Préparer un PDF pour un formulaire

Comment préparer un PDF avant de le charger

« Fichier préparé » sonne vague et désigne pourtant quelque chose de précis : un document qui franchit les contrôles de l'autre côté, n'exige aucune reprise et n'emporte rien que vous n'aviez pas l'intention d'envoyer. Les contrôles sont d'ordinaire trois ou quatre, ils sont automatiques, et aucun ne regarde le nom du fichier.

Ce que contrôle réellement le destinataire

La première ligne mérite d'être retenue : l'extension ne signifie rien. Le format est identifié par le contenu, donc renommer une image en `.pdf` n'aide pas, et un vrai PDF sans extension passe très bien.

Le quatrième contrôle est relativement récent et de plus en plus courant : le système du destinataire veut chercher à travers ses documents, et une numérisation est vide pour lui. Tester votre fichier prend une seconde : ouvrez-le et essayez de sélectionner une ligne à la souris. Si la page entière s'allume comme un rectangle, il n'y a pas de couche de texte.

L'ordre des opérations et ce que chacune emporte

C'est la partie pour laquelle il vaut la peine de continuer. Chaque traitement conserve certaines choses et en perd d'autres, et l'ordre décide de ce qui parvient vraiment au destinataire.

D'où l'ordre de travail : assembler le document, corriger les pages, reconnaître le texte, et compresser en dernier. La compression en dernier parce que toute opération ultérieure regonfle le fichier. La reconnaissance avant la compression parce qu'elle lit l'image de la page et que la compression dégrade précisément cette image.

La ligne du gris explique un désagrément fréquent. On passe un document en gris pour économiser à l'impression, on l'envoie dans un formulaire, et le formulaire le refuse comme fichier sans texte. La raison est que le passage en gris redessine les pages en images. Si le fichier part à la fois à l'imprimeur et vers un formulaire, préparez deux versions.

La ligne de la signature en explique un autre : une fois la signature apposée, le titre du document et les mots-clés disparaissent des propriétés, ne laissant que l'auteur et l'objet, auquel la mention de signature est ajoutée.

Les propriétés du document voyagent avec le fichier

Le titre, l'auteur et les mots-clés vivent dans le PDF et sont emportés par presque toutes les opérations. Le destinataire les voit dans les propriétés du document, et il s'y trouve régulièrement quelque chose d'indésirable : le nom de la personne qui a préparé le document, un titre interne du genre « brouillon pour le juridique », un chemin de dossier venu d'un disque quelconque.

Word et les autres éditeurs remplissent ces champs automatiquement à partir des réglages du compte. L'utilisateur ne les a jamais vus et ne soupçonne donc pas leur existence.

Ils s'enlèvent via set-pdf-metadata avec l'option d'effacement activée. Faites-le en dernier ou en avant-dernier : toute opération postérieure au nettoyage reportera les champs désormais vides, tandis que remplacer le fichier par un export frais ramène tout.

Le rognage masque, il ne supprime pas

Autre chose à savoir avant d'envoyer. Rogner une page ne change que la zone visible : un PDF stocke deux rectangles côte à côte, la taille physique de la feuille et sa partie visible, et le rognage modifie le second.

Le contenu au-delà de la limite ne va nulle part. Il reste dans le fichier, ressort en copiant le texte, et revient à l'écran dès que le rognage est réinitialisé dans un éditeur complet.

Pour un document qui doit perdre des données personnelles, le rognage est le mauvais outil. Il faut redact-pdf avec le style noir ou blanc : ceux-là effacent réellement le contenu sous le rectangle. Le style flou n'est pas conçu pour supprimer et le signale de lui-même.

Retirez le mot de passe à l'avance

Un document protégé par un mot de passe d'ouverture sera refusé par un formulaire et par la plupart des systèmes de gestion documentaire : ils ne peuvent pas lire le contenu pour le contrôler. Cette protection s'enlève via unlock-pdf, où c'est vous qui fournissez le mot de passe.

Un mot de passe propriétaire limitant l'impression et la copie ne gêne pas le traitement, mais certains systèmes stricts le refusent aussi : ils doivent extraire le texte, et une restriction de copie l'interdit formellement. Si un formulaire refuse sans raison compréhensible et que le fichier paraît sain, cette restriction mérite un coup d'oeil.

Si personne ne vous a donné les exigences

Il arrive que le formulaire n'explique rien et que le support réponde dans une semaine. Prenez alors un jeu de valeurs accepté à peu près partout plutôt que de deviner.

Un fichier plutôt qu'un dossier. Format de page A4 ou Letter, identique sur toutes les feuilles. Moins de dix mégaoctets : c'est le seuil sous lequel pratiquement aucun formulaire ne proteste, et il reste confortable pour le courriel. Couche de texte présente. Pas de mot de passe. Pages dans l'ordre où elles seront lues, et aucune couchée sur le flanc.

Un tel fichier passe aussi bien dans une banque que dans une université ou un portail public. Si une exigence particulière se révèle plus stricte, le refus vous le dira, et la correction sera légère plutôt qu'une reconstruction.

Comment vérifier le fichier avant l'envoi

Trois contrôles, quelques secondes chacun, chacun attrapant une erreur différente.

Ouvrez le fichier dans un programme autre que celui où vous l'avez fabriqué. Un navigateur et un lecteur de bureau affichent différemment les pages pivotées, car la rotation est stockée comme une propriété distincte de la page et non comme une rotation du contenu. Mieux vaut voir l'écart sur son propre écran.

Sélectionnez une ligne de texte à la souris. C'est le contrôle de la couche de texte, celui-là même que fait l'automatisme.

Ouvrez les propriétés du document. Le titre et l'auteur y figurent, ainsi que le nombre de pages et le poids. Le nombre de pages mérite d'être comparé à l'attendu : une feuille en trop issue de l'assemblage se repère exactement là.

Comment mettre le fichier au point

1. Assemblez le document entier s'il vient en morceaux. 2. Corrigez les pages : ordre, rotations, feuilles qui n'ont rien à y faire. 3. S'il s'agit d'une numérisation, reconnaissez le texte via ocr-pdf. 4. Nettoyez les propriétés du document si le fichier sort de l'entreprise. 5. Compressez avec compress-pdf et vérifiez que le poids entre dans la limite du formulaire. 6. S'il n'entre pas même compressé, découpez le document avec split-pdf et envoyez-le en parties. 7. Ouvrez le fichier fini dans un autre programme et passez les trois contrôles ci-dessus.