एचआर वाले ने PDF में एक फॉर्म भेजा है और दिन खत्म होने से पहले भरकर वापस मांगा है। या बैंक से कोई आवेदन आया, वीज़ा सेंटर से प्रश्नावली, और हाउसिंग सोसाइटी से मीटर रीडिंग का फॉर्म। प्रिंट करना, हाथ से भरना और फिर स्कैन करके वापस भेजना लंबा भी है और गंदा भी दिखता है, खासकर जब फॉर्म कई पेज का हो। ऐसे दस्तावेज़ को आप सीधे ब्राउज़र में भर सकते हैं: फ़ील्ड में जानकारी डालें, निशान लगाएँ और कुछ ही मिनटों में तैयार फ़ाइल डाउनलोड कर लें।
मुश्किल यह है कि PDF फॉर्म दो तरह के होते हैं और दोनों का व्यवहार अलग होता है। कुछ इंटरैक्टिव फॉर्म होते हैं जिनमें इनपुट फ़ील्ड पहले से बने होते हैं, और टेक्स्ट वहीं जाता है जहाँ लेखक ने तय किया। कुछ फ़्लैट फॉर्म होते हैं जो असल में पेज की एक तस्वीर भर हैं (अक्सर स्कैन), जहाँ कोई फ़ील्ड नहीं होती और टेक्स्ट को ऊपर से हाथ से रखना पड़ता है। ईमेल पर आने वाले ज़्यादातर फॉर्म दूसरी तरह के ही होते हैं, इसलिए दोनों के साथ काम करना आना चाहिए।
यह समझना आसान है कि आपके सामने कौन सा दस्तावेज़ है। जहाँ इनपुट की लाइन होनी चाहिए, वहाँ क्लिक करके देखें। अगर बॉक्स दिखे और उसमें टाइप हो जाए, तो फॉर्म इंटरैक्टिव है। अगर कुछ न हो और पेज तस्वीर की तरह बना रहे, तो यह फ़्लैट फॉर्म है और इसे टेक्स्ट ब्लॉक से ऊपर से भरना होगा। बाकी लगभग सब कुछ इसी पर टिका है: जानकारी कहाँ डालें, निशान कैसे लगाएँ और टेक्स्ट कभी-कभी क्यों खिसकता है।
PDF फॉर्म कैसे भरें: चरण-दर-चरण
1. PDF Filler खोलें और अपना फॉर्म या प्रश्नावली अपलोड करें। 2. अगर दस्तावेज़ में तैयार फ़ील्ड हैं, तो उन पर क्लिक करके जानकारी डालें। एक फ़ील्ड से दूसरी पर जाना आम तौर पर क्लिक से होता है। 3. बिना फ़ील्ड वाले फ़्लैट फॉर्म में सही जगह टेक्स्ट ब्लॉक रखें और जवाब लिखें। फ़ॉन्ट का आकार लाइन की ऊँचाई या बॉक्स के हिसाब से मिला लें। 4. चेकबॉक्स में टिक लगाएँ: इंटरैक्टिव फॉर्म में क्लिक से, फ़्लैट फॉर्म में खाने के ऊपर "✓" या "X" रखकर। 5. सारे पेज पूरे पलटकर देखें: कई पेज वाले फॉर्म में दूसरे या तीसरे पन्ने का कोई फ़ील्ड छूटना आसान है। 6. तैयार फ़ाइल डाउनलोड करें और ज़रूरत हो तो Sign PDF से हस्ताक्षर जोड़ें।
क्या गड़बड़ हो सकती है
- **दस्तावेज़ में फ़ील्ड नहीं हैं, जबकि चाहिए।** यह फ़्लैट फॉर्म या स्कैन है। फ़ील्ड को तैयार बॉक्स में ढूँढने के बजाय टेक्स्ट से पेज के ऊपर रखना होगा।
- **टेक्स्ट लाइन में नहीं समाता।** लंबा नाम या पता लाइन से बाहर निकल जाता है। फ़ॉन्ट घटाएँ या फ़ील्ड की चौड़ाई देखकर लिखावट छोटी करें।
- **टिक गलत खाने में लगता है।** जवाब के विकल्पों वाली घनी तालिकाओं में निशान आसानी से बगल वाले विकल्प की ओर खिसक जाता है। ज़ूम बढ़ाएँ और सही खाने के ठीक बीच में निशान रखें।
- **देवनागरी अक्षर डिब्बों में बदल जाते हैं या गायब हो जाते हैं।** ऐसा तब होता है जब मूल फॉर्म में ऐसा फ़ॉन्ट लगा हो जो हिंदी अक्षरों को सपोर्ट नहीं करता। जानकारी को समस्या वाली फ़ील्ड में नहीं, बल्कि अलग टेक्स्ट लेयर में लिखें।
- **फॉर्म तिरछा या उल्टा स्कैन हुआ है।** उल्टे पेज को भरना मुश्किल है और गलत फ़ील्ड में जाना आसान। पहले पेज को सीधा घुमाएँ, फिर जवाब लिखें।
- **फॉर्म में ऐसी जानकारी है जो दिखानी नहीं है।** अगर तैयार फ़ाइल में कोई अतिरिक्त पासपोर्ट नंबर या किसी और की जानकारी रह गई हो, तो उसे Redact PDF से ढकें। साधारण इरेज़र से मिटाने पर काले आयत के नीचे टेक्स्ट बना रहता है।
भेजने से पहले क्या जाँचें
- सभी पेज पर हर अनिवार्य फ़ील्ड भरी हो, हस्ताक्षर और तारीख वाला आखिरी पन्ना भी शामिल।
- कहीं भी टेक्स्ट बॉक्स से बाहर न निकले और लाइनों पर न चढ़े।
- टिक ठीक उन्हीं खानों में हों जो आपने चुने थे।
- अगर तारीख और हस्ताक्षर मांगे गए थे, तो वे अपनी जगह हों।
- फ़ाइल फ़ोन पर खुले और पढ़ी जाए, क्योंकि पाने वाला अक्सर उसे वहीं देखता है।
और क्या काम आएगा
भरे हुए फॉर्म पर अक्सर हस्ताक्षर करने होते हैं, इसके लिए Sign PDF ठीक रहता है। अगर फॉर्म में अतिरिक्त या संवेदनशील जानकारी है, तो उसे Redact PDF से हटाएँ। और जब दस्तावेज़ को बदलाव से सुरक्षित भेजने को कहा जाए, तो भेजने से पहले Protect PDF से पासवर्ड लगा दें।