Scans und Fotos in ein PDF umwandeln

Wie Sie Scans und Fotos in ein PDF verwandeln

Eine Bescheinigung mit dem Telefon fotografiert, ein Vertrag durch das Multifunktionsgerät gezogen, ein Pass auf dem Tisch unter der Schreibtischlampe aufgenommen. Heraus kommt ein Dutzend Bilder unterschiedlicher Güte, gebraucht wird ein einziges Dokument, das im Sekretariat oder auf dem Portal angenommen wird.

Vor dem Verpacken durchlaufen die Aufnahmen eine Bearbeitung: Sie werden begradigt, gedreht und in einen für Dokumente geeigneten Modus gebracht. Vom gewählten Modus hängt das Ergebnis stärker ab als von der Güte der Aufnahme.

Das Bearbeitungsprofil entscheidet fast alles

Das ist die Haupteinstellung, und ihr Standardwert überrascht Menschen mit farbigen Scans.

Voreingestellt ist das Profil „Text", und dieses Profil nimmt die Farbe heraus. Für einen Schwarzweißvertrag ist das genau richtig: Der Text wird schärfer, der Hintergrund sauberer, die Datei um ein Mehrfaches leichter. Scannen Sie aber ein Dokument mit blauem Stempel oder farbiger Unterschrift, werden diese mit den Standardeinstellungen grau.

Das ist weder ein Fehler noch ein Datenverlust im juristischen Sinn, der Stempel bleibt lesbar. Erwartet die annehmende Seite jedoch einen Farbscan und bekommt einen grauen, kommen Rückfragen. Für solche Fälle gibt es das gemischte Profil: Es hebt den Kontrast und lässt die Farbe.

Begradigen und Drehen

Zwei Einstellungen sind standardmäßig aktiv, und beide sollten fast immer aktiv bleiben.

Das Begradigen versucht, eine schräg aufgenommene Seite gerade zu ziehen. Es ist auf eine kleine Schieflage ausgelegt: ein etwas schief auf dem Tisch liegendes Blatt oder eine im Einzug verrutschte Seite. Wurde das Foto in deutlichem Winkel mit perspektivischen Verzerrungen gemacht, hilft das Begradigen wenig. Eine solche Aufnahme ist leichter zu wiederholen als zu reparieren.

Das automatische Drehen bestimmt die Ausrichtung der Seite und stellt sie aufrecht. Nötig ist es vor allem bei Telefonaufnahmen: Die Kamera schreibt die Ausrichtung in die Dateieigenschaften, und ohne diese Markierung zu beachten liegt die Hälfte der Aufnahmen auf der Seite.

Sie abzuschalten lohnt in einem Fall: wenn die Bearbeitung danebengriff und eine Seite falsch herum drehte. Dann ist es einfacher, die Automatik abzuschalten und mit rotate-pdf von Hand zu drehen.

Auflösung und Gewicht

Die Auflösung wird in DPI angegeben, von 72 bis 600, voreingestellt 100.

Die Zahl meint hier nicht die Güte der Aufnahme, sondern die Auflösung, die im fertigen PDF eingetragen wird, also welche physische Größe die Seite bekommt. Je höher der DPI-Wert, desto kleiner die physische Seite bei gleicher Punktzahl, und desto dichter wirkt der Text.

Hundert taugt für Dokumente, die am Bildschirm gelesen werden. Geht das Dokument in den Druck oder durch die Texterkennung, nehmen Sie 200 oder 300: Bei der Erkennung fällt die Genauigkeit auf kleiner Schrift mit niedriger Auflösung deutlich ab.

Auf sechshundert zu gehen ist fast nie nötig. Diese Auflösung ergibt Sinn für feinen Druck und archivarische Digitalisierung, auf einer gewöhnlichen Bescheinigung bläht sie nur die Datei auf, ohne Lesbarkeit hinzuzufügen: Das Detail begrenzt die Güte der Aufnahme und nicht die Zahl, die Sie in die Eigenschaften geschrieben haben.

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie scan-to-pdf und laden Sie alle Aufnahmen auf einmal hoch. 2. Stellen Sie sicher, dass die Dateien in der gewünschten Abfolge ausgewählt sind: Sie wird zur Seitenreihenfolge, und innerhalb der Zusammenstellung lässt sie sich nicht mehr ändern. 3. Wählen Sie das Profil passend zum Dokumenttyp, statt bei Farbscans „Text" stehen zu lassen. 4. Setzen Sie die Auflösung danach, was mit dem Dokument als Nächstes geschieht. 5. Starten Sie die Zusammenstellung und blättern Sie das Ergebnis vollständig durch, nicht nur die erste Seite.

