साधारण दस्तावेज़ से भरने योग्य PDF फ़ॉर्म कैसे बनाएँ

PDF एडिटर में खाली फ़ॉर्म पर फ़ील्ड रखें, उन्हें साफ़ नाम दें और “फ़ॉर्म फ़ील्ड इंटरैक्टिव रखें” चालू छोड़ें। फिर PDF डाउनलोड करें और प्राप्तकर्ता वाले प्रोग्राम में भरकर जाँचें।

अगर आपकी PDF में उत्तरों के लिए खाली लाइनें हैं, तो पीडीएफ संपादित करें टूल खोलें और इन लाइनों पर असली फ़ॉर्म फ़ील्ड रखें। डाउनलोड की गई फ़ाइल में प्राप्तकर्ता को उत्तर लिखने और सहेजने की सुविधा मिलनी चाहिए। खाली लाइन पर साधारण टेक्स्ट टाइप कर देना काफ़ी नहीं है: वह लेखक का अपना उत्तर बन जाता है, अगले व्यक्ति के लिए भरने वाला फ़ील्ड नहीं।

नीचे पूरा तरीका एक प्रतिभागी फ़ॉर्म के उदाहरण से समझाया गया है: नाम, टिप्पणी, भाग लेने का तरीका (स्वयं आकर या ऑनलाइन), न्यूज़लेटर के लिए सहमति का चेकबॉक्स और सूची से चुना जाने वाला विभाग।

फ़ील्ड लगाने से पहले फ़ॉर्म का लेआउट पूरा करें

पहले शीर्षक, निर्देश और सवालों की जगह तय कर लें। फ़ील्ड पेज के ऊपर रखे जाते हैं और टेक्स्ट के साथ नहीं खिसकते: अगर बाद में आप मूल दस्तावेज़ को Word में बदलकर नई PDF सहेजेंगे, तो फ़ील्ड फिर से लगाने होंगे। लंबे नामों और पतों के लिए पर्याप्त जगह छोड़ें। कागज़ पर ठीक लगने वाली छोटी लाइन टाइप किए गए उत्तर के लिए अक्सर छोटी पड़ती है।

शुरू करने से पहले देख लें कि फ़ाइल में पहले से फ़ील्ड तो नहीं हैं; एडिटर उन्हें पेज पर दिखाता है। नया फ़ील्ड किसी मौजूदा फ़ील्ड का नाम नहीं ले सकता, वरना उस पर “दस्तावेज़ में इस नाम का फ़ील्ड पहले से है।” वाली त्रुटि दिखेगी। आपकी मूल फ़ाइल नहीं बदलती, नतीजा अलग PDF के रूप में डाउनलोड होता है। “आउटपुट फ़ाइल का नाम” में उसे साफ़ नाम दें, जैसे `participant-form-fillable`, ताकि सहकर्मियों को गलती से फ़ॉर्म की जगह खाली पन्ना न चला जाए।

फ़ील्ड बनाने के टूल कहाँ हैं

टूल के पेज पर PDF अपलोड करें और एडिटर खुलने तक रुकें। साइड पैनल में “फ़ॉर्म फ़ील्ड” नाम का ब्लॉक है, जिसमें आइकन वाले चार बटन हैं। माउस ले जाने पर हर बटन का नाम दिखता है: “टेक्स्ट फ़ील्ड”, “चेकबॉक्स”, “रेडियो बटन” और “ड्रॉपडाउन”। प्रकार चुनें, फिर पेज पर खींचकर मनचाहे आकार का फ़ील्ड बनाएँ, या बस क्लिक करें ताकि सामान्य आकार का फ़ील्ड लग जाए। इस प्रकार के फ़ील्ड पूरे हो जाएँ, तो “हो गया” दबाएँ या उसी बटन पर दोबारा क्लिक करें।

नए फ़ील्ड को `Text1`, `Check1`, `Group1` और `Dropdown1` जैसे अस्थायी नाम मिलते हैं। इन्हें तुरंत समझ में आने वाले नामों से बदल देना अच्छा है। किसी फ़ील्ड पर क्लिक करने से उसकी सेटिंग खुलती है, और पैनल के शीर्षक में उसका प्रकार दिखता है, जैसे “फ़ील्ड · टेक्स्ट”।

