PDF unterschreiben ohne Drucken und Scannen

Wie Sie ein PDF ohne Drucken und Scannen unterschreiben

Der Vertrag kommt zur Abstimmung, die Unterschrift wird heute gebraucht, und ein Drucker ist nicht in Reichweite. Der klassische Weg, ausdrucken, unterschreiben, scannen, zurückschicken, kostet eine halbe Stunde und beschädigt das Dokument: Heraus kommt ein Bild statt Text, die Datei wird dreimal so schwer, und die Suche darin funktioniert nicht mehr.

Eine elektronische Signatur erledigt dieselbe Aufgabe in einer Minute und macht aus dem Dokument vor allem keine Fotografie.

Was tatsächlich ins Dokument gesetzt wird

Hier lohnt es, zwei Dinge zu trennen, die oft verwechselt werden.

Das Erste ist die sichtbare Markierung auf der Seite: Name des Unterzeichnenden, Grund, Datum. Sie ist für den Menschen da, der die Datei öffnet und mit eigenen Augen sehen will, wer wann unterschrieben hat.

Das Zweite ist die kryptografische Signatur selbst, eingebettet in die PDF-Struktur. Ein Mensch sieht sie nie, dafür prüft sie Software. Sie beantwortet die Frage, ob sich das Dokument nach dem Unterschreiben verändert hat.

Der Dienst setzt beides. Die Signatur ist echt, PKCS#7 im PAdES-Profil, und kein über die Seite gezeichnetes Textrechteck. Der Unterschied ist grundsätzlich: Ein Bild fälscht man in jedem Editor in einer Minute, eine kryptografische Signatur zerbricht dagegen, wenn sich ein einziges Byte der Datei ändert.

Warum Acrobat kein grünes Häkchen zeigt

Das sagt man besser vorab, sonst irritiert das Ergebnis.

Die Signatur wird mit dem Zertifikat des Dienstes selbst gesetzt, und dieses Zertifikat ist selbstsigniert. Es bildet keine Vertrauenskette bis zu einer Stammzertifizierungsstelle, die Acrobat oder Ihr Unternehmenssystem anerkennt. Beim Öffnen sehen Sie daher kein grünes „Signatur gültig", sondern eine Meldung in der Art „Die Identität des Unterzeichners wurde nicht überprüft".

Was dabei funktioniert und was nicht:

Das ist genau die Signatur, die zu internen Freigaben passt, zu Abnahmen zwischen bekannten Geschäftspartnern, zum Versand eines Entwurfs zur Freigabe. Sie ersetzt keine qualifizierte elektronische Signatur dort, wo das Gesetz eben diese verlangt: Abgabe von Meldungen, Ausschreibungen, Registerhandlungen. Dafür braucht es ein Zertifikat einer akkreditierten Stelle, und das kann kein Online-Werkzeug ausstellen.

Die Signaturfelder

Drei Textfelder werden ausgefüllt, und alle drei landen in den Signatureigenschaften, nicht nur auf der sichtbaren Markierung.

Name des Unterzeichnenden. Standardmäßig steht dort ein technischer Wert, er muss also ersetzt werden. Geht das Dokument nach außen, nehmen Sie den vollständigen Namen in der Form, in der er im Vertrag selbst steht, keine Abkürzung.

Grund. Voreingestellt ist ein neutrales „Approved". Das Feld trägt Bedeutung: Es sagt, was die Unterschrift ausdrücken soll. „Mit Anmerkungen freigegeben" und „Zur Veröffentlichung freigegeben" sind verschiedene Dinge, und der Empfänger sieht gern, welches gemeint ist.

Ort. Optional, eine Stadt oder Adresse. Er bleibt öfter leer, als er gefüllt wird, spart aber bei Dokumenten, bei denen die Zuständigkeit zählt, eine gesonderte Nachfrage.

Wo die Markierung landet

Hier gibt es eine Einschränkung, die man vorher kennen sollte: die Markierung landet immer auf der letzten Seite des Dokuments. Seite drei von vierzehn lässt sich nicht wählen. Festgelegt wird nur die Position innerhalb dieser letzten Seite, und zwar in der Vorschau statt über Zahlen.

Innerhalb der Seite setzen Sie sie dorthin, wo eine Unterschrift erwartet wird: in den Angabenblock, neben den freigelassenen Platz. Eine Markierung mitten im Text wirkt nachlässig und verdeckt manchmal Inhalt.

Die Markierung selbst ist kein Bild, sondern echter markierbarer Text, der die Seite überlagert, ohne sie zu zerstören. Das Datum setzt der Dienst selbst ein, Sie tippen es nicht. Name, Grund und Ort werden zusätzlich in die Dokumenteigenschaften geschrieben, sodass Software sie lesen kann und nicht nur das menschliche Auge. Autor und Betreff des Ausgangsdokuments bleiben dabei unangetastet.

