Word в PDF перед отправкой: что проверить

Word в PDF: почему результат отличается от того, что было на экране

Документ выглядел в Word ровно так, как задумано, а в PDF съехали заголовки, таблица разъехалась на две страницы и в оглавлении не сходятся номера. Причина почти всегда одна и та же, и она не в конвертере.

Конвертация происходит не на вашем компьютере

Файл `.docx` — это не картинка страницы, а описание содержимого: текст, стили, отступы и указание, каким шрифтом это набрано. Как именно всё расположится на листе, решается в момент отрисовки.

Отрисовку выполняет LibreOffice на сервере. У него свой набор шрифтов, и шрифтов с вашего компьютера в нём нет. Если документ набран шрифтом, которого на сервере не оказалось, подбирается похожий.

Похожий шрифт почти никогда не имеет ту же ширину символов. Строка, занимавшая девяносто миллиметров, занимает девяносто три, последнее слово не влезает и уходит на следующую строку, а последняя строка абзаца — на следующую страницу. Дальше эффект накапливается, и к десятой странице расхождение становится заметным.

Какие шрифты переживают перенос без сдвига

Это главное, что стоит проверить перед конвертацией. На сервере установлены шрифты, специально подобранные так, чтобы у них совпадали метрики с распространёнными офисными.

Первые пять строк — это шрифты по умолчанию в Word разных версий, и именно поэтому обычный документ конвертируется без сюрпризов. Проблемы начинаются там, где дизайнер выбрал фирменный шрифт, а автор — Georgia, Garamond или Segoe UI.

Практический вывод: если документ идёт в PDF, а не остаётся в Word, набирайте его шрифтом из первых пяти строк. Это скучно и надёжно.

Как выполнить конвертацию

1. Проверьте, каким шрифтом набран документ: в Word это видно в свойствах стиля. 2. Откройте word-to-pdf и загрузите файл. 3. Оставьте размер страницы «источник», если вёрстка уже настроена под нужный формат. 4. Запустите конвертацию и скачайте результат. 5. Сравните число страниц с исходным документом. Совпало — вёрстка уцелела, не совпало — сработала подстановка шрифта.

Сравнение по числу страниц — самая быстрая проверка из существующих. Она занимает секунду и ловит именно тот класс проблем, который иначе обнаруживается получателем.

Что на самом деле делает встраивание шрифтов

Переключатель встраивания включён по умолчанию, и название у него шире, чем поведение.

Он управляет встраиванием стандартных шрифтов в готовый PDF. Нестандартные шрифты, которые нашлись при конвертации, встраиваются независимо от него: без этого документ у получателя выглядел бы иначе, чем у отправителя, а это ровно та проблема, которую PDF и должен решать.

Отсюда следует, что выключать переключатель ради уменьшения веса обычно бессмысленно: экономия составит десятки килобайт, а риск получить у читателя другой шрифт вырастет. Если файл нужно облегчить, для этого есть compress-pdf, и работает он с изображениями, где выигрыш на порядок больше.

Размер страницы: «источник» против A4

По умолчанию стоит «источник», и это значит, что берётся настройка страницы из самого документа. Если в Word стоял A4 с полями по два сантиметра, они и получатся.

Выбор A4 или Letter включает другой механизм: страницы сначала отрисовываются по настройкам документа, а потом каждая вписывается в заданный лист. Содержимое масштабируется целиком, с сохранением пропорций, и центрируется. Горизонтальные страницы получают горизонтальный лист, поэтому альбомная вставка посреди книжного документа не ложится набок.

Отсюда правило. «Источник» — для документов, где вёрстка уже настроена. Фиксированный формат — для случаев, когда результат должен быть строго A4 независимо от того, что было в исходнике: например, документ пришёл от подрядчика с американским Letter, а сдавать нужно в A4.

Старый формат .doc и что в нём игнорируется

Файлы `.doc`, сохранённые старыми версиями Word, конвертируются отдельным путём и как есть.

Настройки размера страницы и встраивания шрифтов к ним не применяются. Инструмент не делает вид, что применил: если вы их задали, придёт предупреждение с перечислением того, что было проигнорировано.

Лечится это просто и полностью: откройте файл в любом текстовом редакторе и сохраните как `.docx`. После этого доступны все настройки, а заодно исчезает часть проблем со старой вёрсткой.

Когда вёрстка теряется полностью

Есть отдельный сценарий, в котором результат оказывается простым текстом на белых страницах: без картинок, без таблиц, без шрифтов.

Так выглядит запасной путь, который включается, когда полноценная конвертация недоступна. Он не молчаливый: к результату прикладывается предупреждение о том, что документ собран в упрощённом виде и вёрстка не сохранена.

Получив такой файл, не отправляйте его дальше. Повторите конвертацию: запасной путь включается по временным причинам и при следующей попытке обычно не срабатывает.

Отдельно про документы под паролем. Файл `.docx`, защищённый паролем на открытие, внутри устроен иначе, чем обычный, и конвертации не поддаётся. Пароль нужно снять в Word.

Чек-лист перед выпуском

Пять пунктов, каждый на десять секунд.

Число страниц в PDF совпадает с числом страниц в Word.

Оглавление, если оно есть, ведёт на правильные страницы: номера в нём проставлены Word и после сдвига вёрстки станут неверными.

Таблицы не разъехались по строкам и не переехали на следующую страницу серединой.

Свойства документа не содержат лишнего. Word подставляет туда имя автора из настроек учётной записи, и убрать его можно через set-pdf-metadata.

Колонтитулы и номера страниц на месте: они задаются в настройках раздела и при подстановке шрифта иногда переползают за границу поля.

И последнее замечание, которое экономит нервы. Обратное преобразование через pdf-to-word не восстанавливает исходный документ: оно строит новый по внешнему виду страницы. Правьте исходник в Word и конвертируйте заново, а не редактируйте результат обратного преобразования.