Ein Fallbeispiel: ein Unterlagenpaket für ein Portal

Die typische Aufgabe sieht so aus: Sie müssen einen Antrag einreichen und ihm Pass, Bescheinigung und Quittung beilegen, alles zu unterschiedlichen Zeitpunkten mit dem Telefon aufgenommen und bunt durcheinander.

Die Reihenfolge zählt hier mehr als die Güte, und sie hat einen Haken. Die Seiten fügen sich in der Reihenfolge, in der die Dateien in den Upload kamen, und innerhalb der Scan-Zusammenstellung lassen sie sich nicht umsortieren: In dieser Liste gibt es weder Tasten noch Ziehen. Das Telefon wiederum benennt Aufnahmen nach dem Zeitpunkt, so dass die zweite Aufnahme einer zweimal fotografierten Bescheinigung nicht neben der ersten liegt.

Daraus ergeben sich zwei gangbare Wege. Entweder Sie wählen die Dateien beim Hochladen bereits in der richtigen Abfolge, denn genau die Auswahlreihenfolge wird zur Seitenreihenfolge. Oder Sie stellen zusammen, wie es kommt, und sortieren die Blätter anschließend mit organize-pdf um, wo es das Umsortieren gibt. Der zweite Weg ist bei einem Paket aus einem Dutzend ungleicher Aufnahmen zuverlässiger: Mit Vorschaubildern vor Augen irrt man sich schwerer als mit Dateinamen im Moment der Auswahl.

Liegen die Aufnahmen ohnehin richtig und es geht nur ums Zusammenfügen, erledigt jpg-to-pdf die Aufgabe schneller: Dort lässt sich die Dateireihenfolge an Ort und Stelle ändern, es gibt aber keine Scan-Bearbeitungsprofile.

Das Profil wählen Sie nach dem farbigsten Dokument des Pakets, nicht nach der Mehrheit. Sind von fünf Blättern vier schwarzweiß und das fünfte trägt einen blauen Stempel, stellen Sie das ganze Paket im gemischten Profil zusammen. Der Gewichtsunterschied bleibt gering und der Stempel bleibt blau.

Die Passdoppelseite fotografieren Sie ganz, beide Seiten in einer Aufnahme, sofern die Vorgaben es nicht verbieten. Zwei getrennte Aufnahmen der linken und der rechten Hälfte ergeben zwei Blätter im PDF, und der Prüfende muss die Doppelseite im Kopf zusammensetzen.

Ein fertiges Paket stößt fast immer an die Gewichtsgrenze. Stellen Sie es erst vollständig zusammen und komprimieren Sie danach: Ein einzelnes Dokument zu komprimieren arbeitet genauer, als jede Aufnahme einzeln zu bearbeiten.

Noch ein Argument für das Profil „Text", wo es passt: Die Texterkennung arbeitet darauf besser. Hoher Kontrast und Graustufen entfernen das Papierrauschen, farbige Schleier der Lampe und den Schatten der Falz, und genau an diesem Unrat verrechnet sich die Erkennung am häufigsten. Geht das Dokument sicher durch ocr-pdf, ist das Entfärben keine Einbuße, sondern Vorbereitung.

Was vor dem Hochladen zu tun ist

Die Bearbeitung behebt Schieflage und Ausrichtung. Die Aufnahme behebt sie nicht.

Der Schatten der eigenen Hand oder des Kopfes über dem Blatt bleibt ein Schatten. Das Profil „Text" macht daraus einen grauen Fleck, in dem die Buchstaben verschwinden. Fotografieren Sie so, dass die Lichtquelle seitlich steht und nicht hinter Ihnen.

Auch der Beschnitt geschieht nicht automatisch. Ist auf der Aufnahme neben dem Blatt die Tischplatte zu sehen, landet sie zusammen mit dem Dokument im PDF. Überflüssiges entfernen Sie nach der Zusammenstellung mit crop-pdf, einfacher ist es allerdings, enger aufzunehmen.

Eine verwackelte Aufnahme rettet kein Profil. Prüfen ist leicht: Wenn kleine Schrift auf dem Telefondisplay beim Vergrößern nicht lesbar ist, wird sie es im PDF auch nicht sein.

Was danach kommt

Ein zusammengestelltes Dokument durchläuft üblicherweise noch ein bis zwei Schritte.

Ist die Datei schwer geworden und Sie wollen das Profil nicht wechseln, nimmt compress-pdf das Gewicht herunter. Soll im Dokument die Suche funktionieren, brauchen Sie ocr-pdf: Es erkennt den Text auf den Bildern und legt ihn als unsichtbare Ebene darüber, das Bild selbst bleibt wie es ist. Sind es viele Scans und gehören sie zu verschiedenen Vorgängen, hilft split-pdf beim Aufteilen in getrennte Dokumente.