Die Buchhaltung will den Vertrag haben, und Sie halten acht Handyfotos der Seiten in der Hand, aufgenommen am Küchentisch. Die Aufnahmen sind schief, auf einer spiegelt die Lampe, auf einer anderen ist ein Stück Tastatur zu sehen, und zusammen wiegen sie fast 40 Megabyte. So etwas zu verschicken ist peinlich: Der Empfänger dreht die Bilder mit den Fingern und rät, wo Vorder- und wo Rückseite ist. Gebraucht wird ein einziges, sauberes PDF, in dem die Seiten der Reihe nach kommen und sich öffnen wie ein richtiges Dokument.
Das Problem liegt fast immer daran, dass das Handy kein Dokument aufnimmt, sondern ein Foto eines Dokuments: mit Perspektive, Schatten und mehreren Megabyte pro Bild. Die Dateien liegen wild durcheinander in der Galerie, Namen wie IMG_2043 sagen nichts über die Reihenfolge, und das JPG-Format gilt beim Empfänger nicht als "offizielle" Kopie. Die gute Nachricht: Für ein ordentliches PDF braucht es weder Scanner noch Photoshop. Es reicht, die Seiten vernünftig zu fotografieren und richtig zusammenzufügen.
Scans zu einem PDF zusammenfügen: Schritt für Schritt
1. Öffnen Sie Scan to PDF und laden Sie alle Fotos oder Scans der Seiten auf einmal hoch. 2. Prüfen und ordnen Sie die Seiten per Drag-and-drop. Das ist der wichtigste Schritt. Das Handy sortiert nach Aufnahmezeit, nicht nach der Logik des Dokuments, deshalb landet die Rückseite oft vor der Vorderseite. 3. Entfernen Sie überflüssige Aufnahmen: Dubletten, verwackelte Bilder, ein versehentliches Foto vom Tisch. Eine zusätzliche Seite im Vertrag wirkt wie ein Fehler. 4. Liegt eine Seite quer oder steht sie auf dem Kopf, drehen Sie sie. Der Empfänger soll nicht den Kopf neigen müssen, um Punkt 4.2 zu lesen. 5. Fügen Sie das Ergebnis zu einem einzigen PDF zusammen und laden Sie die Datei herunter. Am Ende halten Sie ein Dokument in der Hand statt eines Haufens Bilder. 6. Öffnen Sie das fertige PDF und blättern Sie bis zum Schluss durch: Seiten an ihrem Platz, nichts gedreht, kein Blatt verloren.
Was schiefgehen kann
- **Spiegelungen und Schatten.** Die Lampe über dem Tisch wirft einen hellen Fleck direkt auf den Text, und Ihr eigener Schatten verdeckt die unterste Zeile. Fotografieren Sie am Fenster bei Tageslicht und halten Sie das Handy seitlich zur Lichtquelle, nicht zwischen Lampe und Blatt.
- **Schiefe Perspektive.** Aus einem schrägen Winkel wird das rechteckige Blatt zum Trapez, und der Text am hinteren Rand "läuft weg". Halten Sie die Kamera gerade über die Seite, parallel zum Tisch, und füllen Sie den Rahmen fast ganz mit dem Blatt.
- **Vertauschte Reihenfolge.** IMG_2044 und IMG_2045 garantieren nicht, dass die Vorderseite vor der Rückseite liegt. Blättern Sie immer durch die Vorschau und ordnen Sie die Seiten von Hand, statt der automatischen Sortierung zu vertrauen.
- **Riesige Dateigröße.** Acht Fotos zu je 4 bis 5 MB ergeben ein PDF von fast 40 MB, das in keinen Mail-Anhang passt. Für Text ist diese Auflösung übertrieben. Schicken Sie die Datei über PDF to JPG und zurück oder komprimieren Sie sie auf vernünftige 2 bis 4 MB.
- **Bild statt Text.** Ein Foto einer Seite ist ein Bild: Darin lässt sich kein Absatz markieren, kein Wort finden, keine Angabe kopieren. Braucht der Empfänger echten Text, schicken Sie das PDF zusätzlich durch eine Texterkennung (OCR).
- **Abgeschnittene Ränder.** Zu eng gewählter Ausschnitt frisst die Ränder, und Stempel oder Unterschrift in der Ecke verschwinden. Lassen Sie 1 bis 2 cm Luft rund um das Blatt.
Vor dem Versand prüfen
- Alle Seiten des Dokuments sind da: Vorderseite, Rückseite und Anlagen.
- Die Reihenfolge folgt der Logik des Dokuments, nicht der Reihenfolge der Aufnahmen.
- Keine Seite steht auf dem Kopf oder liegt quer.
- Der Text ist vollständig lesbar: keine Spiegelungen, keine abgeschnittenen Zeilen, keine Schatten über den Buchstaben.
- Die Dateigröße ist angemessen, also ein paar Megabyte und nicht ein paar Dutzend.
Womit sich das kombinieren lässt
Ist das PDF zusammengestellt, muss es oft noch fertig gemacht werden. Wenn Sie Text aus dem Vertrag zum Bearbeiten herausholen wollen, hilft PDF to Word. Das fertige Word-Dokument wickeln Sie über Word to PDF bequem wieder in ein PDF. Und wenn Sie umgekehrt ein PDF von Grund auf aus einzelnen Aufnahmen bauen, schauen Sie sich JPG to PDF an: dasselbe Prinzip, Bilder zu einer Datei zusammenfügen.