Remplir un formulaire PDF en ligne

On vous envoie un questionnaire en PDF et on vous demande de le renvoyer rempli. La suite dépend entièrement de ce qui vous a été envoyé : deux documents identiques à l'écran se traitent avec des outils différents, et une bonne part des tentatives ratées commence par le mauvais choix.

Un formulaire et la photo d'un formulaire sont deux documents différents

Dans un PDF, un formulaire remplissable est une structure à part : le document porte une liste de champs, et chaque champ a un nom, un type et des coordonnées sur la page. Ces fichiers sortent de Word avec les contrôles de contenu activés, de générateurs de formulaires et d'exports depuis des systèmes de gestion.

Un imprimé passé au scanner n'a pas cette structure. C'est une page de pixels où les lignes et les cases sont dessinées exactement comme les lettres.

pdf-filler ne travaille qu'avec le premier type. Il ne peint pas de texte par-dessus la page et ne devine pas où se trouve une ligne dans une image : il écrit des valeurs dans des champs que le document possède déjà. S'il n'y en a aucun, la liste le dit franchement, et l'exécution renvoie le fichier intact, une copie exacte et non une erreur.

Pour le second type il y a edit-pdf, où un bloc de texte se pose à n'importe quel endroit de la page. Les mentions et marques posées sur un document déjà fini relèvent d'annotate-pdf.

Déterminer lequel vous avez va plus vite que d'en raisonner : chargez le fichier et regardez si une liste de champs apparaît.

Pourquoi la liste affiche `applicant_surname_1` et non « Nom »

Les champs sont lus dans votre navigateur, avant tout envoi du fichier au traitement. Chaque champ trouvé occupe une ligne avec deux indications : le nom du champ et le numéro de la page où il se trouve.

Le nom affiché est celui que l'auteur du formulaire lui a donné. L'infobulle qu'une personne voit au survol dans une visionneuse ordinaire n'est pas utilisée du tout. La ligne correspondant à la case intitulée « Nom » peut donc s'afficher comme `applicant_surname_1`, `txtLastName` ou `f1_04[0]`.

Restent deux appuis pour la correspondance : le numéro de page et l'ordre. Les champs apparaissent dans l'ordre où ils sont enregistrés dans le document, qui suit, dans un imprimé soigneusement construit, l'ordre de lecture de haut en bas. Garder le PDF d'origine ouvert à côté règle presque toutes les questions.

Les noms identiques au sein d'un document sont regroupés en une seule ligne. Un groupe d'options avec cinq ronds sur la page partageant un nom apparaît comme un unique contrôle listant cinq valeurs, et non comme cinq lignes.

Si l'analyse des champs échoue dans le navigateur, un avertissement remplace la liste et les paramètres ordinaires de l'outil restent utilisables : la détection des champs est un confort, pas une étape obligatoire.

Comment remplir le questionnaire

1. Ouvrez pdf-filler et chargez l'imprimé. 2. Attendez la liste des champs et confrontez-la au document par numéro de page. 3. Saisissez les valeurs. Ne touchez que les champs que vous modifiez. 4. Décidez si le formulaire doit rester modifiable, point détaillé plus bas. 5. Lancez le traitement et téléchargez le résultat. 6. Ouvrez le fichier téléchargé et relisez ce que vous avez saisi avec les yeux, pas de mémoire.

Ce dernier point n'est pas une formalité. La valeur arrive toujours dans le champ, mais elle est dessinée avec la police choisie par l'auteur du formulaire, et c'est là que vivent les surprises.

Seuls les champs touchés sont écrits

Dans le document ne partent que les champs que vous avez modifiés. Les autres conservent les valeurs qui se trouvaient déjà dans le fichier : un imprimé rempli à moitié ne se vide pas parce que vous y ajoutez deux lignes.

L'inverse vaut aussi. Ne touchez aucun champ et l'outil vous rend honnêtement une copie de l'original. La liste avertit précisément de ce cas en bas : zéro champ rempli, le PDF sera enregistré sans modification.

Ce que fait vraiment l'aplatissement des champs

L'interrupteur d'aplatissement est activé par défaut, et l'écart entre ses deux positions est plus large qu'il n'y paraît.

Activé, ce n'est pas un verrou d'édition mais une véritable fonte : après traitement la liste des champs du document est vide, et ce que vous avez saisi fait partie de la page au même titre que le texte imprimé de l'imprimé. Mesuré sur un petit questionnaire : 6559 octets avec aplatissement et pas un seul champ à l'intérieur, 6946 octets sans lui et les deux champs en place.