Hat das Dokument mehrere Unterschriftsstellen, denken Sie daran, dass die Datei dennoch eine einzige kryptografische Signatur trägt, die das ganze Dokument umfasst. Mehrere sichtbare Markierungen bedeuten keine mehreren Signaturen, und sie an verschiedene Stellen zu setzen, bietet das Werkzeug ohnehin nicht.

Lange Texte werden abgeschnitten

Ein praktischer Punkt, über den lange Firmennamen stolpern.

Die sichtbare Markierung ist ein Block begrenzter Größe, und Text, der nicht hineinpasst, wird abgeschnitten. Der Dienst warnt, dass die Beschriftung gekürzt wurde, unbemerkt bleibt es also nicht, aber besser lässt man es nicht so weit kommen.

Am meisten leidet das Grundfeld, weil es zu einer ausführlichen Formulierung verleitet. „Freigegeben hinsichtlich des Leistungsumfangs, mit Ausnahme von Ziffer 4.2" passt nicht in die Markierung. Ist der Vorbehalt wichtig, gehört er in den Dokumenttext oder das Anschreiben, und in den Signaturgrund eine kurze Formel.

Bei langen Namen juristischer Personen ist es dasselbe. Hier hilft, dass der Name nicht nur auf das Bild geht, sondern in die Signatureigenschaften: Im Signaturfenster ist er vollständig zu sehen, auch wenn er auf der Seite gekürzt erscheint.

Kommt die Kürzungswarnung und Sie wollen den Text nicht ändern, vergrößern Sie beim Platzieren die Fläche der Markierung. In einem leeren Angabenblock ist meist Raum genug.

Wenn das Dokument auszufüllende Felder hat

Die Reihenfolge zählt hier, und man vertauscht sie leicht.

Erst werden die Felder ausgefüllt, dann wird signiert. Andersherum gilt das Ausfüllen als Änderung eines bereits signierten Dokuments, und die Signatur ist nicht mehr gültig.

Felder füllen Sie mit pdf-filler, und erst wenn alle Angaben stehen und geprüft sind, geht das Dokument zur Signatur. Dasselbe gilt für jede andere Bearbeitung: Die Signatur ist immer der letzte Schritt.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie sign-pdf und laden Sie das Dokument hoch. 2. Ersetzen Sie den Namen des Unterzeichnenden durch den echten. 3. Schreiben Sie einen sinnvollen Grund statt des Standardwerts. 4. Setzen Sie die Markierung in den Angabenblock. 5. Laden Sie das Ergebnis herunter und öffnen Sie es, um sowohl das Aussehen der Markierung als auch das Signaturfenster zu prüfen.

Schritt fünf ist keine Formalie. Genau im Signaturfenster sieht man, ob die kryptografische Signatur gesetzt wurde oder in der Datei nur die sichtbare Markierung blieb.

Wenn die Signatur nicht gesetzt wurde

Das ist möglich, und der Dienst sagt es offen, statt zu tun, als sei alles in Ordnung.

Ist das kryptografische Signieren aus irgendeinem Grund nicht verfügbar, kommt das Dokument dennoch mit der sichtbaren Markierung zurück, aber mit einer ehrlichen Warnung: Die Markierung ist da, kryptografisch signiert wurde das Dokument nicht, und seine Unversehrtheit lässt sich nicht überprüfen.

Nehmen Sie das ernst. So eine Datei sieht unterschrieben aus, ist im Kern aber ein gewöhnliches PDF mit einem Bild darauf. Für internen Schriftverkehr mag das durchgehen, für den Versand an einen Geschäftspartner nicht.

Was Sie nicht tun sollten

Nicht drucken und scannen. Ein gedrucktes und gescanntes Dokument verliert seine Textebene: Die Suche greift nicht, Angaben lassen sich nicht kopieren, und es wiegt ein Mehrfaches. Dabei hat eine Fotografie einer Unterschrift keine größere Beweiskraft als eine elektronische Markierung, oft sogar geringere.

Kein Unterschriftsbild über einen Bildeditor einfügen. Das ist der verbreitetste Weg und liefert das schlechtestmögliche Ergebnis: Das Dokument sieht unterschrieben aus, während keinerlei überprüfbare Verbindung zwischen Unterschrift und Inhalt besteht.

Kein Dokument unterschreiben, das sich noch ändern wird. Jede Bearbeitung nach dem Signieren macht die Signatur ungültig, und Sie unterschreiben erneut. Erst die endgültige Fassung, dann die Signatur, und soll die Datei zusätzlich vor Änderungen geschützt werden, kommt protect-pdf über die Signatur.