Como preencher um formulário PDF online

Alguém envia um questionário em PDF e pede que ele volte preenchido. O que acontece a seguir depende inteiramente do que foi enviado: dois documentos idênticos na tela são tratados por ferramentas diferentes, e boa parte das tentativas frustradas começa pela escolha errada.

Um formulário e a foto de um formulário são documentos diferentes

Dentro de um PDF, um formulário preenchível é uma estrutura à parte: o documento carrega uma lista de campos, e cada campo tem nome, tipo e coordenadas na página. Esses arquivos saem do Word com os controles de conteúdo ativados, de geradores de formulários e de exportações de sistemas de gestão.

Um impresso digitalizado não tem essa estrutura. É uma página de pixels em que as linhas e os quadradinhos estão desenhados do mesmo jeito que as letras.

pdf-filler trabalha apenas com o primeiro tipo. Ele não pinta texto sobre a página nem adivinha onde fica uma linha numa imagem: escreve valores em campos que o documento já tem. Se não houver nenhum, a lista diz isso com todas as letras, e a execução devolve o arquivo intacto, uma cópia exata e não um erro.

Para o segundo tipo existe o edit-pdf, em que um bloco de texto vai para qualquer ponto da página. Marcas e observações sobre um documento já pronto são assunto do annotate-pdf.

Descobrir qual dos dois você tem é mais rápido do que raciocinar sobre isso: envie o arquivo e veja se aparece a lista de campos.

Por que a lista mostra `applicant_surname_1` e não “Sobrenome”

Os campos são lidos no seu navegador, antes de o arquivo seguir para processamento. Cada campo encontrado ocupa uma linha com duas indicações: o nome do campo e o número da página em que ele está.

O nome exibido é o que o autor do formulário deu a ele. A dica que uma pessoa vê ao passar o mouse num leitor comum não é usada. Por isso a linha correspondente à caixa rotulada “Sobrenome” pode aparecer como `applicant_surname_1`, `txtLastName` ou `f1_04[0]`.

Sobram dois apoios para a correspondência: o número da página e a ordem. Os campos aparecem na ordem em que estão guardados no documento, que num impresso bem construído segue a ordem de leitura de cima para baixo. Manter o PDF original aberto ao lado resolve quase todas as dúvidas.

Nomes iguais dentro de um documento são reunidos numa única linha. Um grupo de opções com cinco círculos na página compartilhando um nome aparece como um controle só, listando cinco valores, e não como cinco linhas.

Se a leitura dos campos falhar no navegador, um aviso substitui a lista e os parâmetros normais da ferramenta continuam funcionando: a detecção de campos é uma comodidade, não uma etapa obrigatória.

Como preencher o questionário

1. Abra o pdf-filler e envie o impresso. 2. Espere a lista de campos e confronte-a com o documento pelos números de página. 3. Digite os valores. Mexa apenas nos campos que for alterar. 4. Decida se o formulário deve continuar editável, assunto tratado adiante. 5. Rode o processamento e baixe o resultado. 6. Abra o arquivo baixado e leia o que digitou com os olhos, não de memória.

Esse último ponto não é formalidade. O valor sempre chega ao campo, mas é desenhado com a fonte escolhida pelo autor do formulário, e é aí que moram as surpresas.

Só os campos que você mexeu são gravados

Para o documento vão apenas os campos que você editou. Os demais mantêm os valores que já estavam no arquivo, de modo que um impresso preenchido pela metade não se esvazia porque você acrescentou duas linhas.

O contrário também vale. Não mexa em campo algum e a ferramenta devolve honestamente uma cópia do original. A lista avisa exatamente desse caso no rodapé: zero campos preenchidos, o PDF será salvo sem alterações.

O que o achatamento dos campos faz de verdade

A chave de achatamento vem ligada, e a distância entre suas duas posições é maior do que parece.

Ligada, isso não é uma trava de edição e sim uma fundição de verdade: depois do processamento a lista de campos do documento está vazia, e o que você digitou faz parte da página tanto quanto o texto impresso do formulário. Medido num questionário pequeno: 6559 bytes com achatamento e nenhum campo dentro, 6946 bytes sem ele e os dois campos no lugar.

