Form या portal के लिए PDF कैसे तैयार करें

अपलोड के लिए PDF कैसे तैयार करें

«तैयार फ़ाइल» सुनने में अस्पष्ट लगता है, पर मतलब बहुत ठोस है: ऐसा दस्तावेज़ जो दूसरी ओर की जाँचें पार कर ले, दोबारा काम न माँगे, और अपने साथ वह कुछ न ले जाए जो आप भेजना नहीं चाहते थे। जाँचें आम तौर पर तीन-चार होती हैं, स्वचालित होती हैं, और उनमें से कोई यह नहीं देखती कि फ़ाइल का नाम क्या है।

लेने वाला पक्ष असल में क्या जाँचता है

पहली पंक्ति याद रखने लायक़ है: एक्सटेंशन का कोई मतलब नहीं। फ़ॉर्मैट सामग्री से पहचाना जाता है, इसलिए तस्वीर का नाम `.pdf` कर देने से कुछ नहीं होगा, और बिना एक्सटेंशन वाली असली PDF आराम से गुज़र जाएगी।

चौथी जाँच अपेक्षाकृत नई है और लगातार आम होती जा रही है: लेने वाले का सिस्टम दस्तावेज़ों में खोज करना चाहता है, और स्कैन उसके लिए ख़ाली है। अपनी फ़ाइल जाँचने में एक सेकंड लगता है: खोलिए और माउस से एक पंक्ति चुनने की कोशिश कीजिए। अगर पूरा पेज एक आयत की तरह चुन लिया जाए, तो टेक्स्ट लेयर नहीं है।

कामों का क्रम और हर काम क्या छीन लेता है

आगे पढ़ने की असली वजह यही है। हर प्रोसेसिंग कुछ बचाती है और कुछ खो देती है, और क्रम यह तय करता है कि प्राप्तकर्ता तक असल में क्या पहुँचेगा।

इससे काम का क्रम निकलता है: दस्तावेज़ जोड़ें, पेज सुधारें, टेक्स्ट पहचानें, और सबसे अंत में कंप्रेस करें। कंप्रेशन अंत में इसलिए कि उसके बाद का कोई भी काम फ़ाइल फिर भारी कर देता है। पहचान कंप्रेशन से पहले इसलिए कि पहचान पेज की तस्वीर पढ़ती है और कंप्रेशन ठीक उसी तस्वीर को बिगाड़ता है।

धूसर वाली पंक्ति एक आम परेशानी समझाती है। छपाई में बचत के लिए दस्तावेज़ धूसर किया जाता है, फ़ॉर्म में भेजा जाता है, और फ़ॉर्म उसे बिना टेक्स्ट वाली फ़ाइल कहकर लौटा देता है। कारण यह कि धूसर बनाना पेजों को तस्वीरों के रूप में दोबारा बनाता है। अगर फ़ाइल प्रेस और फ़ॉर्म दोनों जगह जानी है, तो दो संस्करण तैयार रखें।

हस्ताक्षर वाली पंक्ति दूसरी परेशानी समझाती है: हस्ताक्षर लगते ही दस्तावेज़ का शीर्षक और कीवर्ड गुणों से ग़ायब हो जाते हैं, सिर्फ़ लेखक और विषय बचते हैं, और विषय में हस्ताक्षर की टिप्पणी जुड़ जाती है।

दस्तावेज़ के गुण फ़ाइल के साथ यात्रा करते हैं

शीर्षक, लेखक और कीवर्ड PDF के भीतर रहते हैं और लगभग हर काम उन्हें साथ ले जाता है। प्राप्तकर्ता उन्हें दस्तावेज़ के गुणों में देखता है, और वहाँ नियमित रूप से कुछ अनचाहा निकल आता है: दस्तावेज़ बनाने वाले कर्मचारी का नाम, «क़ानूनी विभाग के लिए ड्राफ़्ट» जैसा भीतरी काम-चलाऊ शीर्षक, किसी डिस्क का फ़ोल्डर पथ।

Word और दूसरे संपादक ये फ़ील्ड खाता सेटिंग्स से अपने आप भर देते हैं। उपयोगकर्ता ने उन्हें कभी देखा ही नहीं, इसलिए उसे उनके होने का शक भी नहीं होता।

वे set-pdf-metadata में मौजूदा मान मिटाने वाला विकल्प चालू करके हटते हैं। यह आख़िरी या उपांत्य क़दम रखिए: सफ़ाई के बाद का कोई भी काम अब ख़ाली हुए फ़ील्ड आगे ले जाएगा, जबकि फ़ाइल को नए निर्यात से बदलना सब कुछ लौटा देगा।

कटाई छिपाती है, हटाती नहीं

भेजने से पहले जानने लायक़ एक और बात। पेज काटना सिर्फ़ दिखने वाला हिस्सा बदलता है: PDF दो आयत साथ-साथ रखती है, शीट का भौतिक नाप और उसका दिखने वाला भाग, और कटाई दूसरे को बदलती है।

