Como preencher um formulário PDF online

O RH manda uma ficha em PDF e pede para devolver preenchida ainda hoje. Ou chega um requerimento do banco, um questionário do centro de vistos, uma leitura de consumo da administradora do prédio. Imprimir, preencher à mão e digitalizar de volta é lento e fica torto, ainda mais se a ficha tem várias páginas. Esse documento pode ser preenchido direto no navegador: você digita os dados nos campos, faz as marcações e baixa o arquivo pronto em poucos minutos.

A dificuldade é que os formulários PDF vêm em dois tipos diferentes e se comportam de maneiras distintas. Existem os formulários interativos, com campos de entrada já marcados, onde o texto cai exatamente onde o autor planejou. E existem as fichas planas: uma simples imagem da página (muitas vezes um scan), sem campo nenhum, em que o texto precisa ser colocado por cima na mão. A maioria das fichas que chegam por e-mail é justamente do segundo tipo, então vale saber lidar com os dois.

Descobrir qual está na sua frente é fácil. Tente clicar onde deveria haver uma linha para digitar. Se aparecer uma moldura e der para escrever dentro dela, o formulário é interativo. Se nada acontece e a página se comporta como uma imagem, é uma ficha plana, e o preenchimento será feito com blocos de texto por cima. Quase tudo depende disso: onde digitar os dados, como fazer as marcações e por que às vezes o texto desliza.

Como preencher um formulário PDF: passo a passo

1. Abra o pdf-filler e carregue sua ficha ou formulário. 2. Se o documento tiver campos prontos, clique neles e digite. A passagem de um campo para outro costuma funcionar com o clique. 3. Numa ficha plana sem campos, coloque um bloco de texto no lugar certo e escreva a resposta; ajuste o tamanho da fonte à altura da linha ou à moldura. 4. Marque as caixas de seleção: no formulário interativo, com um clique; na ficha plana, com o símbolo "✓" ou "X" sobre a célula. 5. Percorra todas as páginas até o fim. Em fichas de várias folhas é fácil pular um campo na segunda ou na terceira. 6. Baixe o arquivo pronto e, se precisar, adicione a assinatura com o sign-pdf.

O que pode dar errado

• O documento não tem campos, embora precisasse ter. É uma ficha plana ou um scan. Os campos terão de ser colocados como texto por cima da página, não adianta procurar molduras prontas.
• O texto não cabe na linha. Um sobrenome ou endereço comprido transborda da linha. Reduza a fonte ou abrevie a entrada, sempre olhando a largura do campo.
• A marca caiu na célula errada. Em tabelas apertadas com opções de resposta, a marca desliza com facilidade para o item vizinho. Aumente o zoom e coloque o símbolo bem no centro do quadrado certo.
• Acentos ou caracteres somem ou viram quadradinhos. Isso acontece quando a ficha original tem uma fonte sem suporte a esses caracteres. Digite os dados numa camada de texto separada, não no campo problemático do formulário.
• A ficha foi digitalizada de lado ou de cabeça para baixo. Preencher uma página virada é desconfortável e dá para errar o campo. Endireite a página primeiro e só depois escreva as respostas.
• A ficha tem dados que não devem aparecer. Se sobrou um número de documento ou informação de terceiros no arquivo final, cubra com o redact-pdf. Apagar com a borracha deixa o texto embaixo do retângulo preto.

O que conferir antes de enviar

• Todos os campos obrigatórios preenchidos em todas as páginas, incluindo a última folha com assinatura e data.
• Nenhum texto transbordando da moldura ou invadindo as linhas.
• As marcas exatamente nas células que você escolheu.
• Data e assinatura no lugar, caso tenham sido pedidas.
• O arquivo abre e se lê no celular, onde o destinatário costuma olhá-lo.

O que mais costuma ajudar

A ficha preenchida muitas vezes precisa ser assinada, e para isso serve o sign-pdf. Se houver dados extras ou sensíveis, remova-os com o redact-pdf. E quando pedem o documento protegido contra alterações, coloque uma senha com o protect-pdf antes de enviar.