Desligada, o documento ganha ainda uma marca que instrui os leitores a redesenhar os valores por conta própria. Sem essa marca, alguns programas mostram vazio um campo preenchido, embora o valor esteja no arquivo.

Há aqui uma armadilha pouco evidente: o achatamento só se aplica junto com o preenchimento. Enviar o formulário vazio de outra pessoa, não digitar nada e receber um documento congelado não vai acontecer; o formulário volta vivo, com os mesmos campos. A ferramenta deixa de propósito em paz os campos em que você não mexeu.

Correspondência estrita contra correspondência tolerante

O segundo parâmetro decide o destino de um nome de campo que o documento não conhece. A correspondência tolerante é a padrão.

Pela lista a diferença é quase invisível: os nomes vêm do próprio documento e não têm como divergir. Ela aparece quando um conjunto de valores salvo é aplicado de novo a um formulário que entretanto foi atualizado e teve um campo renomeado. A tolerante entrega então um documento a que falta uma linha em silêncio, com um aviso que a nomeia; a estrita não entrega nada e diz o motivo.

Para trabalho em lote com contratos, a segunda opção costuma sair mais barata: um arquivo que falta é notado na hora, uma linha que falta dentro do arquivo é notada pelo destinatário.

Quando a fonte do formulário não tem letras para o seu alfabeto

O valor é escrito no campo como veio, mas será desenhado com a fonte declarada pelo autor do formulário. Se for uma das fontes padrão, seu repertório de caracteres é estreito, e as letras de fora dele não têm de onde sair.

Testado num formulário com fonte padrão: o valor `Ivanov` é relido do arquivo pronto como `Ivanov`, enquanto o mesmo sobrenome em cirílico é relido como `??????`. Nada quebra e nenhum erro é relatado, porque do ponto de vista do documento tudo foi escrito corretamente.

É assim que se comportam os formulários construídos para um único alfabeto, e também os modelos oficiais antigos. Nenhum ajuste da ferramenta cura isso: ou você preenche o impresso na escrita para a qual ele foi feito, ou põe o texto sobre a página com o edit-pdf, onde a fonte é escolha sua.

Daí sai a regra prática. O primeiro formulário que você preencher com acentos, cedilhas ou caracteres pouco comuns, abra e olhe; depois dá para trabalhar com esse modelo com tranquilidade.

Caixas, opções e listas suspensas

Uma caixa de seleção no PDF não é construída como um sim ou um não. Ela tem nome próprio para o estado marcado, inventado pelo autor do formulário: quase sempre `Yes`, mas também aparecem `On`, `1` e nomes com sentido como `Male`.

Na lista não é preciso pensar nisso: você marca a caixa com o mouse e o estado certo vem do documento. Isso importa a quem chama a ferramenta por código. Os valores `yes`, `true`, `on`, `1` e `x` resolvem para o estado marcado, e `no`, `off`, `0` e a cadeia vazia para o desmarcado. Qualquer coisa fora dessas listas é aceita sem reclamação e deixa a caixa em branco.

Com listas e grupos de opções é mais simples: os valores admitidos vêm do documento, então só dá para escolher o que ele já declara.

O que não será possível preencher

Um documento fechado com senha de abertura não é processado; a tarefa para e pede a senha. Remova a proteção com o unlock-pdf e volte. Uma senha que limita apenas a impressão ou a cópia não atrapalha o preenchimento.

Se nenhum dos campos correspondentes pôde ser gravado, a ferramenta não faz o original passar por resultado: ela para com um erro. Quando parte das páginas funcionou e parte não, o arquivo chega, acompanhado de um aviso dizendo em quantas páginas os valores podem não ter entrado nos campos.

Um questionário pronto costuma precisar de assinatura em seguida. A assinatura mora no sign-pdf: desenhada com o mouse ou enviada como imagem. A ordem importa: primeiro o preenchimento com o achatamento ligado, depois a assinatura, senão a etapa de assinatura trabalha sobre um documento cujos campos ainda vivem e cujo conteúdo pode ser reescrito depois.