Comment imprimer une présentation avec 2 ou 4 diapositives par feuille

Pour la lisibilité, choisissez 1 diapositive par page ; pour économiser le papier, 4. Le mode 2 donne des diapositives un peu plus grandes que le mode 4, sur une page portrait, mais deux fois plus de feuilles. N’incluez pas les notes.

Préparer en PDF le support distribué lors d’un cours ou d’une réunion est pratique : on peut ensuite l’imprimer depuis n’importe quel ordinateur. Ouvrez PowerPoint en PDF : l’outil propose le réglage « diapositives par page » avec les valeurs 1, 2 et 4. Voici ce qui arrive réellement aux diapositives dans chaque mode, comment choisir le bon et comment contrôler le résultat avant d’imprimer tous les exemplaires.

Si PowerPoint est installé, vous pouvez aussi imprimer le support directement depuis le logiciel ; cette méthode fait l’objet d’une section plus bas. Notre outil sert lorsque PowerPoint n’est pas à portée de main : sur l’ordinateur de quelqu’un d’autre, sur une tablette, ou quand la présentation vous est arrivée sous forme de fichier et qu’une autre personne l’imprimera.

Ce que font vraiment les modes 1, 2 et 4

La page PDF n’est pas une feuille A4 : elle a la taille de la diapositive. En modes 1 et 4, elle est en paysage ; en mode 2, elle est tournée en portrait. Les diapositives ne sont jamais étirées, seulement réduites.

• 1 : la diapositive occupe toute la page. C’est la variante la plus grande.
• 4 : une grille 2 × 2 ; chaque diapositive est réduite de moitié en largeur et en hauteur.
• 2 : deux diapositives empilées sur toute la largeur d’une page portrait. Une diapositive 16:9 est réduite à 0,5625, avec des bandes vides au-dessus et au-dessous ; une 4:3, à ≈0,667, remplissant presque toute la feuille.

L’essentiel : en mode 2, les diapositives sont un peu plus grandes qu’en mode 4 (d’un huitième en 16:9, d’un tiers en 4:3), mais le papier double. Une présentation de dix diapositives donne 10, 5 ou 3 pages PDF ; en mode 4, la dernière page porte deux diapositives et une moitié inférieure vide.

Pour fixer les idées, ajustez une page PDF avec une diapositive 16:9 sur une feuille A4 (portrait pour le mode 2, paysage pour les modes 1 et 4). La diapositive s’imprime sur environ 28 cm de large en mode 1, 16 cm en mode 2 et 14 cm en mode 4. Une légende de graphique en 12 pt ressemblera à du 10, 5,5 et 5 pt. Un texte aussi petit se lit difficilement.

Choisir le mode selon l’usage

Choisissez 1 si les participants vont étudier les diapositives : tableaux denses, graphiques aux légendes fines, formules, schémas annotés. C’est le seul mode où la diapositive imprimée est plus grande que dans les autres.

Choisissez 4 si le support sert à suivre l’exposé : grands titres, idées brèves, illustrations sans détails fins. Il consomme quatre fois moins de papier que le mode 1.

Le mode 2 est un compromis : moitié moins de papier que le mode 1, une diapositive un peu plus grande qu’en mode 4. En 16:9, il reste de la place au-dessus et au-dessous de chaque diapositive pour écrire. Il ne sauve pas les petites légendes.

Si la présentation mêle de grandes diapositives à puces et un ou deux tableaux denses, ne sacrifiez pas la lisibilité de l’ensemble. Imprimez la partie principale par quatre et les tableaux en annexe séparée, avec une diapositive par page.

Pas à pas : le support en PDF

1. Enregistrez la présentation au format .pptx. Avec un ancien fichier .ppt, les réglages de disposition ne s’appliquent pas (voir plus bas). 2. Ouvrez l’outil et chargez le fichier. 3. Dans « diapositives par page », choisissez 1, 2 ou 4 selon les règles de la section précédente. 4. Laissez désactivé l’interrupteur « Inclure les notes du présentateur ». Il est désactivé par défaut. 5. Lancez la conversion, lisez les éventuels avertissements et téléchargez le PDF. 6. Renommez le fichier pour que le mode apparaisse dans son nom, par exemple atelier-support-4.pdf.

Vérifiez tout de suite le nombre de pages : le nombre de diapositives divisé par 4 (ou par 2), arrondi au supérieur. S’il y a plus de pages que prévu, les notes sont presque certainement activées.

