Word zu PDF: vor dem Senden prüfen

Word zu PDF: warum das Ergebnis anders aussieht als auf dem Bildschirm

Das Dokument sah in Word genau richtig aus, und in der PDF sind die Überschriften verrutscht, eine Tabelle breitet sich über zwei Seiten aus, und die Zahlen im Inhaltsverzeichnis stimmen nicht mehr. Die Ursache ist fast immer dieselbe, und sie liegt nicht am Umwandler.

Die Umwandlung geschieht nicht auf Ihrem Rechner

Eine `.docx`-Datei ist kein Bild der Seite, sondern eine Beschreibung des Inhalts: Text, Formatvorlagen, Einzüge und ein Hinweis, in welcher Schrift das gesetzt ist. Wie sich das alles auf dem Blatt anordnet, entscheidet sich erst beim Zeichnen.

Gezeichnet wird von LibreOffice auf einem Server. Der hat seinen eigenen Schriftbestand, und keine der Schriften Ihres Rechners ist darin. Ist das Dokument in einer Schrift gesetzt, die der Server nicht hat, wird eine ähnliche gewählt.

Eine ähnliche Schrift hat so gut wie nie dieselben Zeichenbreiten. Eine Zeile, die neunzig Millimeter belegte, belegt nun dreiundneunzig, das letzte Wort passt nicht mehr und rutscht ab, und die letzte Zeile des Absatzes wandert auf die nächste Seite. Der Effekt summiert sich, und bis Seite zehn ist die Abweichung deutlich.

Welche Schriften die Reise ohne Verschiebung überstehen

Das ist das Wichtigste, was vor dem Umwandeln zu prüfen ist. Auf dem Server liegen Schriften, die eigens so gewählt wurden, dass ihre Metriken denen der verbreiteten Büroschriften entsprechen.

Die ersten fünf Zeilen sind die Standardschriften von Word über die Versionen hinweg, und genau deshalb wandelt sich ein gewöhnliches Dokument ohne Überraschungen um. Ärger beginnt dort, wo eine Gestalterin eine Hausschrift gewählt hat oder der Verfasser Georgia, Garamond oder Segoe UI.

Der praktische Schluss: soll das Dokument in eine PDF und nicht in Word bleiben, setzen Sie es in einer Schrift aus den ersten fünf Zeilen. Langweilig und verlässlich.

So führen Sie die Umwandlung aus

1. Prüfen Sie, in welcher Schrift das Dokument gesetzt ist; Word zeigt es in den Eigenschaften der Formatvorlage. 2. Öffnen Sie word-to-pdf und laden Sie die Datei hoch. 3. Belassen Sie die Seitengröße auf Quelle, wenn das Layout bereits auf das gewünschte Format eingerichtet ist. 4. Starten Sie die Umwandlung und laden Sie das Ergebnis herunter. 5. Vergleichen Sie die Seitenzahl mit dem Ausgangsdokument. Stimmt sie, hat das Layout überlebt; stimmt sie nicht, hat die Schriftersetzung zugeschlagen.

Der Vergleich der Seitenzahlen ist die schnellste Prüfung, die es gibt. Sie kostet eine Sekunde und fängt genau die Sorte Problem ab, die sonst der Empfänger entdeckt.

Was das Einbetten von Schriften tatsächlich tut

Der Einbettungsschalter ist voreingestellt an, und sein Name ist weiter gefasst als sein Verhalten.

Er regelt das Einbetten der Standardschriften in die fertige PDF. Nicht standardisierte Schriften, die bei der Umwandlung gefunden wurden, werden unabhängig davon eingebettet: sonst sähe das Dokument beim Empfänger anders aus als beim Absender, und genau dieses Problem soll eine PDF lösen.

Daraus folgt, dass ihn abzuschalten, um Gewicht zu sparen, meist sinnlos ist: man spart Dutzende Kilobyte und erhöht das Risiko, dass der Leser eine andere Schrift sieht. Muss die Datei leichter werden, ist compress-pdf das Werkzeug, und es arbeitet an Bildern, wo der Gewinn um eine Größenordnung höher liegt.

