PDF refusé sur un portail public : que faire

Un portail administratif refuse votre PDF : ce qui est réellement contrôlé

Le formulaire d'un portail est d'ordinaire laconique : « le fichier ne répond pas aux exigences ». Les exigences, elles, vivent dans un règlement lié deux écrans plus loin, et la moitié des contrôles n'est documentée nulle part.

Voyons ce qui est réellement contrôlé, et dans quel ordre le corriger.

Les exigences qui ne figurent pas près du bouton de chargement

Les contrôles sont d'ordinaire au nombre de quatre, et le formulaire se tait sur trois d'entre eux.

Le format du fichier. Déterminé par le contenu et non par l'extension, une photographie renommée ne passe donc pas.

Le poids. Les portails tiennent des limites plus serrées que les messageries : dix mégaoctets par fichier y sont plus fréquents que vingt.

La possibilité d'extraire du texte. Beaucoup de systèmes administratifs indexent les documents entrants et exigent une couche de texte. Une numérisation non reconnue est vide pour eux.

La lisibilité des mentions. Un critère formel du règlement : le tampon, la signature et le numéro de référence doivent se distinguer à l'écran. Ce contrôle est humain, et un refus à ce titre arrive plus tard que les autres.

Résolution de numérisation : où s'arrête la lisibilité

Les règlements qui donnent des chiffres parlent en général de 200 à 300 points par pouce pour les documents à tampons. Ce n'est pas un caprice : un cachet porte de petits caractères sur son pourtour, et à basse résolution ces caractères deviennent une frange grise.

C'est là que se cache le piège qui fait refuser des fichiers déjà compressés. La compression par défaut ramène les images du document à 150 points par pouce et emploie un profil conçu pour l'écran. Pour un rapport que quelqu'un va lire, c'est largement assez. Pour un document dont on va examiner le cachet, souvent non.

Le niveau de compression détermine la dureté du traitement des images : bas vise l'impression, moyen la lecture, haut l'écran. Le profil de traitement « qualité » abaisse en outre d'un cran le niveau choisi, c'est-à-dire ménage davantage le fichier.

À savoir à part : la résolution des numérisations en noir et blanc ne descend jamais sous 150, quoi que vous régliez. C'est une protection contre la bouillie sur un trait, et elle agit indépendamment de votre consigne.

Comment préparer le document

1. Cherchez dans le règlement du portail les exigences de fichier : format, poids, résolution. C'est en général un paragraphe. 2. Mettez chaque document dans son propre fichier si plusieurs sont demandés. 3. Si une couche de texte est exigée, reconnaissez la numérisation avec ocr-pdf avant de compresser. 4. Compressez avec compress-pdf en réglant la résolution sur l'exigence et non sur la valeur par défaut. 5. Ouvrez le résultat et agrandissez le tampon à cent pour cent. Si les caractères du pourtour se lisent, le document passera. 6. Chargez le fichier et attendez le statut : une partie des contrôles a lieu après la réception.

Un document, un fichier

La consigne « chargez un seul fichier » vise presque toujours un document et non le dossier entier. Une attestation, un contrat et son annexe vont dans des champs distincts dans la plupart des règlements, et les coller en un PDF vaut un refus pour dossier incomplet.

L'erreur inverse est tout aussi fréquente : un document de plusieurs pages chargé page par page, parce que le scanner a produit des fichiers séparés. C'est précisément le rôle de merge-pdf, dans l'ordre des feuilles d'origine.

La règle est simple : les frontières entre fichiers doivent épouser les frontières entre documents, pas la manière dont le scanner les a livrés.

L'orientation des pages et ce que verra l'agent

Une catégorie de retours à part, où le fichier n'a techniquement rien d'anormal : les pages sont couchées ou à l'envers.

La raison est que la rotation dans un PDF n'est pas stockée comme un contenu pivoté mais comme une propriété distincte de la page : « afficher ceci sous tel angle ». Les programmes traitent cette propriété différemment. Votre visionneuse peut honorer la rotation et montrer la page correctement, tandis que le lecteur intégré au portail peut l'ignorer et montrer la même feuille de travers.

Contrôlez donc ailleurs que là où vous avez travaillé. Ouvrez le fichier fini dans un navigateur en le glissant dans un nouvel onglet. Le lecteur d'un navigateur se comporte au plus près de ce que font tourner les portails.

Si les pages sont réellement mal orientées, tournez-les avant la compression et non après : la compression reconstruit le document, et une passe supplémentaire n'apporte rien.

Ce que le portail voit dans le fichier en plus des pages

Le système de contrôle lit plus que l'image. Les propriétés du document voyagent avec le fichier, et il s'y trouve régulièrement du superflu.

Un titre de document hérité d'un modèle. Le nom de l'agent qui a fait la numérisation. Un chemin de dossier interne. Le nom d'une organisation étrangère à cette demande.

Aucun de ces champs n'empêche la réception, mais tous sont visibles par le destinataire. Si cela vous gêne, nettoyez les propriétés avec set-pdf-metadata et l'option d'effacement activée.

La date de création du fichier est visible elle aussi. Pour les documents où la datation compte, rappelez-vous que cette date appartient au fichier et non au document, et qu'un écart avec la date portée sur l'imprimé suscite parfois des questions.

Mots de passe et contenu actif

Deux motifs de refus tout aussi énigmatiques.

Un mot de passe propriétaire. Le document s'ouvre sans invite mais interdit de copier son texte. Un portail qui doit extraire du texte respecte formellement cette interdiction et refuse le fichier. Il se retire via unlock-pdf avec le champ de mot de passe vide : il n'y a rien à saisir.

Du contenu actif. Un PDF peut porter des scripts, des fichiers incorporés et des formulaires avec actions. Les systèmes administratifs rejettent ces documents en bloc, car ils n'examinent pas ce qu'il y a dedans. L'indice : le fichier est refusé instantanément, sans mention de taille ni de format.

Les deux se soignent pareillement : tout traitement reconstruit le document de zéro, et le contenu actif ne passe pas dans le résultat.

Quand le portail refuse sans expliquer

Quand le message ne sert à rien, passez les causes par ordre de probabilité.

Contrôlez le poids. C'est la cause la plus fréquente et la seule visible immédiatement.

Contrôlez si le fichier s'ouvre sans mot de passe et si l'on peut y sélectionner du texte. Deux secondes, et deux classes de refus disparaissent.

Contrôlez qu'il n'y a qu'un document dans le fichier. La complétude est vérifiée à part du format, et un refus à ce titre a la même allure.

Reconstruisez le fichier. Une passe par la compression, ou une fusion du fichier avec lui-même, donne un document réassemblé sans bizarreries héritées. Cela aide plus souvent qu'on ne croit, car bien des refus viennent de particularités structurelles invisibles à l'oeil.

C'est seulement après cela qu'il vaut la peine d'écrire au support du portail : à ce stade, vous pourrez dire exactement ce que vous avez déjà vérifié.