सही प्रकार का फ़ील्ड चुनें

नाम के लिए टेक्स्ट फ़ील्ड लें। टिप्पणी के लिए सेटिंग में “कई पंक्तियाँ” चालू करें और बॉक्स की ऊँचाई बढ़ाएँ, नहीं तो लंबा उत्तर किनारे से बाहर चला जाएगा। चेकबॉक्स किसी अकेले, स्वतंत्र विकल्प के लिए ठीक है, जैसे न्यूज़लेटर की सहमति। रेडियो बटन का समूह तब चाहिए जब कई विकल्पों में से ठीक एक चुनना हो: स्वयं आकर या ऑनलाइन भाग लेना। ड्रॉपडाउन में विभागों के नाम पहले से लिखे रहते हैं, इसलिए कोई उन्हें अपने ढंग से नहीं लिखता।

हर फ़ील्ड को उसके सवाल के पास सीध में रखें। प्राप्तकर्ता को सिर्फ़ एक बॉक्स दिखता है, और उसकी जगह से साफ़ होना चाहिए कि वह किस सवाल का है।

फ़ील्ड को समझ में आने वाले नाम दें

फ़ील्ड का नाम PDF के अंदर उत्तर की पहचान है। बिना बिंदु वाले साफ़ नाम रखें, जैसे `participant_name` और `department`; एडिटर बिंदु स्वीकार नहीं करता। एक ही नाम वाले विजेट एक ही फ़ील्ड होते हैं, और एक में लिखा गया उत्तर बाकी में भी दिखता है। यह तब काम आता है जब उपनाम हर पेज पर दोहराना हो। लेकिन अगर दो अलग सवालों को गलती से एक ही नाम मिल गया, तो उत्तर दो बार दिखेगा। ऐसा जुड़ाव “इस विजेट को अलग फ़ील्ड बनाएँ” बटन से हटता है।

रेडियो समूह के लिए पहला बटन रखें, फिर उसकी सेटिंग में “इस समूह में एक और बटन जोड़ें” दबाएँ। समूह के हर बटन का अपना “चालू होने पर मान” होता है: एडिटर `Option1`, `Option2` आदि भर देता है, और आप उन्हें `onsite` और `remote` से बदल दें। ड्रॉपडाउन में “प्रविष्टियाँ” बॉक्स में पहले से `Option 1`, `Option 2` और `Option 3` लिखे होते हैं। इन्हें मिटाएँ और विभागों के नाम हर पंक्ति में एक लिखें। शुरुआती “मान” किसी एक प्रविष्टि से मेल खाना चाहिए या खाली रहना चाहिए।

सेटिंग ऐसी रखें कि भरने में रुकावट न हो

सेटिंग में “अनिवार्य” और “केवल पढ़ने योग्य” चेकबॉक्स हैं। जहाँ उत्तर चाहिए, वहाँ “केवल पढ़ने योग्य” बंद रखें, वरना प्राप्तकर्ता कुछ लिख नहीं पाएगा। अनिवार्य का निशान लौटे हुए फ़ॉर्म की जाँच की जगह नहीं लेता: उसका असर PDF व्यूअर पर निर्भर करता है, और भरा हुआ फ़ील्ड यह साबित नहीं करता कि उत्तर सही है।

टेक्स्ट फ़ील्ड में “टेक्स्ट का आकार, pt (0 = बॉक्स के अनुसार)” सेटिंग है: शून्य पर फ़ॉन्ट बॉक्स की ऊँचाई के हिसाब से बदलता है। “सबसे लंबा टेक्स्ट (अक्षर)” सेटिंग उत्तर की अधिकतम लंबाई तय करती है; शून्य का अर्थ है कोई सीमा नहीं। एक असली जैसा लंबा उत्तर लिखकर देखें। अगर वह कट जाए, तो फ़ील्ड बड़ा करें या सीमा पर दोबारा सोचें।

