Convertir PowerPoint en PDF pour l’envoyer

Pour un envoi, gardez une diapositive par page et laissez les notes désactivées si le destinataire n’a besoin que des diapositives. Donnez un nom clair, vérifiez polices et liens, et compressez un PDF trop lourd.

Ouvrez PowerPoint en PDF quand une présentation doit partir chez un collègue, un client ou un enseignant. Le destinataire ouvre le PDF sans PowerPoint, sur son téléphone ou dans un navigateur, et voit les diapositives telles que vous les avez vérifiées. Le texte du résultat reste du texte : on peut le sélectionner et le retrouver avec la recherche.

Ce guide porte sur l’envoi et la lecture à l’écran. S’il vous faut des documents imprimés avec deux ou quatre diapositives par feuille, consultez le guide consacré à l’impression des présentations. Gardez le fichier PowerPoint : dans le PDF, vous ne pourrez plus corriger un chiffre ni montrer une animation.

Préparer la présentation avant l’envoi sur le site

Parcourez les diapositives dans l’ordre et vérifiez les dates, les noms et les chiffres définitifs. Retirez les diapositives de travail, les commentaires destinés aux collègues et les remarques de brouillon écrites sur les pages. Laisser les notes désactivées ne masque pas une information déjà saisie dans une zone de texte ou collée en capture d’écran.

Les diapositives masquées sont ignorées lors de la conversion. Si le destinataire a besoin de l’une d’elles, affichez-la de nouveau dans PowerPoint et enregistrez le fichier. L’inverse vaut aussi : une diapositive de brouillon qui ne doit pas parvenir au destinataire est plus sûrement supprimée de la copie que simplement masquée.

L’outil accepte le PPTX et l’ancien PPT. Avec l’ancien format, les options ne s’appliquent pas : le fichier est converti tel quel et, si vous avez modifié les réglages, l’avertissement « Les anciens formats de fichier (.doc/.ppt/.xls) sont convertis tels quels… » s’affiche. Pour maîtriser la disposition et les notes, ouvrez la présentation dans PowerPoint et enregistrez-la au format PPTX. Renommer l’extension ne change pas le format.

Le service n’accepte pas une présentation protégée par un mot de passe à l’ouverture : le téléversement échoue avec une erreur de format de fichier. Retirez le mot de passe dans PowerPoint : Fichier → Informations → Protéger la présentation → Chiffrer avec mot de passe (File → Info → Protect Presentation → Encrypt with Password), videz le champ du mot de passe, enregistrez une copie et téléversez-la.

Quels réglages choisir pour un envoi

Le bloc des réglages compte trois champs. « Diapositives par page » vaut 1 par défaut, et pour un envoi il faut le laisser ainsi. Chaque page du PDF reprend les proportions de la diapositive : sur un écran d’ordinateur ou un téléphone tenu à l’horizontale, la diapositive remplit la fenêtre et les petites légendes des graphiques restent lisibles au zoom normal.

Les valeurs 2 et 4 servent à l’impression. Avec 2, la feuille pivote : deux diapositives larges se placent l’une au-dessus de l’autre sur une page en portrait et sont réduites à 56 % de leur largeur et de leur hauteur au format 16/9, ou aux deux tiers en 4/3. Avec 4, la feuille reste à l’horizontale comme la diapositive, et chaque diapositive est réduite à la moitié de sa largeur et de sa hauteur. « 2 » donne donc des diapositives plus grandes que « 4 », mais plus petites qu’une seule par page. Le guide d’impression détaille la disposition. Elle n’allège pas non plus le fichier : l’essentiel du poids vient des images, qui restent dans le PDF quel que soit le nombre de diapositives par page.

Vous pouvez remplir « Nom du fichier de sortie » dès le départ. Si vous le laissez vide, le résultat s’appellera `powerpoint_to_pdf_<nom du fichier source>.pdf`. Pour un e-mail, un nom court avec une date ou une version convient mieux, par exemple « rapport-T3-v2 ». Laissez « Inclure les notes du présentateur » désactivé si le destinataire n’a besoin que des diapositives, puis cliquez sur « Traiter le fichier ».

À quoi ressemblent les notes dans le PDF

Les notes ne sont pas incluses par défaut. Si vous activez « Inclure les notes du présentateur », elles n’apparaissent pas sous chaque diapositive. Toutes les diapositives viennent d’abord, puis, après la dernière, le PDF ajoute des pages de notes séparées au format portrait : en haut de chacune, la diapositive réduite, en dessous, le texte de sa note. Le nombre de pages double : douze diapositives donnent vingt-quatre pages.

