PDF bloqué sur le portail d'admission : que faire

Le dossier pour l'université : le monter pour qu'il soit accepté

Une candidature universitaire se distingue d'un formulaire ordinaire sur un point : les documents sont nombreux, chacun a ses exigences, et après la date limite rien ne se corrige. Un refus coûte ici davantage que dans n'importe quelle autre situation de chargement.

Traitons le montage du dossier comme une tâche au résultat vérifiable.

Le dossier est une liste d'exigences, pas un dossier de fichiers

La première erreur, et la plus coûteuse, consiste à tout mettre dans un PDF parce qu'« on demandait des documents ». Les exigences sont en général plusieurs, chacune avec son champ dans le formulaire, et un dossier collé se voit refuser pour incomplétude.

Une règle de départ commode : les frontières entre fichiers doivent épouser les frontières entre documents de la liste d'exigences. Le diplôme et son relevé de notes forment soit un document, soit deux, et c'est la rédaction de l'exigence qui en décide, pas votre confort.

L'erreur inverse est tout aussi fréquente : un relevé de notes de quatre feuilles chargé en quatre fichiers, parce que le scanner les a livrés séparément. C'est précisément le rôle de merge-pdf : un document doit arriver en un fichier.

Si l'exigence dit « en un seul fichier » et énumère plusieurs documents, l'ordre à l'intérieur est d'ordinaire précisé lui aussi. Suivez-le à la lettre : la commission lit le dossier contre la liste.

Les limites de pages et comment les tenir

Beaucoup d'exigences comportent un plafond : une lettre de motivation de deux pages au plus, un portfolio de vingt au maximum, un CV sur une feuille.

Ne confondez pas ici deux limites distinctes. Une limite de pages n'a rien à voir avec le poids du fichier, et la compression ne la résout pas : un document compressé pèse moins et contient exactement le même nombre de pages.

Les pages en trop se retirent par sélection. extract-pages monte un fichier neuf à partir des seules feuilles voulues, ce qui est le bon geste quand un gros portfolio doit devenir une sélection.

Vérifiez le résultat au compteur de pages des propriétés du document et non en faisant défiler. Une page de garde, un verso blanc et une page de sommaire comptent comme les autres, et ce sont justement elles qui font sortir un dossier de la limite.

Comment monter le dossier

1. Écrivez la liste des exigences en colonne : une exigence, une ligne. 2. Montez chaque document dans son propre fichier, en fusionnant les pages de ce document. 3. Ramenez la longueur au plafond annoncé par sélection de pages. 4. Reconnaissez les numérisations avec ocr-pdf si le système d'admission cherche à travers les documents. 5. Nettoyez les propriétés des fichiers. 6. Compressez avec compress-pdf en dernier. 7. Reparcourez la liste d'exigences en associant à chaque ligne un fichier terminé.

Des documents en plusieurs langues dans un même dossier

Une candidature internationale contient presque toujours des paires : un document original et sa traduction.

La façon de les déposer dépend de la rédaction de l'exigence. S'il n'y a qu'une exigence et qu'elle parle d'un document avec traduction, réunissez-les dans un fichier, dans l'ordre original puis traduction. S'il y a deux exigences, gardez deux fichiers.

Une traduction assermentée ne doit pas être reconstruite du tout. Elle se numérise en entier, avec la mention du traducteur, le tampon et la reliure, car ce sont ces éléments qui la rendent assermentée. En extraire « juste le texte » n'est pas une option.

Une note à part sur la reconnaissance de texte dans les documents en d'autres langues. Un jeu anglais et un jeu russe sont disponibles. L'écriture latine est reconnue par l'anglais, mais les signes diacritiques se perdent : les textes en français, allemand, espagnol ou portugais comporteront des erreurs dans les accents. Pour un document que lit une personne cela n'a pas d'importance ; pour un système qui compare un nom exact, cela peut en avoir.

