So prüfen Sie eine bearbeitete PDF vor dem Versand

Notieren Sie die erwarteten Änderungen, vergleichen Sie Original und Endfassung, prüfen Sie Nachbarzeilen, Seiten und Formularfelder. Signieren Sie zuletzt: Der Export aus dem Editor macht eine digitale Signatur ungültig.

Der Empfänger öffnet die korrigierte Datei einmal, und einen Fehler darin entdeckt dann er statt Ihnen. Vergleichen Sie deshalb vor dem Versand die fertige PDF in PDF vergleichen mit dem Original und gehen Sie eine kurze Checkliste durch: Hat sich alles Gewünschte geändert, hat die Änderung benachbarte Zeilen verschoben, sind Seiten, Formularfelder und Signatur in Ordnung?

Hier geht es um die Reihenfolge der Prüfung nach der Bearbeitung. Wie Sie den Vergleichsbericht selbst lesen, was die Farben der Markierungen bedeuten und wie die Seitenübersicht funktioniert, erklärt ausführlich der Artikel Zwei PDF-Versionen vergleichen.

Notieren Sie, was sich ändern sollte

Ohne Liste der erwarteten Änderungen wird die Prüfung zu einem vagen „Sieht wohl gut aus“. Notieren Sie Seitenzahl, alten und neuen Wert. Ein Beispiel: Auf Seite zwei wechselt die Frist vom 15. auf den 20. November, der Betrag bleibt bei 48.750 Euro, der dreiseitige Anhang bleibt vollständig. Halten Sie auch fest, was unverändert bleiben muss: Bankverbindung, Namen der Vertragsparteien, Nummerierung der Punkte.

Bewahren Sie das Original getrennt auf und überschreiben Sie es nicht. Haben Sie in PDF bearbeiten gearbeitet, erscheint die fertige Datei nach einem Klick auf „Änderungen anwenden“ unterhalb des Editors. Laden Sie sie herunter und prüfen Sie genau diese Kopie, nicht das Bild im Editor. Geben Sie ihr einen Namen, der sich nicht mit dem Original verwechseln lässt, etwa mit Datum. So vergleichen Sie das Original nicht mit seiner eigenen Kopie und hängen nicht versehentlich die alte Fassung an die E-Mail an.

Was der Editor selbst anzeigt

Klicken Sie vor dem Export auf „Ergebnis prüfen“. Die Vorschau zeigt die Seite genau so, wie sie in der fertigen PDF aussehen wird, und listet über dem Bild Hinweise zu jeder Textänderung auf. „Schrift ersetzt“ bedeutet, dass die neue Zeile in einer anderen Schrift gesetzt ist als die ursprüngliche: Prüfen Sie, ob sie sich von den Nachbarzeilen abhebt. Ein Hinweis wie „12 → 10 pt“ heißt, dass die Schriftgröße verkleinert wurde, damit der Text passt.

Ist der neue Text länger als der alte, ist unter „Wenn der Text nicht passt“ standardmäßig „Benachbarten Text verschieben“ gewählt, und in den Hinweisen erscheint „Nachbartext verschoben: N“. Das ist so vorgesehen, aber genau diese Zeilen sollten Sie später in der fertigen Datei ansehen.

Eine Seite, auf der Sie mit der Schaltfläche „Schwärzen“ (Tooltip „Schwärzung hinzufügen“) einen Bereich abgedeckt haben, wird als Bild exportiert. Ihr Text lässt sich danach weder markieren noch durchsuchen. Berücksichtigen Sie das beim Vergleich.

Original und Endfassung vergleichen

Laden Sie genau zwei Dateien hoch: zuerst das Original („vorher“), dann die bearbeitete Fassung („nachher“). In der PDF mit Markierungen sind die beiden Hälften jeder Doppelseite entsprechend mit „Vorher“ und „Nachher“ beschriftet. Vertauschen Sie die Reihenfolge, erscheinen Ergänzungen als Löschungen. Das „Berichtsformat“ steht standardmäßig auf „Beide Berichte“: ein Text-Diff und eine PDF mit Markierungen.

Die Einstellung „Leerzeichen ignorieren“ ist standardmäßig aktiv und blendet Unterschiede aus, die nur aus Leerzeichen bestehen. Sind Leerzeichen in Ihrem Dokument wichtig, etwa in Kontonummern oder Codes, deaktivieren Sie das Kästchen. Steht der „Vergleichsmodus“ auf „Text und Layout“, wirkt die Einstellung auf den Textbericht nicht, denn dort sind die Abstände selbst Gegenstand des Vergleichs. Der Dienst weist Sie darauf hin.

Zwei Besonderheiten sorgen gerade nach einer Bearbeitung für Verwirrung. Seiten werden nach ihrer Nummer verglichen: Haben Sie eine Seite gelöscht oder eingefügt, wird Seite drei mit Seite drei verglichen, und Unterschiede tauchen auf allen Seiten nach der Änderung auf. Eine geschwärzte Seite ist in der PDF mit Markierungen als „Kein extrahierbarer Text - Pixelvergleich“ gekennzeichnet, im Text-Diff kann ihr Text als gelöscht erscheinen. Prüfen Sie solche Seiten mit eigenen Augen.