Tab से चलने का क्रम तय करें

फ़ील्ड के प्रकार वाले बटनों के नीचे “इस पृष्ठ के फ़ील्ड” सूची है, जिस पर “Tab दबाने पर चलने का क्रम” लिखा है। पंक्तियाँ उसी क्रम में हैं जिसमें कर्सर एक फ़ील्ड से दूसरे पर जाएगा। हर पंक्ति के दाईं ओर ऊपर और नीचे के तीर (जिनके लेबल “पहले” और “बाद में” हैं) फ़ील्ड को एक स्थान आगे या पीछे करते हैं। चुने गए फ़ील्ड की सेटिंग के नीचे दिखता है, उदाहरण के लिए “पृष्ठ पर 5 में से स्थान 2”।

हर नया फ़ील्ड अपने आप सूची के अंत में जुड़ता है, इसलिए अगर आपने फ़ील्ड बेतरतीब क्रम में लगाए हैं तो क्रम गड़बड़ हो जाता है। क्रम हर पेज के लिए अलग तय होता है: कई पेज वाले फ़ॉर्म में सभी पेज देखें।

फ़ील्ड इंटरैक्टिव रखें और फ़ाइल डाउनलोड करें

पहला फ़ील्ड बनते ही “आउटपुट फ़ाइल का नाम” के पास “फ़ॉर्म फ़ील्ड इंटरैक्टिव रखें” चेकबॉक्स दिखने लगता है, और एडिटर उसे खुद चालू कर देता है। इसे बंद न करें: इसके बिना फ़ील्ड पेज में छप जाएँगे, और नतीजा भरने योग्य फ़ॉर्म नहीं रहेगा। अगर यह फिर भी बंद हो जाए, तो फ़ील्ड वाला ब्लॉक चेतावनी देता है।

फ़ील्ड में कोई गड़बड़ी हो, तो ब्लॉक में “लागू करने से पहले ठीक करें” सूची दिखती है: खाली नाम, नाम में बिंदु, दस्तावेज़ में पहले से मौजूद नाम, समूह के दो बटनों का एक ही मान, या ऐसा शुरुआती मान जो प्रविष्टियों में नहीं है। जब तक यह सूची खाली नहीं होती, बदलाव लागू नहीं किए जा सकते। सूची में किसी नाम पर क्लिक करने से गड़बड़ी वाला फ़ील्ड चुना जाता है। इसके बाद “बदलाव लागू करें” दबाएँ और नीचे दिखने वाली PDF डाउनलोड करें।

प्राप्तकर्ता वाले प्रोग्राम में फ़ॉर्म जाँचें

डाउनलोड की गई PDF उस प्रोग्राम में खोलें जिसे प्राप्तकर्ता इस्तेमाल करेगा। नाम लिखें, रेडियो बटन बदलें, चेकबॉक्स पर निशान लगाएँ, सूची से एक प्रविष्टि चुनें और Tab से फ़ील्ड में आगे बढ़ें। भरी हुई प्रति सहेजें, बंद करें और फिर खोलें। देखें कि उत्तर बचे रहे और प्रिंट में भी दिखते हैं।

देवनागरी में टाइप करके अलग से जाँच करें। एडिटर में पहले से भरे गए मान फ़ाइल में जुड़े फ़ॉन्ट से बनते हैं। लेकिन जो टेक्स्ट प्राप्तकर्ता खुद टाइप करता है, उसके लिए फ़ाइल में मानक Helvetica फ़ॉन्ट दर्ज है, जिसमें हिंदी के अक्षर नहीं हैं। इसलिए कुछ प्रोग्राम, जैसे ब्राउज़र के अंदर के PDF व्यूअर या Mac का Preview, ऐसा उत्तर खाली या प्रश्नचिह्नों के रूप में दिखा सकते हैं। भेजने से पहले दो-तीन प्रोग्राम में हिंदी टेक्स्ट लिखकर देखें: Adobe Acrobat Reader, ब्राउज़र और वह प्रोग्राम जो प्राप्तकर्ता के पास है। तैयार फ़ॉर्म भरने का तरीका लेख PDF फॉर्म ऑनलाइन कैसे भरें में है।

एडिटर फ़ॉर्म में अपने आप होने वाली गणना, इनपुट के फ़ॉर्मैट की जाँच या भेजने का बटन नहीं जोड़ता। उत्तर वापस पाने का तरीका अलग से तय करें, जैसे भरी हुई फ़ाइल ईमेल से लौटाने को कहें।