Kundenportal nimmt PDF nicht an: was tun

Das Kundenportal nimmt Ihre PDF nicht: meist liegt es an der Verschlüsselung

Das Drehbuch wiederholt sich bis ins Detail. Die Bank schickt den Auszug per Mail, die Datei öffnet nach Eingabe des Passworts, Sie laden sie ins Kundenportal der Versicherung oder in ein Formular der Behörde, und bekommen eine Zurückweisung. Dabei sieht die Datei vollkommen normal aus.

Der Grund ist, dass Sie und das Formular zwei verschiedene Dateien vor sich haben. Sie haben Ihre mit einem Passwort geöffnet, und das Formular kann keines eintippen.

Zwei Passwörter, die leicht verwechselt werden

Eine PDF sieht zwei voneinander unabhängige Passwörter vor, und die Verwechslung erklärt den Großteil der unerklärlichen Zurückweisungen.

Das erste setzt eine Bank auf einen Auszug. Der Inhalt ist verschlüsselt, und ohne Passwort lassen sich weder Text noch Bilder aus der Datei holen. Jede automatische Prüfung beantwortet so eine Datei mit einer Zurückweisung.

Das zweite findet sich in Dokumenten, die ohne Nachfrage öffnen, sich aber nicht drucken lassen und deren Text sich nicht kopieren lässt. Es hindert niemanden am Lesen, wohl aber Systeme, die zur Prüfung Text entnehmen müssen: sie halten sich an das formale Kopierverbot.

Daraus ein praktisches Erkennungsmerkmal. Öffnet die Datei bei Ihnen per Doppelklick ohne Passwortabfrage und weist das Portal sie dennoch zurück, trägt das Dokument ein Besitzerpasswort und kein Öffnungspasswort.

Wie der Schutz abgenommen wird

unlock-pdf nimmt beide Arten ab, arbeitet dabei aber unterschiedlich.

Beim Öffnungspasswort müssen Sie es kennen und eingeben. Der Dienst errät es nicht und kann es nicht: Verschlüsselung ist Verschlüsselung. Der Absender hat es gewählt, und die Regel steht meist in derselben Nachricht, mit der die Datei kam.

Beim Besitzerpasswort bleibt das Feld leer. So eine Datei öffnet technisch mit leerem Passwort, und das genügt, um die Druck- und Kopiersperren aufzuheben. Ein eigener Modus ist dafür nicht nötig: laden Sie die Datei hoch und starten Sie den Auftrag, ohne etwas einzutippen.

Es gibt außerdem ein zweites Feld, ein Ersatzpasswort. Es hilft, wenn Sie nicht sicher sind, welches von zwei Passwörtern gilt: der Dienst probiert das erste und bei Misserfolg das zweite. Das spart einen Durchgang, wenn Sie einen Stapel Auszüge aus verschiedenen Monaten durchsehen.

Wenn das Passwort stimmt und die Datei trotzdem nicht aufgeht

Es gibt eine eigene Klasse von Zurückweisungen, bei denen das Passwort nichts zur Sache tut. Manche Dokumentenmanagementsysteme verschlüsseln Dateien mit Verfahren, die ein gewöhnlicher PDF-Leser nicht unterstützt: ein nicht standardisierter Sicherheitshandler, eine exotische Version des Algorithmus.

Dann unterscheidet sich die Meldung im Sinn: sie spricht von nicht unterstützter Verschlüsselung und nicht von einem falschen Passwort. Weitere Passwörter zu probieren bringt nichts, denn die Prüfung erreicht das Passwort nie.

Es gibt einen Ausweg: den Absender bitten, das Dokument normal auszustellen. Manchmal hilft auch, die Datei in einem Programm zu öffnen, das sie versteht, und sie erneut als PDF zu drucken.

Wenn das Passwort verloren ist

Hier gibt es keinen Umweg, und das weiß man besser sofort, als einen Abend mit Suchen zu verlieren.

Ein Öffnungspasswort ist kein Schloss an einer Tür, sondern eine Verschlüsselung des Inhalts. Die Datei besteht physisch aus verschlüsselten Daten, und ohne Schlüssel sind diese Daten ein Haufen Bytes. Moderne PDFs verwenden AES-256, denselben Algorithmus, der Bankkanäle schützt. Rohe Gewalt ist hier nicht im Sinne von „langsam“ sinnlos, sondern im Sinne von „länger, als die Technik existieren wird“.

