PDF को PDF/A में कैसे बदलें

Archive के लिए PDF को PDF/A में कैसे बदलें

Document को PDF/A में जमा करने की शर्त वहाँ आती है जहाँ फ़ाइल को अपने ही software से ज़्यादा जीना होता है: सरकारी archives, अदालती systems, शोध-प्रबंध जमा करने और लंबी अवधि तक रखे जाने वाले corporate documents में.

Format का मक़सद आत्मनिर्भरता है. आम PDF system में लगे किसी font का हवाला दे सकता है या monitor के colour profile पर टिका हो सकता है. बीस साल बाद शायद दोनों में से कुछ भी न हो, और document वह नहीं खुलेगा जो वह था. PDF/A ऐसी बाहरी निर्भरताएँ मना करता है: सब ज़रूरी चीज़ फ़ाइल के भीतर रहती है.

Conversion में होता क्या है

बदलाव Ghostscript करता है, और यह metadata का ऊपरी सुधार नहीं है.

Fonts पूरे के पूरे फ़ाइल में समाहित कर दिए जाते हैं, ताकि document इस पर निर्भर न रहे कि पढ़ने वाले की मशीन पर क्या लगा है. रंग एक वर्णित profile पर लाए जाते हैं, और फ़ाइल के साथ output colour profile जोड़ा जाता है, जिससे बाद में साफ़ पता चलता है कि कौन सी छाया इच्छित थी. Metadata में conformance level की घोषणा लिखी जाती है.

इससे यह निकलता है कि conversion के बाद फ़ाइल लगभग हमेशा मूल से भारी हो जाती है. समाहित fonts और colour profile जगह लेते हैं. यह सामान्य है और आत्मनिर्भरता की क़ीमत है, यह संकेत नहीं कि कुछ ग़लत हुआ.

कौन सा level चुनें

Levels तीन हैं, default में बीच वाला.

तीनों में b का मतलब basic level है: गारंटी यह कि document हमेशा एक जैसा दिखेगा. एक level a भी है, structure और accessibility की शर्तों के साथ, पर वह मूल document से इतना माँगता है कि आम scanned certificate की automatic conversion उस तक नहीं पहुँचती.

अगर archive की requirements में level सीधे नाम से दिया है, तो वही लीजिए. अगर सिर्फ़ «PDF/A» लिखा है, तो 2b लीजिए. पहला level सोच-समझकर चुनना चाहिए: वह PDF के पुराने version पर टिका है और transparency तथा layers नहीं संभालता, इसलिए आधुनिक graphics वाला document 1b में बदलने पर ज़्यादा बदलता है.

Service अपना ही नतीजा जाँचती है

यह अलग से कहना ज़रूरी है, क्योंकि हर converter ऐसा नहीं करता.

बदलाव के बाद फ़ाइल में PDF/A के अनिवार्य निशान जाँचे जाते हैं: क्या conformance level metadata में घोषित है और क्या वह माँगे गए level से मेल खाता है. नतीजे को सिर्फ़ इसलिए conformant घोषित नहीं किया जाता कि conversion बिना error पूरी हो गई.

अगर जाँच पास नहीं होती, तो फ़ाइल फिर भी दी जाती है, पर ईमानदारी से, आम PDF के रूप में और इस स्पष्टीकरण के साथ कि क्या कमी रही. वह आम तौर पर मूल से बेहतर ही रहती है, बस उसे PDF/A कहना झूठ होता. Metadata में झूठ भी नहीं लिखा जाता: जो फ़ाइल जाँच में पास नहीं हुई उस पर conformance के निशान नहीं लगाए जाते, क्योंकि ऐसा निशान इंसान और submission system दोनों को गुमराह करता.

यह जाँच क्या नहीं है

यहाँ गारंटी को बढ़ा-चढ़ाकर न आँकना ज़रूरी है.

जाँच format के निशान देखती है, ISO 19005 के अनुसार पूरी औपचारिक validation नहीं करती. पूरी validation के लिए अलग tool चाहिए, और उनमें मान्यता प्राप्त veraPDF है. फ़र्क़ बड़ा है: निशान यह पुष्टि करते हैं कि फ़ाइल ख़ुद को PDF/A बताती है और उसी हिसाब से बनी है, जबकि औपचारिक validation norm की हर शर्त बिंदु दर बिंदु जाँचती है.