Pourquoi ne pas inclure les notes dans le support

L’interrupteur « Inclure les notes du présentateur » ne place pas le texte des notes sous chaque diapositive. Il ajoute à la fin du PDF des pages de commentaires séparées, en portrait, une par diapositive, après toutes les diapositives. Chacune de ces pages contient une copie réduite de la diapositive et, en dessous, le texte de la note.

En mode 1, le nombre de pages double : dix diapositives deviennent vingt pages. En modes 2 et 4, les pages de notes vont dans les mêmes cases que les diapositives, sur une feuille dont la forme dépend de la première diapositive. En mode 2, une feuille reçoit deux pages de notes en portrait, réduites d’un tiers (de moitié en 4:3) ; en mode 4, quatre, encore plus petites. Les diapositives réapparaissent en tout petit et les notes deviennent presque illisibles. Si le nombre de diapositives est impair, la première page de notes partage en mode 2 la feuille de la dernière ; en mode 4, s’il n’est pas multiple de quatre.

Si vous avez besoin des notes pour votre propre présentation orale, créez un PDF séparé : une diapositive par page, notes activées. Dans la fenêtre d’impression, sélectionnez uniquement les pages qui suivent les diapositives ; pour dix diapositives, les pages 11–20. Sachez que l’export des notes n’est pas toujours disponible. S’il échoue, la tâche se termine avec un avertissement et le PDF ne contient que les diapositives.

Un ancien fichier .ppt est converti tel quel : la disposition et le réglage des notes sont ignorés, et un avertissement le signale. Enregistrez une copie .pptx dans un logiciel capable d’ouvrir la présentation, puis relancez la conversion. Changer seulement l’extension ne modifie pas le format.

Imprimer le support depuis PowerPoint

Si PowerPoint est disponible, il propose ses propres mises en page de documents à distribuer. Allez dans Fichier → Imprimer, cliquez sur « Diapositives pleine page » dans les paramètres et choisissez le nombre de diapositives par feuille dans la section « Documents ». PowerPoint empile lui aussi deux diapositives sur une feuille portrait, mais c’est du papier, pas une page de la taille de la diapositive. La disposition à trois diapositives ajoute des lignes pour les notes à droite.

La même fenêtre permet de choisir une imprimante PDF et d’obtenir le support sous forme de fichier. Notre outil est la solution lorsque PowerPoint manque, ou quand il vous faut un seul PDF que tout le monde imprimera de la même façon.

Vérifiez le PDF avant l’impression

Sur une page, les diapositives se suivent de gauche à droite et de haut en bas. En mode 4, la septième diapositive se retrouve en page deux, en bas à gauche : le numéro de page PDF ne correspond donc pas au numéro de diapositive. Parcourez le fichier et comparez les titres : premières diapositives, changements de page et fin de la présentation.

Ouvrez la page contenant le tableau ou le schéma le plus dense à 100 %. Si les légendes sont à peine lisibles à l’écran, elles ne le seront pas davantage sur papier. Une dernière page incomplète en mode 4 est normale ; ne la supprimez pas, elle porte les dernières diapositives.

Réglez l’impression et imprimez une feuille de test

Dans la fenêtre d’impression, gardez une page PDF par feuille. Appliquer de nouveau « plusieurs pages par feuille » réduirait une seconde fois des diapositives déjà réduites. Choisissez l’orientation automatique ou celle des pages du PDF : paysage en modes 1 et 4, portrait en mode 2. Sinon, tout rétrécit d’un tiers environ. Réglez l’échelle pour ajuster la page à la feuille. Pour une impression recto verso de pages en paysage, il faut en général retourner sur le bord court ; testez sur deux feuilles.

Imprimez une feuille avec le tableau le plus dense et lisez-la à bout de bras. Si vous devez rapprocher la feuille de vos yeux, revenez au mode 1 pour ces diapositives. Avant de lancer tout le tirage, vérifiez le nombre d’exemplaires dans le pilote de l’imprimante et la présence de la dernière page.

Si la présentation doit être envoyée par e-mail ou lue à l’écran plutôt qu’imprimée, une diapositive par page convient mieux. Les détails figurent dans l’article sur PowerPoint en PDF pour le partage. Pour l’impression, n’appliquez le mode choisi à tout le tirage qu’une fois la feuille de test lisible sans effort.