Es bleibt ein Weg: das Dokument erneut von der ausstellenden Stelle holen. Eine Bank stellt einen Auszug im eigenen Portal in einer Minute neu aus, Telefonanbieter und Versicherer ebenso. Um eine Neuausstellung zu bitten geht meist schneller, als das Passwort aus alter Korrespondenz auszugraben.

Ein eigener Fall ist, dass Sie das Passwort kennen, aber nicht mehr wissen, welches Ihrer üblichen es war. Dafür sind die zwei Felder des Werkzeugs da: Haupt- und Ersatzpasswort werden in einem Lauf nacheinander probiert.

So entsperren und laden Sie hoch

1. Öffnen Sie die Nachricht, mit der die Datei kam, und suchen Sie die Passwortregel. 2. Laden Sie das Dokument in unlock-pdf und geben Sie das Passwort ein. Öffnet die Datei ohne Passwort, lassen Sie das Feld leer. 3. Laden Sie die entschlüsselte Datei herunter und prüfen Sie, dass sie ohne Abfrage öffnet. 4. Prüfen Sie das Gewicht: Kontoauszüge mit eingescannten Belegen werden schwer, und das Abnehmen des Passworts hat an der Grenze des Formulars nichts geändert. 5. Laden Sie die Datei ins Portal.

Was nach dem Abnehmen des Schutzes in der Datei bleibt

Das entschlüsselte Dokument behält alles Übrige: die Textebene, die Lesezeichen und die Dokumenteigenschaften einschließlich Titel und Autor.

Die Eigenschaften verdienen einen eigenen Gedanken. In Kontoauszügen steht dort regelmäßig ein interner Systemname, eine Druckauftragsnummer, mitunter eine Kundenkennung. Geht die Datei an eine Privatperson statt an eine Organisation, lohnt ein Blick auf diese Felder.

Seitenzahl und Inhalt ändern sich nicht: das Werkzeug nimmt nur die Verschlüsselung ab und schreibt nichts um.

Die übrigen Gründe, aus denen ein Portal ablehnt

Ist das Passwort ab und das Formular lehnt weiter ab, bleiben wenige Ursachen.

Das Gewicht. Kundenportale halten engere Grenzen als E-Mail, zehn Megabyte sind dort häufiger als zwanzig. Kompression über compress-pdf löst die meisten Fälle und schrumpft Scans spürbar.

Ein Feld für mehrere Dokumente. Ein Formular ist oft für eine Datei gebaut, während Sie eine Bescheinigung, einen Vertrag und eine Anlage in der Hand halten. Bauen Sie sie mit merge-pdf zu einer PDF zusammen, in der Reihenfolge, in der sie gelesen werden.

Eine Fotografie statt einer PDF. Ein Bild eines Dokuments, das `.pdf` heißt, wird dadurch keine PDF: das Format wird aus dem Inhalt bestimmt. Bauen Sie die Aufnahmen mit jpg-to-pdf zu einer echten PDF zusammen.

Eine Datei, die nicht fertig geladen wurde. Ein Dokument aus einer Mail oder einem Cloud-Ordner, das nicht zu Ende lud, beginnt korrekt und bricht in der Mitte ab. So eine Datei weist die Vollständigkeitsprüfung zurück. Laden Sie sie erneut, und ist sie wirklich beschädigt, versuchen Sie repair-pdf.

Eine besondere Spielart davon ist eine Datei, die direkt aus der Mail-App geöffnet wurde. Manche Apps zeigen einen Anhang, ohne ihn vollständig auf die Platte zu schreiben, und beim Auswählen im Formular geht nur das mit, was geladen war. Speichern Sie den Anhang in einen Ordner, prüfen Sie, dass er lokal öffnet, und laden Sie ihn erst dann hoch.

Die Kontrolle vor dem Hochladen

Öffnen Sie die fertige Datei und tun Sie zwei Dinge.

Vergewissern Sie sich, dass sie ohne Passwortabfrage öffnet. Genau das wird das Formular tun.

Versuchen Sie, mit der Maus eine Textzeile zu markieren. Lässt sie sich markieren, ist die Textebene da und die Textentnahme für das System möglich. Wenn nicht, ist das Dokument ein Bild, und manche Portale akzeptieren das nicht.