PDF online kommentieren und markieren

Eine Notiz auf eine PDF-Seite setzen

Einer Kollegin ein Dokument zu schicken und dabei zu erklären, was daran nicht stimmt, gelingt auf der Seite selbst besser als im Text der Mail. Das Notizwerkzeug tut genau das: es zeichnet einen gelben Aufkleber mit Ihrem Text über die gewählten Seiten. Wichtig ist zu wissen, was dabei herauskommt, denn das Wort „Anmerkung“ meint hier etwas anderes als in einem Betrachter.

Das ist ein Stempel, keine Kommentarnotiz

Die PDF-Kommentare, die alle aus Acrobat und aus Browser-Betrachtern kennen, sind eigene Objekte in der Datei. Sie lassen sich aufklappen, zuklappen, beantworten, als erledigt markieren und löschen, ohne die Seite anzurühren.

Die Notiz, die dieses Werkzeug setzt, ist anders gebaut. Sie wird direkt in den Seiteninhalt gezeichnet: ein Rechteck, ein Rahmen und Text. In der Datei entsteht kein einziges Kommentarobjekt, und das lässt sich am fertigen Ergebnis nachprüfen: die Anmerkungsliste der Seite bleibt leer.

Daraus folgen drei praktische Dinge, die man vor dem Versenden abwägen sollte.

Die Notiz ist überall sichtbar: im Browser, auf dem Telefon, in einem Dokumentenmanagementsystem, das Kommentare nicht anzeigt. Es muss nichts eingeschaltet werden, und nichts kann ausbleiben.

Die Notiz wird gedruckt. Ein gewöhnlicher Kommentar wird voreingestellt nicht gedruckt, diese hier ist Teil der Seite.

Die Notiz lässt sich nicht entfernen, ohne das Dokument neu zu machen. Weder die empfangende Person noch Sie selbst nehmen sie per Klick wieder ab; dafür bräuchte es die Ausgangsdatei. Arbeiten Sie also an einer Kopie und nicht am einzigen Exemplar.

Wo der Aufkleber landet

Die Position wird in Seitenanteilen angegeben und nicht in Millimetern, dieselben Zahlen verhalten sich also auf A4 wie auf A3.

Die Senkrechte wird von oben gemessen, nicht von unten. Das lohnt sich zu merken: ein Wert von 0,9 setzt die Notiz fast an den unteren Rand, statt sie nach oben zu heben.

Beide Abstände sind bei 0,95 gedeckelt, der Aufkleber lässt sich also nicht von der Seite schieben. Auch die Breite wird am rechten Rand beschnitten: ein Aufkleber, der nicht passt, endet an der Blattkante, statt darüber hinauszulaufen.

Es gibt zudem eine Mindestgröße, etwa 32 auf 14 Millimeter. Kleiner lässt sich der Aufkleber auch mit winzigen Anteilen nicht bestellen: ein Rechteck, das keinen Text fasst, nützt nichts.

Die Voreinstellungen setzen den Aufkleber ins linke obere Viertel der Seite, über die halbe Breite. Bei einem Dokument mit gewöhnlichen Rändern liegt das über dem ersten Absatz oder direkt darauf. Ist der Inhalt dort wichtig, verschieben Sie den Aufkleber in den Rand oder nach unten, statt sich auf seine Durchsicht zu verlassen.

So setzen Sie die Notiz

1. Öffnen Sie annotate-pdf und laden Sie das Dokument hoch. 2. Markieren Sie im Vorschauraster die Seiten, die die Notiz brauchen. 3. Tippen Sie den Text. Kurz wirkt besser, warum, erklärt der nächste Abschnitt. 4. Passen Sie bei Bedarf Lage und Größe des Aufklebers an. 5. Starten Sie die Verarbeitung und laden Sie das Ergebnis herunter. 6. Öffnen Sie die Datei und lesen Sie die Notiz ganz durch. Wirklich ganz.

Langer Text wird stillschweigend abgeschnitten

Das ist die wichtigste Falle des Werkzeugs. Der Text bricht wortweise im Aufkleber um, und die Zeilen, die der Höhe nach nicht passen, werden einfach nicht gezeichnet. Keine Warnung, keine Auslassungspunkte, kein Hinweis darauf, dass ein Teil des Textes draußen geblieben ist.

