Seiten in fertiges PDF einfügen

Wie Sie Seiten in ein fertiges PDF einfügen

Der Vertrag ist gesetzt, zur Abstimmung verschickt, und dann stellt sich heraus, dass die Anlage fehlt. Oder der Kunde schickt eine korrigierte Seite als Ersatz für eine, die bereits im Dokument steckt. Die ganze Datei muss deshalb nicht neu gebaut werden: Das Einfügen ergänzt ein bestehendes Dokument um Seiten, ohne alles Übrige anzurühren.

Einfügen unterscheidet sich vom Zusammenführen nicht im Umfang, sondern darin, dass es ein Basisdokument gibt. Beim Zusammenführen sind alle Dateien gleichrangig und stapeln sich hintereinander. Beim Einfügen ist eine Datei die Hauptdatei, die übrigen werden an einer genannten Stelle in sie eingebettet. Daraus folgen mehrere wenig offensichtliche Dinge, und die erste betrifft die Stelle.

Wo die Seiten landen, wenn Sie keine Stelle angeben

Die Antwort überrascht: ganz am Anfang.

Der Standardwert der Einfügeposition ist null, und null bedeutet den Beginn des Dokuments. Die Logik ist formal und nicht inhaltlich: Das Werkzeug versucht nicht zu erraten, dass eine Anlage üblicherweise ans Ende gehört. Bleibt das Feld für die Einfügestelle unberührt, landen die neuen Seiten vor dem Titelblatt.

Geben Sie die Stelle deshalb immer an, selbst wenn offensichtlich scheint, wohin die Anlage soll.

Zwei Wege, die Stelle zu benennen, und welcher gewinnt

Die Stelle legen Sie entweder über die Seitenzahl fest, nach der eingefügt werden soll, oder über eine absolute Position.

Sind beide gesetzt, gewinnt „nach Seite", und die Position wird schlicht ignoriert. Das zu wissen lohnt sich: Wenn Sie die Position geändert haben und sich am Ergebnis nichts geändert hat, ist höchstwahrscheinlich irgendwo noch ein ausgefülltes Feld mit einer Seitenzahl übrig.

Beide Werte werden auf die Größe des Dokuments begrenzt. Eine Seitenzahl größer als der Umfang der Datei zerstört den Auftrag nicht, sie setzt das Einfügen einfach ans Ende.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie insert-pages und laden Sie zuerst das Hauptdokument hoch. 2. Fügen Sie die Dateien hinzu, deren Seiten eingefügt werden sollen. 3. Benennen Sie die Einfügestelle und verlassen Sie sich nicht auf den Standardwert. 4. Starten Sie die Verarbeitung. 5. Öffnen Sie das Ergebnis an den Grenzen des Einfügens: die Seite davor, die eingefügten Blätter, die Seite danach.

Sind mehrere Dateien einzufügen, landen alle an derselben Stelle, eine nach der anderen, in der Reihenfolge der Liste. Sie über verschiedene Stellen des Dokuments zu verteilen, gelingt in einem Durchgang nicht, dafür braucht es mehrere Läufe.

Die Drehung der eingefügten Seiten

Standardmäßig ist der Ausrichtungsabgleich eingeschaltet, und er arbeitet nicht so, wie man erwartet.

Das Werkzeug betrachtet die Ausrichtung der ersten Seite des Hauptdokuments und passt die eingefügten Blätter daran an. Ist die eingefügte Seite im Querformat und die erste Seite des Hauptdokuments im Hochformat, wird die eingefügte um neunzig Grad gedreht.

Die Ausrichtung wird dabei danach bestimmt, wie die Seite aussieht, nicht nach den Maßen in ihren Eigenschaften. Ein Hochformatblatt mit einer eingetragenen Drehung um neunzig Grad zeigt sich im Querformat, und genau das gezeigte Erscheinungsbild zählt.

Daraus ergibt sich eine Falle. Beginnt das Hauptdokument mit einer Querformatseite, etwa einem Umschlag oder einer ausklappbaren Zeichnung, werden Hochformatanlagen daran angepasst gedreht. Formal richtig, inhaltlich nicht. In diesem Fall schalten Sie den Abgleich besser aus und klären die Ausrichtung mit rotate-pdf.

Was mit den Lesezeichen geschieht

Hier verhält sich das Einfügen entgegengesetzt zum Zusammenführen, und das mit Absicht.

Beim Zusammenführen werden Lesezeichen aus allen Ausgangsdateien übernommen. Beim Einfügen bleiben nur die Lesezeichen des Hauptdokuments erhalten, die Navigation der eingefügten Dateien wird verworfen. Der Grund ist einfach: Die Lesezeichen einer eingefügten Datei verweisen auf Seitenzahlen innerhalb dieser Datei, und im kombinierten Dokument meinen dieselben Zahlen völlig andere Seiten. Sie zu übernehmen ergäbe ein Inhaltsverzeichnis, das ins Leere führt.

