लेखा विभाग ने कहा कि अनुबंध संग्रह में जमा करने हैं, और तब पता चला कि साधारण PDF उन्हें नहीं चलेगा, PDF/A चाहिए। आप पाँच साल पुराना कोई बिल खोलते हैं और जाना-पहचाना फ़ॉन्ट दिखने के बजाय एक भद्दा विकल्प सामने आता है। जिस कंप्यूटर पर दस्तावेज़ बना था उसमें Calibri था, संग्रह सिस्टम में वह है ही नहीं, और टेक्स्ट बिखर गया। ऐसी ही गड़बड़ियों से PDF/A बचाता है। यह इस तरह बना है कि फ़ाइल आज भी और दस-पंद्रह साल बाद भी, किसी भी कंप्यूटर और किसी भी सॉफ़्टवेयर में एक जैसी दिखे।
PDF/A का मूल विचार है आत्मनिर्भरता। साधारण PDF सिस्टम के फ़ॉन्ट पर टिक सकता है, बाहर से रंग प्रोफ़ाइल खींच सकता है, उसमें स्क्रिप्ट या बाहरी साइट के लिंक हो सकते हैं। यह सब किसी दिन काम करना बंद कर देगा: फ़ॉन्ट हटा दिया जाएगा, साइट बंद हो जाएगी, प्लगइन पुराना पड़ जाएगा। PDF/A इन निर्भरताओं को रोकता है। फ़ॉन्ट सीधे फ़ाइल में एम्बेड होते हैं, रंग एक अंदरूनी प्रोफ़ाइल से तय होते हैं, और कोई सक्रिय सामग्री नहीं रहती। इसीलिए बदलते समय फ़ाइल का सिर्फ़ नाम नहीं बदलता, उसे सचमुच नए सिरे से पैक किया जाता है, और यह समझना ज़रूरी है कि उसके साथ हो क्या रहा है।
PDF को PDF/A में बदलें: कदम दर कदम
1. PDF to PDF/A खोलें और वह मूल दस्तावेज़ अपलोड करें जिसे ज्यों का त्यों संग्रह में जाना है। 2. अनुपालन स्तर चुनें। अगर किसी नियम में कोई खास स्तर तय नहीं है तो PDF/A-2b लें, यह समझदारी भरा आधुनिक विकल्प है। PDF/A-1b सिर्फ़ तब चाहिए जब प्राप्तकर्ता सिस्टम की सख्त शर्तें हों। 3. देख लें कि दस्तावेज़ में कुछ फ़ालतू न रहे। खाली पन्ने और कच्चे ड्राफ़्ट पहले ही हटा दें, क्योंकि बदलने के बाद फ़ाइल में बदलाव करना ठीक नहीं। 4. कन्वर्ज़न चलाएँ और तैयार PDF/A का इंतज़ार करें। टूल फ़ॉन्ट एम्बेड कर देगा और रंगों को अपने आप सामान्य कर देगा। 5. नतीजा खोलें और पूरा पलटकर देखें, खासकर वे पन्ने जिनमें अलग फ़ॉन्ट, मुहरें और हस्ताक्षर हों। 6. फ़ाइल को तारीख के साथ एक साफ़ नाम से सहेजें, ताकि संग्रह में बाद में आसानी से मिल जाए।
क्या गड़बड़ हो सकता है
- **फ़ॉन्ट एम्बेड नहीं हुआ।** कभी-कभी मूल फ़ाइल में ऐसा फ़ॉन्ट होता है जिसमें एम्बेड करने की अनुमति नहीं होती (यह पाबंदी फ़ॉन्ट फ़ाइल में ही होती है)। तब कन्वर्टर उसकी जगह कोई मिलता-जुलता फ़ॉन्ट रख देता है। टेक्स्ट पढ़ने लायक रहता है, पर बनावट बदल जाती है। ऐसे पन्नों को आँख से जाँचें और ज़रूरत हो तो मूल फ़ाइल को अनुमति वाले फ़ॉन्ट के साथ दोबारा सहेजें।
- **बिना टेक्स्ट लेयर वाला स्कैन।** अगर आप स्कैन किया दस्तावेज़ बदल रहे हैं तो PDF/A तो बन जाएगा, पर उसमें खोज नहीं चलेगी, वह तस्वीरों का ढेर भर है। खोज वाले संग्रह के लिए पहले टेक्स्ट पहचानें, फिर PDF/A में बदलें।
- **PDF/A-1 में पारदर्शिता और लेयर।** PDF/A-1 स्तर पारदर्शिता को नहीं सँभालता, इसलिए हल्की पारदर्शी मुहरें या वॉटरमार्क चपटे हो जाएँगे या उनमें खराबी आ जाएगी। अगर दस्तावेज़ में ऐसे तत्व हैं तो PDF/A-2 लें।
- **आकार कई गुना बढ़ गया।** एम्बेड किए फ़ॉन्ट और प्रोफ़ाइल फ़ाइल को भारी कर देते हैं। यह अपेक्षित है, पर अगर बढ़ोतरी हद से ज़्यादा हो तो दस्तावेज़ को बदलने से पहले Compress PDF से कम्प्रेस करें, बाद में नहीं।
- **खराब मूल फ़ाइल नहीं बदलती।** क्षतिग्रस्त PDF त्रुटि देगा। पहले उसे Repair PDF से ठीक करें, फिर PDF/A में बदलने की कोशिश दोहराएँ।
- **रंग बदल गए।** अगर दस्तावेज़ किसी असामान्य रंग स्थान में था तो सामान्य करते समय रंगत थोड़ी खिसक सकती है। केवल टेक्स्ट वाले संग्रहों के लिए अक्सर आसान यही रहता है कि फ़ाइल को पहले ही PDF to Grayscale से ग्रे कर लें।
संग्रह में जमा करने से पहले क्या जाँचें
- सभी फ़ॉन्ट सही दिख रहे हों, कोई बदला हुआ अक्षर या अक्षरों की जगह डिब्बे न हों।
- मुहरें, हस्ताक्षर और लोगो दिख रहे हों और काले धब्बों में न बदले हों।
- दस्तावेज़ में (अगर यह स्कैन नहीं है) खोज और टेक्स्ट चुनना काम करता हो।
- फ़ाइल के नाम में तारीख और कैटलॉग के लिए एक साफ़ पहचान हो।
- PDF/A का स्तर वही हो जो प्राप्तकर्ता पक्ष माँगता है।
आगे कहाँ से बढ़ें
बदलने से पहले दस्तावेज़ को व्यवस्थित कर लें: फ़ालतू पन्ने Remove blank pages से हटाएँ, और अगर एक संग्रह इकाई कई हिस्सों से बनती है तो उन्हें Merge PDF से एक फ़ाइल में जोड़ें। इसके उलट जब किसी बड़े दस्तावेज़ को अलग-अलग फ़ाइलों में बाँटना हो तो Split PDF मदद करता है। इसके बाद तैयार फ़ाइल को PDF/A में बदलें और बेफ़िक्र होकर लंबे भंडारण में जमा कर दें।