PDF फॉर्म ऑनलाइन कैसे भरें

PDF फ़ॉर्म ऑनलाइन कैसे भरें

कोई आवेदन-पत्र PDF में भेजता है और उसे भरकर वापस माँगता है। आगे क्या होगा, यह पूरी तरह इस पर निर्भर करता है कि भेजा क्या गया है: स्क्रीन पर एक जैसे दिखने वाले दो दस्तावेज़ अलग-अलग औज़ारों से बनते हैं, और असफल कोशिशों का बड़ा हिस्सा गलत औज़ार चुनने से ही शुरू होता है।

फ़ॉर्म और फ़ॉर्म की तस्वीर अलग दस्तावेज़ हैं

PDF के भीतर भरने योग्य फ़ॉर्म एक अलग संरचना है: दस्तावेज़ फ़ील्ड की सूची रखता है, और हर फ़ील्ड का अपना नाम, प्रकार और पृष्ठ पर जगह होती है। ऐसी फ़ाइलें सामग्री-नियंत्रण वाले Word दस्तावेज़ों, फ़ॉर्म बनाने वाले औज़ारों और लेखा-प्रणालियों के निर्यात से निकलती हैं।

छपा हुआ और स्कैन किया गया प्रपत्र ऐसी संरचना नहीं रखता। वह पिक्सेल का पृष्ठ है, जहाँ रेखाएँ और चौकोर डिब्बे ठीक उसी तरह खींचे गए हैं जैसे अक्षर।

pdf-filler केवल पहली किस्म के साथ काम करता है। यह पृष्ठ के ऊपर पाठ नहीं बनाता और अनुमान नहीं लगाता कि चित्र में रेखा कहाँ है: यह उन फ़ील्ड में मान लिखता है जो दस्तावेज़ में पहले से मौजूद हैं। यदि कोई नहीं है, तो सूची यह साफ़ कह देती है, और चलाने पर फ़ाइल ज्यों की त्यों लौटती है, त्रुटि नहीं बल्कि हूबहू प्रति।

दूसरी किस्म के लिए edit-pdf है, जहाँ पाठ-खंड पृष्ठ पर कहीं भी रखा जा सकता है। तैयार दस्तावेज़ पर टिप्पणियाँ annotate-pdf का काम हैं।

सूची में «उपनाम» की जगह `applicant_surname_1` क्यों लिखा है

फ़ील्ड आपके ब्राउज़र में ही पढ़े जाते हैं, फ़ाइल के प्रसंस्करण को भेजे जाने से पहले। मिला हुआ हर फ़ील्ड अपनी पंक्ति पाता है, जिस पर दो बातें लिखी रहती हैं: फ़ील्ड का नाम और उस पृष्ठ की संख्या जिस पर वह है।

दिखाया गया नाम वही है जो फ़ॉर्म के लेखक ने उसे दिया था। सामान्य रीडर में माउस ले जाने पर दिखने वाला संकेत यहाँ बिलकुल इस्तेमाल नहीं होता। इसीलिए प्रपत्र में «उपनाम» लिखे खाने की पंक्ति `applicant_surname_1`, `txtLastName` या `f1_04[0]` जैसी दिख सकती है।

मिलान के लिए दो सहारे बचते हैं: पृष्ठ संख्या और क्रम। फ़ील्ड उसी क्रम में आते हैं जिसमें वे दस्तावेज़ में दर्ज हैं, जो सावधानी से बने प्रपत्र में ऊपर से नीचे पढ़ने के क्रम जैसा ही होता है।

एक ही दस्तावेज़ में समान नाम एक पंक्ति में जुड़ जाते हैं: पाँच गोलों वाला विकल्प-समूह पाँच मानों वाले एक ही नियंत्रण के रूप में दिखता है।

यदि ब्राउज़र में फ़ील्ड पढ़ना विफल हो जाए, तो सूची की जगह सूचना आ जाती है और औज़ार के सामान्य पैरामीटर काम करते रहते हैं।