Seitengröße: Quelle gegen A4

Voreingestellt ist Quelle, das heißt, die Seiteneinrichtung wird dem Dokument selbst entnommen. Stand in Word A4 mit zwei Zentimetern Rand, kommt genau das heraus.

Die Wahl von A4 oder Letter setzt einen anderen Mechanismus in Gang: die Seiten werden zunächst nach der Einrichtung des Dokuments gezeichnet und dann jede einzeln auf das gewählte Blatt eingepasst. Der Inhalt wird als Ganzes skaliert, die Proportionen bleiben, und er wird zentriert. Querformatseiten bekommen ein Querformatblatt, eine Querformateinlage mitten in einem Hochformatdokument landet also nicht auf der Seite.

Daraus die Regel. Quelle für Dokumente, deren Layout schon eingerichtet ist. Festes Format für Fälle, in denen das Ergebnis strikt A4 sein muss, egal was in der Vorlage stand: etwa ein Dokument, das im amerikanischen Letter von einem Dienstleister kam und als A4 abzugeben ist.

Das alte .doc-Format und was darin ignoriert wird

Dateien, die ältere Word-Versionen als `.doc` gespeichert haben, werden über einen eigenen Weg und unverändert umgewandelt.

Seitengröße und Schrifteinbettung greifen bei ihnen nicht. Das Werkzeug tut nicht so, als hätte es sie angewandt: haben Sie diese Optionen gesetzt, kommt eine Warnung mit der Aufzählung des Ignorierten.

Die Abhilfe ist einfach und vollständig: öffnen Sie die Datei in irgendeinem Textprogramm und speichern Sie sie als `.docx`. Danach stehen alle Einstellungen bereit, und nebenbei verschwindet ein Teil der alten Layoutprobleme.

Wenn das Layout vollständig verlorengeht

Es gibt ein eigenes Szenario, in dem das Ergebnis schlichter Text auf weißen Seiten ist: keine Bilder, keine Tabellen, keine Typografie.

So sieht der Ersatzweg aus, der einspringt, wenn die vollwertige Umwandlung nicht verfügbar ist. Er ist nicht stumm: dem Ergebnis liegt eine Warnung bei, dass das Dokument vereinfacht zusammengesetzt wurde und das Layout nicht erhalten blieb.

Erhalten Sie so eine Datei, schicken Sie sie nicht weiter. Wiederholen Sie die Umwandlung: der Ersatzweg springt aus vorübergehenden Gründen ein und greift beim nächsten Versuch meist nicht mehr.

Getrennt zu passwortgeschützten Dokumenten. Eine mit Öffnungspasswort geschützte `.docx` ist innen anders gebaut und lässt sich nicht umwandeln. Das Passwort muss in Word abgenommen werden.

Die Prüfliste vor der Freigabe

Fünf Punkte, je zehn Sekunden.

Die Seitenzahl der PDF stimmt mit der von Word überein.

Das Inhaltsverzeichnis, falls vorhanden, zeigt auf die richtigen Seiten: seine Zahlen hat Word geschrieben und sie werden falsch, sobald sich das Layout verschiebt.

Tabellen sind nicht über Zeilen zerlaufen und nicht mittendrin auf die nächste Seite gewandert.

Die Dokumenteigenschaften enthalten nichts Überflüssiges. Word trägt dort einen Autorennamen aus den Kontoeinstellungen ein, und er geht über set-pdf-metadata heraus.

Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen sitzen: sie werden je Abschnitt festgelegt und rutschen bei einer Schriftersetzung gelegentlich über den Rand.

Eine letzte Bemerkung, die Nerven spart. Die Rückumwandlung über pdf-to-word stellt das Ausgangsdokument nicht wieder her: sie baut ein neues nach dem Aussehen der Seite. Korrigieren Sie die Quelle in Word und wandeln Sie erneut um, statt das Ergebnis einer Rückumwandlung zu bearbeiten.