Désactivé, le document reçoit en plus une marque qui indique aux visionneuses de redessiner les valeurs elles-mêmes. Sans cette marque, certains programmes affichent vide un champ rempli alors que la valeur est bien dans le fichier.

Un piège se cache ici, peu évident : l'aplatissement ne s'applique qu'avec le remplissage. Charger le formulaire vide de quelqu'un d'autre, ne rien saisir et récupérer un document figé n'arrivera pas ; le formulaire revient vivant, avec les mêmes champs. L'outil laisse volontairement tranquilles les champs que vous n'avez jamais touchés.

Correspondance stricte contre correspondance tolérante

Le second paramètre décide du sort d'un nom de champ que le document ne connaît pas. La correspondance tolérante est celle par défaut.

Depuis la liste, la différence est presque invisible : les noms viennent du document lui-même et ne peuvent pas diverger. Elle se manifeste quand un jeu de valeurs enregistré est rejoué sur un formulaire entre-temps mis à jour, dont un champ a été renommé. La tolérante livre alors un document auquel manque silencieusement une ligne, avec un avertissement qui la nomme ; la stricte ne livre rien et dit pourquoi.

Pour du traitement par lots de contrats, la seconde option revient d'ordinaire moins cher : un fichier manquant se remarque tout de suite, une ligne manquante dans le fichier se remarque chez le destinataire.

Quand la police du formulaire n'a pas de lettres pour votre alphabet

La valeur est écrite telle quelle dans le champ, mais elle sera dessinée avec la police déclarée par l'auteur du formulaire. Si c'est l'une des polices standard, son répertoire de caractères est étroit, et les lettres qui en sortent n'ont nulle part où être prises.

Vérifié sur un formulaire à police standard : la valeur `Ivanov` se relit du fichier terminé comme `Ivanov`, tandis que le même nom en cyrillique se relit comme `??????`. Rien ne casse et aucune erreur n'est signalée, car du point de vue du document tout a été écrit correctement.

Ainsi se comportent les formulaires bâtis pour un seul alphabet, et les vieux modèles administratifs également. Aucun réglage de l'outil n'y remédie : soit vous remplissez l'imprimé dans l'écriture pour laquelle il a été fait, soit vous posez le texte sur la page avec edit-pdf, où la police est votre choix.

D'où la règle pratique. Le premier formulaire que vous remplissez avec des accents ou des caractères peu courants, ouvrez-le et regardez-le ; ensuite vous pourrez travailler sur ce modèle tranquillement.

Cases, options et listes déroulantes

Une case à cocher dans un PDF n'est pas construite comme un oui ou un non. Elle a son propre nom pour l'état coché, inventé par l'auteur du formulaire : le plus souvent `Yes`, mais `On`, `1` et des noms parlants comme `Male` se rencontrent aussi.

Dans la liste, il n'y a pas à y penser : vous cochez à la souris et le bon état est repris du document. Cela compte pour qui appelle l'outil depuis du code. Les valeurs `yes`, `true`, `on`, `1` et `x` se résolvent à l'état coché, et `no`, `off`, `0` et la chaîne vide à l'état vide. Tout ce qui sort de ces listes est accepté sans broncher et laisse la case libre.

Avec les listes et les groupes d'options, c'est plus simple : les valeurs admises viennent du document, on ne peut donc choisir que ce qu'il déclare déjà.

Ce qu'il ne sera pas possible de remplir

Un document fermé par un mot de passe d'ouverture ne se traite pas ; la tâche s'arrête et réclame le mot de passe. Levez la protection avec unlock-pdf et revenez. Un mot de passe qui limite seulement l'impression ou la copie ne gêne pas le remplissage.

Si pas un seul des champs correspondants n'a pu être écrit, l'outil ne fait pas passer l'original pour un résultat : il s'arrête sur une erreur. Quand une partie des pages a fonctionné et l'autre non, vous recevez bien le fichier, accompagné d'un avertissement indiquant sur combien de pages les valeurs ont pu ne pas arriver dans les champs.

Un questionnaire terminé doit ensuite le plus souvent être signé. La signature vit dans sign-pdf : dessinée à la souris ou chargée comme image. L'ordre compte : d'abord le remplissage avec l'aplatissement activé, puis la signature, sinon l'étape de signature travaille sur un document dont les champs vivent encore et dont le contenu peut être réécrit après coup.