Die Lesezeichen des Hauptdokuments gehen dabei nicht kaputt: Sie werden auf die neue Seitenlage umgerechnet. Ein Abschnitt, der auf Seite zwanzig stand und nach dem Einfügen auf Seite fünfundzwanzig liegt, funktioniert weiter.

Denken Sie außerdem daran, dass eine im Dokument selbst gedruckte Seitennummerierung durch das Einfügen nicht neu berechnet wird. Das ist schlicht Text auf dem Blatt. Soll die Nummerierung danach durchgehend sein, setzen Sie sie mit add-page-numbers neu.

Die Dokumenteigenschaften bleiben die der Hauptdatei

Autor, Titel und weitere Eigenschaften des Ergebnisses werden vom Hauptdokument geerbt, die Eigenschaften der eingefügten Dateien mischen sich nicht darunter. Das ist bequemes Verhalten: Ein Paket ändert seinen Namen in den Eigenschaften nicht, bloß weil jemand eine Anlage hinzugefügt hat.

Die Kehrseite ist, dass ein von Anfang an unbrauchbarer Titel des Hauptdokuments durch das Einfügen nicht besser wird. Das korrigieren Sie gesondert mit set-pdf-metadata.

Wenn der Auftrag nicht startet

Die Gründe sind überschaubar, und die Meldung nennt immer die konkrete Datei, statt allgemein zu klagen.

Erstens: Unter den einzufügenden Dateien ist ein PDF ohne Seiten. Das passiert mit Dokumenten, die falsch gespeichert wurden oder aus irgendeinem System leer exportiert kamen. Das Werkzeug prüft das vor Beginn und sagt direkt, welche Datei leer ist.

Zweitens: Eine Datei verlangt ein Passwort zum Öffnen. Ein Schutz, der nur Drucken oder Kopieren einschränkt, stört nicht, ein Passwort beim Öffnen dagegen blockiert. Entfernt wird es mit unlock-pdf.

Drittens: Die Datei ist beschädigt. Bevor der Dienst das feststellt, unternimmt er einen Versuch, die Struktur selbst zu reparieren, eine Meldung über eine unlesbare Datei bedeutet also, dass die automatische Reparatur bereits gescheitert ist.

Ein Fallbeispiel: ein unterschriebenes Blatt statt des Originals

Die häufigste Aufgabe sieht so aus. Ein Vertrag über vierzehn Seiten, die achte ausgedruckt, unterschrieben und eingescannt. Der Scan soll an die Stelle der ursprünglichen Seite acht.

In einem Arbeitsgang geht das nicht, denn das Einfügen kann nur hinzufügen. Die Reihenfolge lautet so.

Zuerst entfernt remove-pages die Seite acht. Im Dokument bleiben dreizehn Blätter, und was die neunte war, wird zur achten.

Danach setzt insert-pages den Scan nach der siebten Seite ein. Nach der siebten, nicht nach der achten: Die Nummerierung hat sich bereits verschoben, und die achte ist jetzt die frühere neunte. Der Fehler um eins ist hier der häufigste, und bemerkt wird er meist nach dem Versand.

Die Ausrichtung des Scans prüfen Sie gesondert. Der Scan eines unterschriebenen Blattes kommt oft gedreht an, und ist die erste Vertragsseite im Hochformat, dreht der automatische Abgleich ihn von selbst. Beginnt der Vertrag dagegen mit einem Querformatumschlag, arbeitet der Abgleich gegen Sie, und das Blatt bereiten Sie besser vorher auf.

Die Reihenfolge der Arbeitsschritte lässt sich umdrehen, erst einfügen, dann entfernen, aber dann muss der Nummernversatz in die andere Richtung gerechnet werden. Leichter merkt man sich eine Regel: Nach jedem Arbeitsschritt ändern sich die Seitenzahlen, und der nächste Schritt rechnet bereits mit dem neuen Dokument.

Wann Einfügen nicht das Richtige ist

Eine Seite in einem Arbeitsgang zu ersetzen, ist unmöglich: Das Einfügen fügt nur hinzu. Der Austausch geschieht in zwei Schritten, erst nimmt remove-pages das veraltete Blatt heraus, dann setzt insert-pages das neue an seine Stelle.

Sollen Abschnitte innerhalb des Dokuments getauscht werden, ist das Arbeit für organize-pdf. Sind die Ausgangsdateien gleichrangig und folgen einfach aufeinander, ist das Zusammenführen mit merge-pdf einfacher und ehrlicher: Dort bleibt die Navigation aller Teile erhalten und nicht nur die des ersten.