An einer langen Notiz bei verschiedenen Aufklebergrößen geprüft:

Beide Maße wirken, aber verschieden. Die Breite bringt Zeichen pro Zeile und sonst nichts. Die Höhe bringt Zeilen und Schriftgröße zugleich: die Schrift errechnet sich aus ihr, bis sie an ihre Obergrenze von 18 Punkt stößt. Ein breiter flacher Aufkleber fasst also viel kleinen Text, ein hoher schmaler weniger davon, dafür größer.

Daraus zwei Regeln. Schreiben Sie kurz: ein Gedanke, höchstens zwei Zeilen. Wird der Text doch länger, vergrößern Sie den Aufkleber in beide Richtungen zugleich, denn jede für sich bringt etwa halb so viel.

Und öffnen Sie das Ergebnis unbedingt. Eine mitten im Satz abgeschnittene Notiz sieht fertig aus, der Verlust fällt nur am Sinn auf.

Farbe und Schrift lassen sich nicht einstellen

Der Aufkleber ist immer derselbe: durchscheinende blassgelbe Füllung, bernsteinfarbener Rahmen von anderthalb Punkt, dunkelbrauner Text. Weder Farbe noch Deckkraft tauchen in den Parametern auf.

Die Füllung lässt etwa die Hälfte dessen durch, was darunter liegt, der Text unter dem Aufkleber bleibt also lesbar. Das ist praktisch, wenn die Notiz einen bestimmten Absatz betrifft und daneben liegen soll, heißt aber auch, dass sich mit ihr nichts verdecken lässt.

Die Schriftgröße wird ebenfalls nicht gesetzt. Sie ergibt sich aus der Höhe des Aufklebers und liegt zwischen 8 und 18 Punkt. Bei den Voreinstellungen kommt die obere Grenze heraus, 18 Punkt, spürbar größer als der Fließtext des Dokuments, und das ist Absicht.

Eine Notiz auf allen markierten Seiten

Ein Text wird geschrieben und auf jeder markierten Seite an derselben Stelle gesetzt. Verschiedene Notizen auf verschiedenen Seiten in einem Durchgang gibt es nicht.

Wird genau das gebraucht, gibt es zwei Wege. Das Dokument mehrfach durchlaufen lassen und jedes Mal andere Seiten und einen anderen Text wählen. Oder zu edit-pdf wechseln, wo Textblöcke einzeln an beliebige Stellen kommen.

Die Seiten werden nicht neu gezeichnet: die Notiz legt sich auf die echte Seite, der Text des Dokuments bleibt also Text und die Verweise funktionieren weiter.

Die Seitenauswahl ist streng: eine Zahl hinter dem Dokumentende hält die ganze Aufgabe an, statt übergangen zu werden. Ein Dokument mit Öffnungskennwort wird ebenfalls nicht verarbeitet, der Schutz muss vorher herunter.

Worin sich das von den Nachbarwerkzeugen unterscheidet

Vier Werkzeuge tun äußerlich Ähnliches, und sie zu verwechseln kommt teuer.

add-watermark legt eine Textzeile entweder diagonal gekachelt über die ganze Seite oder einmal an eine gewählte Stelle. Die Deckkraft ist einstellbar, der Winkel nicht: die Diagonale steht fest. Es geht um den Status des Dokuments, „Kopie“ oder „Entwurf“, nicht um eine Anmerkung zu einem Absatz.

sign-pdf fügt eine Unterschrift hinzu und trägt den Namen der unterzeichnenden Person in die Dateieigenschaften ein. Eine Notiz schreibt nichts in die Eigenschaften.

redact-pdf schwärzt und entfernt Inhalt tatsächlich. Ein durchscheinender Aufkleber ersetzt das nicht: darunter bleibt alles stehen und kommt beim Kopieren wieder heraus.

compare-pdf findet die Unterschiede zwischen zwei Fassungen selbst und hebt sie hervor. Geht es darum zu zeigen, was sich geändert hat, ist Markieren von Hand überflüssig.