Ce format est utile quand le destinataire lit la présentation sans votre intervention orale et que les notes expliquent les diapositives. Relisez-les tout de même avant l’envoi : on y laisse souvent des rappels pour soi qui ne sont pas destinés à d’autres.

Ne combinez pas les notes avec 2 ou 4 diapositives par page. Les pages de notes suivent les diapositives dans la même grille, et les premières peuvent partager la dernière feuille de diapositives. La grille est prévue pour les diapositives, pas pour des pages de notes en portrait : avec 2 par page, le texte des notes devient une fois et demie à deux fois plus petit, avec 4 presque trois fois, et se lit mal.

Il arrive que l’export des notes échoue. Le PDF est tout de même créé, mais avec les seules diapositives, et l’avertissement « Cette version de LibreOffice n’a pas pu exporter les notes de l’intervenant… » s’affiche. Si les notes comptent, vérifiez le nombre de pages du résultat, pas seulement la présence d’un fichier.

Exemple : un rapport trimestriel avant l’envoi

Imaginons une présentation de douze diapositives : la quatrième contient un graphique des ventes avec sa légende, la dernière les coordonnées. Les étapes :

1. Enregistrez la présentation au format PPTX et terminez les modifications en cours. 2. Téléversez le fichier dans l’outil. 3. Laissez « Diapositives par page » sur 1 et saisissez un nom de fichier. 4. Cliquez sur « Traiter le fichier » et lisez les messages sous le résultat. 5. Téléchargez le PDF et ouvrez-le dans une visionneuse courante. 6. Vérifiez le nombre de pages : douze sans notes, vingt-quatre avec.

Ouvrez ensuite la page quatre et zoomez à 200 %. Les légendes des axes, les valeurs et la légende du graphique doivent se lire sans deviner. Allez jusqu’à la fin et assurez-vous que les coordonnées de la dernière diapositive sont bien là. Les miniatures du panneau latéral ne suffisent pas pour ce contrôle : une police remplacée ou un symbole manquant n’y apparaît pas.

Polices, animations et liens : quoi vérifier

La conversion se fait sur le serveur avec LibreOffice, et non avec PowerPoint : une mise en forme complexe peut donc différer de l’original. Les polices Office courantes, comme Calibri, Cambria, Arial et Times New Roman, sont remplacées par des équivalents de même largeur de caractères, si bien que les lignes restent en général en place. Une police maison ou rare peut être remplacée par une autre : le titre s’élargit alors et passe à la ligne. Si vous le remarquez, choisissez une police courante dans une copie de la présentation ou insérez ce titre sous forme d’image.

Les animations ne se jouent pas dans un PDF : la page montre en même temps tous les objets de la diapositive, y compris ceux qui apparaissaient au clic. Si, selon l’animation, des éléments se remplaçaient au même endroit, ils se superposeront dans le PDF. La vidéo ne se lit pas non plus ; si un extrait compte, ajoutez sur la diapositive un lien texte vers celui-ci.

Les liens hypertexte du texte des diapositives passent dans le PDF et restent cliquables. Cliquez sur chacun avant l’envoi, car l’adresse a pu être périmée dès la présentation. Si le service signale qu’il a produit un PDF simplifié en texte seul, ce fichier ne convient pas au destinataire ; relancez la conversion plus tard.

Poids du fichier et envoi par e-mail

Le poids du PDF dépend surtout des photos et des captures d’écran. Si le fichier source est lourd, réduisez d’abord les images dans PowerPoint : Format de l’image → Compresser les images (Picture Format → Compress Pictures). La mise en page s’en trouve mieux préservée qu’en compressant le PDF terminé.

Si le PDF dépasse encore ce qu’accepte votre messagerie ou un formulaire de dépôt, ouvrez Compresser un PDF et activez « Respecter une taille limite » avec la limite voulue. Après la compression, agrandissez de nouveau les graphiques et le petit texte, car une compression forte rend les photos moins nettes. Si l’e-mail avec la pièce jointe ne part toujours pas, consultez l’article PDF impossible à joindre à un e-mail.

Envoyez la copie que vous avez ouverte et vérifiée en dernier. Si vous avez modifié la présentation, convertissez-la à nouveau au lieu d’envoyer l’ancien PDF.