आंतरिक archive और ज़्यादातर संस्थाओं के लिए पहला काफ़ी है. पर अगर document वहाँ जा रहा है जहाँ ग़ैर-अनुरूपता के क़ानूनी नतीजे होते हैं, तो तैयार फ़ाइल को अलग से veraPDF से गुज़ार दीजिए. इसी बात की चेतावनी service ख़ुद नतीजे के साथ आने वाले message में देती है.

क़दम दर क़दम

1. लेने वाले की requirements में देखिए कि कौन सा level चाहिए. 2. pdf-to-pdfa खोलिए और document अपलोड कीजिए. 3. Conformance level चुनिए, default 2b. 4. Document का सार्थक title दीजिए: वह archival metadata में जाएगा और उसी से फ़ाइल ढूँढ़ी जाएगी. 5. Conversion चलाइए और नतीजे का message पढ़िए, सिर्फ़ फ़ाइल डाउनलोड करके मत छोड़िए.

पाँचवाँ क़दम औपचारिकता नहीं है. उसी message में लिखा होता है कि conformance की पुष्टि हुई या फ़ाइल आम PDF बनकर लौटी.

Archive फिर भी फ़ाइल क्यों ठुकरा सकता है

Format के अनुरूप होना और किसी ख़ास archive में स्वीकार होना दो अलग बातें हैं, और दूसरी ज़्यादा सख़्त है.

सबसे ज़्यादा बार वजह वे शर्तें होती हैं जो ख़ुद norm में हैं ही नहीं. Archive कोई ख़ास level माँग सकता है, फ़ाइल का नाम रखने का तय तरीक़ा, metadata के अनिवार्य fields का समूह, या आकार की सीमा. फ़ाइल बेदाग़ PDF/A होगी और फिर भी लौट आएगी.

दूसरी आम वजह यह है कि document औपचारिक रूप से format के अनुरूप है पर उसमें वह नहीं है जिसके लिए उसे जमा किया जाता है. Text layer के बिना scan, PDF/A में बदलकर भी तस्वीरों का समूह ही रहता है. «खोजने योग्य PDF/A» की शर्त ऐसी फ़ाइल पूरी नहीं करती, भले ही format के बारे में दोनों शब्द सही हों.

तीसरी वजह कम दिखने वाली है: हो सकता है conformance की पुष्टि हुई ही न हो और किसी ने ध्यान न दिया हो. फ़ाइल डाउनलोड की, देखा कि खुल रही है, और भेज दी. उधर नतीजे का message कह रहा था कि जाँच पास नहीं हुई और फ़ाइल आम PDF बनकर लौट रही है. इसीलिए उसे पढ़ना चाहिए.

अगर archive की requirements कई पेजों का document हैं, तो पूरे संग्रह को बदलकर एक महीने बाद ग़ैर-अनुरूपता का पता चलने से बेहतर है एक बार test फ़ाइल पूरी शृंखला से गुज़ारकर उनसे पुष्टि ले लेना.

पहले से क्या तैयार करें

Conversion उसी के साथ काम करती है जो उसे दिया गया, मूल document की समस्याएँ नहीं सुधारती.

Scan किया हुआ document तस्वीरों का समूह ही रहेगा. औपचारिक रूप से वह PDF/A बन जाएगा, पर उसमें text खोजा नहीं जा सकेगा. अगर archive text layer वाला document चाहता है, तो scan को पहले ocr-pdf से गुज़ारिए और तब convert कीजिए.

Password वाला document तब तक convert नहीं होगा जब तक खोलने की protection न हटे. यह unlock-pdf से होता है. साथ ही याद रखिए कि PDF/A और encryption ख़ुद norm के अनुसार असंगत हैं: archival document बिना key खुलना चाहिए.

Title और बाक़ी properties conversion से पहले set-pdf-metadata से ठीक कर लेना आसान है, बजाय इसके कि बाद में उस फ़ाइल को सुधारें जो पहले ही archival घोषित हो चुकी है.

अगर documents बहुत हैं, तो उन्हें आँख मूँदकर एक साथ मत चलाइए. Conformance level और मूल फ़ाइलों की तैयारी document के प्रकार से बदलती है: scans को recognition चाहिए, transparency वाले documents पहले level में ठीक नहीं बैठते, password वाली फ़ाइलें बिल्कुल पास नहीं होतीं. समझदारी इसमें है कि संग्रह को प्रकार से बाँटिए, हर प्रकार के एक नमूने पर settings तय कीजिए और तभी बाक़ी चलाइए.