आवेदन-पत्र कैसे भरें

1. pdf-filler खोलिए और प्रपत्र चढ़ाइए। 2. फ़ील्ड की सूची की प्रतीक्षा कीजिए और पृष्ठ संख्या के सहारे उसे दस्तावेज़ से मिलाइए। 3. मान भरिए। केवल उन्हीं फ़ील्ड को छुइए जिन्हें बदलना है। 4. तय कीजिए कि फ़ॉर्म संपादन योग्य रहना चाहिए या नहीं; इस पर आगे बात है। 5. प्रसंस्करण चलाइए और परिणाम डाउनलोड कीजिए। 6. डाउनलोड की गई फ़ाइल खोलिए और भरा हुआ आँखों से पढ़िए, याददाश्त से नहीं।

आख़िरी बिंदु औपचारिकता नहीं है। मान फ़ील्ड में हमेशा पहुँचता है, पर वह उसी फ़ॉन्ट में बनाया जाता है जिसे फ़ॉर्म के लेखक ने चुना था, और अचरज वहीं बसते हैं।

केवल छुए गए फ़ील्ड ही लिखे जाते हैं

दस्तावेज़ में सिर्फ़ वही फ़ील्ड जाते हैं जिन्हें आपने बदला। बाकी अपने पुराने मान रखते हैं, इसलिए आधा भरा प्रपत्र दो पंक्तियाँ जोड़ने से खाली नहीं होता।

उलटा भी सच है। कोई फ़ील्ड न छुइए, और औज़ार मूल की प्रति लौटा देगा। सूची के नीचे इसी की चेतावनी रहती है: शून्य फ़ील्ड भरे गए, PDF बिना बदलाव के सहेजा जाएगा।

फ़ील्ड समतल करना असल में क्या करता है

समतल करने का स्विच पहले से चालू रहता है, और उसकी दोनों स्थितियों का अंतर दिखने से कहीं बड़ा है।

चालू स्थिति संपादन पर ताला नहीं, सचमुच का गलाना है: प्रसंस्करण के बाद फ़ील्ड सूची खाली रहती है, और भरा हुआ पाठ पृष्ठ का उतना ही हिस्सा बन जाता है जितना छपा पाठ। छोटे आवेदन-पत्र पर मापा गया: समतल करने के साथ 6559 बाइट और भीतर एक भी फ़ील्ड नहीं, उसके बिना 6946 बाइट और दोनों फ़ील्ड अपनी जगह।

बंद स्थिति में दस्तावेज़ को एक अतिरिक्त निशान मिलता है, जो रीडरों से कहता है कि मान वे स्वयं दोबारा बनाएँ। इस निशान के बिना कुछ कार्यक्रम भरे हुए फ़ील्ड को खाली दिखाते हैं, जबकि मान फ़ाइल में मौजूद होता है।

यहाँ एक कम स्पष्ट जाल है: समतल करना केवल भरने के साथ ही लागू होता है। किसी और का खाली फ़ॉर्म चढ़ाकर, कुछ न लिखकर जमा हुआ दस्तावेज़ पाना संभव नहीं; फ़ॉर्म जीवित ही लौटेगा। औज़ार उन फ़ील्ड को जान-बूझकर नहीं छेड़ता जिन्हें आपने नहीं छुआ।

कठोर मिलान बनाम सहनशील मिलान

दूसरा पैरामीटर तय करता है कि दस्तावेज़ में न मिलने वाले फ़ील्ड नाम का क्या हो। पहले से सहनशील मिलान लगा रहता है।

सूची से काम करते समय यह अंतर लगभग अदृश्य है: नाम दस्तावेज़ से ही आते हैं। यह तब उभरता है जब सहेजे गए मानों का समूह ऐसे फ़ॉर्म पर दोबारा चलाया जाए जिसका कोई फ़ील्ड बीच में नया नाम पा चुका है। सहनशील मिलान तब चुपचाप एक पंक्ति कम वाला दस्तावेज़ देता है, चेतावनी सहित; कठोर मिलान कुछ नहीं देता और कारण बता देता है।