सीमा के बाहर की सामग्री कहीं नहीं जाती। वह फ़ाइल में बनी रहती है, टेक्स्ट कॉपी करने पर निकल आती है, और किसी भी पूर्ण संपादक में कटाई हटाते ही स्क्रीन पर लौट आती है।

जिस दस्तावेज़ से व्यक्तिगत डेटा हटाना है, उसके लिए कटाई बिल्कुल ग़लत औज़ार है। वहाँ redact-pdf चाहिए, काले या सफ़ेद स्टाइल के साथ: वे आयत के नीचे की सामग्री सचमुच मिटा देते हैं। धुँधलाहट वाला स्टाइल हटाने के लिए बना ही नहीं और ख़ुद इसकी चेतावनी देता है।

पासवर्ड पहले ही हटा दें

खोलने के पासवर्ड से सुरक्षित दस्तावेज़ को फ़ॉर्म और अधिकांश दस्तावेज़-प्रबंधन प्रणालियाँ ठुकरा देंगी: वे सामग्री पढ़कर जाँच ही नहीं सकतीं। यह सुरक्षा unlock-pdf से हटती है, जहाँ पासवर्ड आप देते हैं।

छपाई और नक़ल रोकने वाला स्वामी पासवर्ड प्रोसेसिंग में बाधा नहीं डालता, पर कुछ सख़्त प्रणालियाँ उसे भी ठुकरा देती हैं: उन्हें टेक्स्ट निकालना होता है, और नक़ल की रोक औपचारिक रूप से उसे मना करती है। अगर फ़ॉर्म बिना समझ आने वाले कारण के मना करे और फ़ाइल ठीक दिखे, तो यह रोक भी देख लेना चाहिए।

अगर शर्तें बताई ही न गई हों

कभी-कभी फ़ॉर्म कुछ नहीं समझाता और सहायता एक हफ़्ते में जवाब देती है। ऐसे में अनुमान लगाने के बजाय वे मान लीजिए जो लगभग हर जगह स्वीकार होते हैं।

पैकेट की जगह एक फ़ाइल। पेज का फ़ॉर्मैट A4 या Letter, सभी शीट पर एक जैसा। वज़न दस मेगाबाइट से कम: यह वह सीमा है जिसके नीचे व्यावहारिक रूप से कोई फ़ॉर्म आपत्ति नहीं करता, और ईमेल के लिए भी आरामदेह है। टेक्स्ट लेयर मौजूद। पासवर्ड नहीं। पेज उसी क्रम में जिसमें पढ़े जाएँगे, और कोई भी बग़ल में लेटा हुआ नहीं।

ऐसी फ़ाइल बैंक, विश्वविद्यालय और सरकारी पोर्टल, तीनों जगह गुज़र जाती है। कोई ख़ास शर्त इससे सख़्त निकली तो अस्वीकृति ख़ुद बता देगी, और सुधार छोटा होगा, पूरा दोबारा बनाना नहीं।

भेजने से पहले फ़ाइल कैसे जाँचें

तीन जाँच, हर एक कुछ सेकंड की, हर एक अलग ग़लती पकड़ती है।

फ़ाइल उस प्रोग्राम में खोलिए जिसमें आपने उसे बनाया नहीं था। ब्राउज़र और डेस्कटॉप व्यूअर घुमाए गए पेज अलग-अलग दिखाते हैं, क्योंकि घुमाव पेज की अलग विशेषता के रूप में रखा जाता है, सामग्री के घुमाव के रूप में नहीं। यह अंतर अपनी स्क्रीन पर देख लेना बेहतर है।

माउस से टेक्स्ट की एक पंक्ति चुनिए। यही टेक्स्ट लेयर की जाँच है, वही जो स्वचालित प्रणाली करती है।

दस्तावेज़ के गुण खोलिए। वहाँ शीर्षक और लेखक हैं, साथ ही पेजों की संख्या और वज़न। पेजों की संख्या अपेक्षा से मिलाना उपयोगी है: जोड़ाई के बाद आई फ़ालतू शीट ठीक यहीं पकड़ी जाती है।

फ़ाइल कैसे तैयार करें

1. दस्तावेज़ हिस्सों में हो तो पहले उसे पूरा जोड़िए। 2. पेज ठीक कीजिए: क्रम, घुमाव, ग़ैरज़रूरी शीट। 3. स्कैन हो तो ocr-pdf से टेक्स्ट पहचानिए। 4. फ़ाइल बाहर जा रही हो तो दस्तावेज़ के गुण साफ़ कीजिए। 5. compress-pdf से कंप्रेस कीजिए और देखिए कि वज़न फ़ॉर्म की सीमा में आता है। 6. कंप्रेस के बाद भी न आए तो split-pdf से दस्तावेज़ बाँटकर हिस्सों में भेजिए। 7. तैयार फ़ाइल किसी दूसरे प्रोग्राम में खोलकर ऊपर की तीनों जाँच कीजिए।