Werte und Nachbarzeilen prüfen

Suchen Sie im Bericht jede Änderung aus Ihrer Liste, danach unerwartete Ergänzungen und Löschungen. Bei Terminen, Beträgen, Bankdaten und Einheiten zählt der Wert selbst: 48.705 statt 48.750 bleibt ein Fehler, auch wenn die Zeile sauber auf der Seite sitzt.

Öffnen Sie die bearbeitete Seite in normaler Größe und vergrößern Sie sie dann. Prüfen Sie Umbrüche, abgeschnittene Buchstaben, Tabellenränder und die Zeile unter der Änderung: Längerer Text kann in einen Bereich hineinragen, den Sie nicht ändern wollten. Wird das Dokument gedruckt, betrachten Sie die Seite in Blattgröße. Gute Lesbarkeit auf einem großen Monitor garantiert keinen lesbaren Ausdruck.

Seiten, Lesezeichen und Dokumenteigenschaften

Gehen Sie die Miniaturansichten aller Seiten durch: Anzahl, Reihenfolge, Ausrichtung, Anhang. Seiten, die Sie im Editor mit der Schaltfläche „Ausschl.“ (Tooltip „Seite ausschließen“) markiert haben, landen nicht in der fertigen Datei. Vergewissern Sie sich also, dass es die richtigen waren. Haben Sie Seiten hinzugefügt oder entfernt, prüfen Sie Anfang und Ende des betroffenen Abschnitts.

Der Editor übernimmt Lesezeichen und Dokumenteigenschaften aus dem Original, auch den Titel. Öffnen Sie die Dateieigenschaften in Ihrem PDF-Programm: Ein Titel wie „Vertrag, Version 1“ in der korrigierten Fassung führt den Empfänger in die Irre. Wie Sie ihn ändern, steht im Artikel PDF-Metadaten für die Suche setzen.

Formularfelder gesondert prüfen

Enthält die PDF Formularfelder, zeigt der Editor das Kästchen „Formularfelder interaktiv lassen“. Es ist standardmäßig deaktiviert, und beim Export werden die Felder in die Seite eingebettet: Die Werte bleiben sichtbar, ausfüllen lässt sich das Feld aber nicht mehr. Soll der Empfänger das Formular ausfüllen, aktivieren Sie das Kästchen vor „Änderungen anwenden“.

Öffnen Sie nach dem Herunterladen eine separate Testkopie in einem PDF-Programm, tragen Sie in ein Feld einen Wert ein, speichern Sie und öffnen Sie die Datei erneut. Prüfen Sie auch Kontrollkästchen und Felder auf anderen Seiten. Der Vergleichsbericht hilft hier nicht: Er prüft weder die Funktion von Formularfeldern noch Signaturen, sondern vergleicht nur Text und Aussehen der Seiten.

Die digitale Signatur kommt zuletzt

Der Editor hängt Änderungen nicht an das Original an, sondern baut die Datei neu auf. Deshalb wird eine digitale Signatur, die vor der Bearbeitung im Dokument war, nach dem Export aus dem Editor in jedem Fall ungültig. Die Schaltfläche „Signatur hinzufügen“ im Editor setzt nur ein Bild einer Unterschrift, ob gezeichnet, getippt oder hochgeladen. Eine prüfbare digitale Signatur ist das nicht.

Die Reihenfolge ist einfach: erst alle Änderungen und Prüfungen, dann die Signatur in PDF signieren. Dieses Werkzeug setzt eine sichtbare Unterschrift und bettet eine digitale Signatur mit einem Zertifikat ein, das der Dienst selbst ausstellt. Ein PDF-Programm kann daher melden, dass die Identität des Unterzeichners nicht bestätigt ist. Jede Änderung der Datei nach dem Signieren macht die Signatur wieder ungültig. Mehr dazu im Artikel PDF unterschreiben ohne Drucken und Scannen. Weder der Vergleich noch die Signatur liefert eine rechtliche Bewertung des Dokuments.

Der letzte Schritt vor dem Versand

Gehen Sie Ihre notierten Bedingungen noch einmal durch: Das neue Datum stimmt, der Betrag ist unverändert, der Anhang ist da, die Felder lassen sich ausfüllen, die Signatur wurde nach der letzten Änderung gesetzt. Prüft ein Kollege, geben Sie ihm die Liste der erwarteten Änderungen statt der Bitte, „mal kurz über die PDF zu schauen“.

Versenden Sie eine einzige Datei mit eindeutigem Namen. Wird nach der Prüfung noch eine Änderung nötig, vergleichen Sie die betroffene Seite erneut und signieren Sie ein bereits signiertes Dokument neu. Bewahren Sie Original und Prüfnotizen auf, bis die Arbeit am Dokument abgeschlossen ist.