champ existant, sinon il est signalé par « Le document a déjà un champ portant ce nom. ». Votre fichier d’origine n’est pas modifié : le résultat se télécharge sous forme de PDF distinct. Donnez-lui un nom explicite dans « Nom du fichier de sortie », par exemple `fiche-participant-remplissable`, pour ne pas envoyer par erreur la feuille vierge à la place du formulaire.

Où trouver les outils de champs

Importez le PDF sur la page de l’outil et attendez l’ouverture de l’éditeur. Le panneau latéral contient un bloc « Champs de formulaire » avec quatre boutons à icône. Le nom de chacun s’affiche au survol : « Champ de texte », « Case à cocher », « Bouton radio » et « Liste déroulante ». Choisissez un type, puis faites glisser sur la page pour dessiner un champ à la taille voulue, ou cliquez simplement pour en placer un de taille habituelle. Une fois ce type de champ terminé, cliquez sur « Terminé » ou de nouveau sur le même bouton.

Les nouveaux champs reçoivent des noms provisoires comme `Text1`, `Check1`, `Group1` et `Dropdown1`. Mieux vaut les remplacer tout de suite par des noms parlants. Un clic sur un champ ouvre ses propriétés, et le titre du panneau indique son type, par exemple « Champ · texte ».

Choisir le bon type de champ

Pour le nom, utilisez un champ de texte. Pour le commentaire, activez « Plusieurs lignes » dans les propriétés et agrandissez le cadre en hauteur, sinon une longue réponse déborde. Une case à cocher convient à un choix isolé et indépendant, comme l’accord pour la lettre d’information. Un groupe de boutons radio sert quand il faut retenir une seule option parmi plusieurs : présence sur place ou à distance. Une liste déroulante propose des noms de service déjà rédigés, si bien que personne ne les écrit à sa façon.

Alignez chaque champ sur le libellé de sa question. Le destinataire ne voit qu’un cadre, et sa position doit indiquer clairement à quelle question il correspond.

Donner des noms parlants aux champs

Le nom du champ identifie la réponse à l’intérieur du PDF. Choisissez des noms clairs sans point, par exemple `participant_name` et `department` ; l’éditeur refuse le point. Les widgets de même nom forment un seul champ, et ce qui est saisi dans l’un apparaît dans les autres. C’est pratique quand le nom de famille doit se répéter sur chaque page. Mais si deux questions différentes partagent un nom par erreur, la réponse sera dupliquée. Le bouton « Faire de ce widget un champ à part » supprime ce lien.

Pour un groupe radio, placez le premier bouton, puis cliquez sur « Ajouter un autre bouton à ce groupe » dans ses propriétés. Chaque bouton du groupe a sa propre « Valeur lorsqu’il est actif » : l’éditeur inscrit `Option1`, `Option2`, etc., et vous les remplacez par `onsite` et `remote`. Pour une liste déroulante, la zone « Entrées » contient déjà les exemples `Option 1`, `Option 2` et `Option 3`. Supprimez-les et saisissez vos services, un par ligne. La « Valeur » de départ doit correspondre à l’une des entrées ou rester vide.

Régler les propriétés sans créer d’obstacles

Les propriétés comportent les cases « Obligatoire » et « Lecture seule ». Laissez « Lecture seule » décoché partout où vous attendez une réponse, sinon le destinataire ne pourra rien saisir. Un indicateur obligatoire ne remplace pas la vérification des formulaires reçus : son effet dépend du lecteur, et un champ rempli ne prouve pas que la réponse est juste.

Un champ de texte possède le réglage « Taille du texte, pt (0 = ajuster à la zone) » : à zéro, la police s’adapte à la hauteur du cadre. Le réglage « Texte le plus long (caractères) » limite la longueur de la réponse, et zéro signifie aucune limite. Essayez une réponse longue mais réaliste. Si elle est coupée, agrandissez le champ ou revoyez la limite.

Définir l’ordre de passage avec Tab

Sous les boutons des types de champ se trouve la liste « Champs de cette page », avec la mention « L’ordre de passage avec Tab ». Les lignes suivent l’ordre dans lequel le curseur passera d’un champ à l’autre. Les flèches vers le haut et vers le bas à droite de chaque ligne (intitulées « Plus tôt » et « Plus tard ») déplacent un champ d’une position. En bas des propriétés du champ sélectionné, vous lisez par exemple « Position 2 sur 5 dans la page ».

Par défaut, chaque nouveau champ s’ajoute en fin de liste, donc l’ordre se brouille si vous avez posé les champs dans le désordre. L’ordre se règle page par page : sur une fiche de plusieurs pages, passez-les toutes en revue.

Garder les champs interactifs et télécharger le fichier

Dès que le premier champ existe, la case « Garder les champs de formulaire interactifs » apparaît près de « Nom du fichier de sortie », et l’éditeur l’active lui-même. Ne la décochez pas : sans elle, les champs sont intégrés à la page et le résultat n’est plus un formulaire remplissable. Si elle est tout de même décochée, le bloc des champs vous en avertit.

Quand un champ pose problème, le bloc affiche la liste « À corriger avant d’appliquer » : nom vide, point dans le nom, nom déjà présent dans le document, deux boutons d’un groupe avec la même valeur ou valeur de départ absente des entrées. Tant que cette liste n’est pas vide, les modifications ne peuvent pas être appliquées. Un clic sur un nom de la liste sélectionne le champ concerné. Cliquez ensuite sur « Appliquer les modifications » et téléchargez le PDF qui apparaît en dessous.

Tester le formulaire dans le lecteur du destinataire

Ouvrez le PDF téléchargé dans le programme qu’utilisera le destinataire. Saisissez un nom, changez de bouton radio, cochez la case, choisissez une entrée de la liste et parcourez les champs avec Tab. Enregistrez une copie remplie, fermez-la et rouvrez-la. Vérifiez que les réponses sont conservées et qu’elles apparaissent à l’impression.

Tapez aussi une réponse d’essai dans la langue et l’alphabet de vos destinataires. Les valeurs que vous saisissez à l’avance dans l’éditeur sont dessinées avec une police intégrée, mais pour le texte que tape le destinataire, le fichier indique la police standard Helvetica, et certains lecteurs peuvent ne pas afficher les caractères qu’elle ne contient pas. Si vos destinataires écrivent dans un autre alphabet, essayez deux ou trois programmes avant l’envoi. Pour remplir un formulaire terminé, consultez l’article Remplir un formulaire PDF en ligne.

L’éditeur n’ajoute ni calcul automatique, ni contrôle du format de saisie, ni bouton d’envoi. Organisez séparément le retour des réponses, par exemple en demandant de renvoyer le fichier rempli par e-mail.