जब फ़ॉर्म के फ़ॉन्ट में आपकी लिपि के अक्षर ही न हों

मान फ़ील्ड में जैसा है वैसा लिखा जाता है, पर बनेगा वह उसी फ़ॉन्ट से जिसे फ़ॉर्म के लेखक ने घोषित किया। यदि वह मानक फ़ॉन्ट है, तो उसका वर्ण-भंडार सँकरा है, और उससे बाहर के अक्षर कहीं से आ ही नहीं सकते।

मानक फ़ॉन्ट वाले फ़ॉर्म पर जाँचा गया: `Ivanov` तैयार फ़ाइल से दोबारा `Ivanov` ही पढ़ा जाता है, जबकि वही उपनाम सिरिलिक में `??????` बनकर लौटता है। कोई त्रुटि नहीं बताई जाती, क्योंकि दस्तावेज़ की दृष्टि से सब सही लिखा गया।

देवनागरी के साथ यह और भी आम है। औज़ार की कोई सेटिंग इसे ठीक नहीं करती: या तो प्रपत्र उसी लिपि में भरिए जिसके लिए वह बना है, या पाठ को edit-pdf से पृष्ठ के ऊपर रखिए, जहाँ फ़ॉन्ट आपकी पसंद का होता है।

इससे व्यावहारिक नियम निकलता है। देवनागरी या असामान्य वर्णों से भरा पहला फ़ॉर्म खोलकर देख लीजिए; उसके बाद उसी साँचे पर निश्चिंत होकर काम किया जा सकता है।

चेकबॉक्स, विकल्प और सूचियाँ

PDF में चेकबॉक्स «हाँ या नहीं» की तरह नहीं बना होता। चुने हुए हाल के लिए उसका अपना नाम होता है, जो फ़ॉर्म के लेखक ने गढ़ा है: प्रायः `Yes`, पर `On`, `1` और `Male` जैसे अर्थपूर्ण नाम भी मिलते हैं।

सूची में इस पर सोचने की ज़रूरत नहीं: आप माउस से निशान लगाते हैं और सही हाल दस्तावेज़ से उठा लिया जाता है। यह उनके लिए मायने रखता है जो औज़ार को कोड से बुलाते हैं। मान `yes`, `true`, `on`, `1` और `x` चुने हुए हाल में बदलते हैं, तथा `no`, `off`, `0` और खाली स्ट्रिंग खाली हाल में। इन सूचियों से बाहर की कोई भी चीज़ बिना विरोध के स्वीकार होती है और डिब्बा खाली छोड़ देती है।

सूचियों और विकल्प-समूहों में चुना वही जा सकता है जो दस्तावेज़ में घोषित है।

जो भरा नहीं जा सकेगा

खोलने के पासवर्ड से बंद दस्तावेज़ संसाधित नहीं होता; काम रुक जाता है और पासवर्ड माँगता है। सुरक्षा unlock-pdf से हटाइए और लौट आइए। जो पासवर्ड केवल छपाई या नक़ल रोकता है, वह भरने में बाधा नहीं डालता।

यदि मिलान वाले एक भी फ़ील्ड को लिखा न जा सका, तो औज़ार त्रुटि के साथ रुक जाता है, मूल फ़ाइल को परिणाम बताकर नहीं देता। कुछ पृष्ठों पर काम हुआ और कुछ पर नहीं, तो फ़ाइल चेतावनी सहित मिलती है।

भरे हुए आवेदन-पत्र पर आगे प्रायः हस्ताक्षर करना होता है। हस्ताक्षर sign-pdf में रहते हैं: माउस से बनाइए या चित्र के रूप में चढ़ाइए। क्रम यहाँ मायने रखता है: पहले समतल करने के साथ भरना, फिर हस्ताक्षर, वरना हस्ताक्षर वाला चरण ऐसे दस्तावेज़ पर काम करेगा जिसके फ़ील्ड अब भी जीवित हैं और जिसकी सामग्री बाद में बदली जा सकती है।