La date limite et la version chargée

Une catégorie d'ennuis à part, où le document est le bon et où c'est la mauvaise version qui est partie.

Les fichiers de candidature vivent dans un dossier sous des noms du genre « motivation_final », « motivation_final2 », « motivation_final_ok ». La veille au soir de l'échéance, le mauvais est choisi, et le formulaire rend cela impossible à repérer : il affiche un nom de fichier, pas son contenu.

Un geste simple aide : après le chargement, retéléchargez le fichier depuis le formulaire et ouvrez-le. C'est la seule façon de voir de vos yeux ce que le système a réellement pris. Cela coûte une minute et supprime toute une classe de catastrophes.

Deuxième règle de l'échéance : ne compressez pas le dossier dans la dernière heure. La compression modifie le fichier, et il ne reste plus le temps de contrôler. Réglez le poids la veille et consacrez le dernier jour au seul chargement.

Ce que la commission voit en plus du contenu

Les propriétés du document voyagent avec le fichier et se voient dans n'importe quelle visionneuse. Dans les candidatures étudiantes, il s'y trouve régulièrement du superflu.

Un titre de document hérité d'un modèle téléchargé sur un site quelconque. Un nom d'auteur venu des réglages de l'éditeur, parfois étranger si le fichier n'est pas de vous. Un titre interne du genre « lettre pour la fac tentative 3 ».

Aucun de ces champs n'influe sur l'admission, mais tous sont lus par la commission. Ils s'enlèvent via set-pdf-metadata avec l'option d'effacement activée, et le bon moment se situe juste avant la compression finale.

Le portfolio et son poids

Le portfolio est la seule partie du dossier où le poids devient d'ordinaire un problème : ce sont des images, et elles sont nombreuses.

L'ordre est le même que partout : atteindre d'abord le nombre de pages exigé, reconnaître ensuite si besoin, et ne compresser qu'à la fin. La compression en dernier parce que tout traitement postérieur regonfle le fichier.

Si après compression le portfolio n'entre toujours pas dans le poids, baisser encore la qualité est généralement une erreur : les travaux cessent d'être lisibles, et ce sont les travaux que l'on évalue. Le geste sensé consiste à raccourcir la sélection, en gardant moins de pièces en meilleure qualité.

Des noms de fichiers qu'un humain lira

Un formulaire montre d'ordinaire à la commission le nom sous lequel le fichier a été chargé. C'est le seul endroit du dossier où vous parlez directement à une personne, et le gaspiller en `scan_0043.pdf` est dommage.

Un schéma raisonnable est nom de famille, type de document, langue : `Ivanov_diplome_fr.pdf`, `Ivanov_releve_ru.pdf`. Il se lit sans ouvrir le fichier, se trie alphabétiquement dans le bon ordre et ne contient rien qui puisse casser en passant d'un système à l'autre.

Ce qu'il vaut mieux éviter : les espaces et les caractères non latins dans les noms si la candidature est internationale. Ils sont formellement permis, mais certains systèmes réencodent ces noms à l'export, et au lieu d'un patronyme la commission voit une suite de symboles. La règle n'est pas stricte, mais la suivre coûte moins cher que de s'expliquer ensuite.

Les points à l'intérieur du nom sont superflus eux aussi : `Ivanov.diplome.final.pdf` se voit tronqué au premier point dans certains systèmes.

Le contrôle avant l'envoi

Trois choses, chacune de moins d'une minute.

Le compteur de pages dans les propriétés de chaque fichier face au plafond des exigences.

L'ouverture de chaque fichier dans un navigateur plutôt que dans le programme où vous avez travaillé : le lecteur d'un navigateur est au plus près de ce que font tourner les systèmes d'admission, et il traite les rotations de page autrement.

La confrontation de la liste d'exigences aux noms des fichiers chargés. Non pas au contenu de votre dossier, mais à ce qu'affiche le formulaire après le chargement.