Kundenportale von Banken, Versicherungen und dem Finanzamt fragen regelmäßig nach Dokumenten: Kontoauszüge, Bescheinigungen, gescannte Verträge. Und genauso regelmäßig lehnen sie sie ab. Solche Ablehnungen haben ihren eigenen typischen Ursachenkatalog, der sich etwas von gewöhnlichen Upload-Formularen unterscheidet. Gehen wir ihn durch.
Der Kontoauszug ist passwortgeschützt
Die typischste Ursache speziell bei Kundenportalen. Die Bank verschickt den Auszug als verschlüsseltes PDF, oder Sie laden ihn so aus dem Online-Banking herunter: Das Passwort ist das Geburtsdatum oder die letzten Ziffern der Karte. Sie selbst öffnen die Datei ohne nachzudenken, ein fremdes Portal aber nicht. Für den Dienst ist das Dokument verschlossen, und der Upload scheitert mit einer nichtssagenden Fehlermeldung.
Was tun: Entfernen Sie den Schutz mit PDF entsperren, geben Sie dabei dasselbe Passwort ein wie beim Öffnen, und laden Sie die offene Kopie hoch.
Der Scan liegt über dem Limit
Portale von Versicherungen und Banken begrenzen Uploads gern auf 2, 5 oder 10 MB. Ein hochauflösender Scan einer Bescheinigung passt in solche Rahmen nicht.
Was tun: Verkleinern Sie die Datei mit PDF komprimieren. Prüfen Sie nach dem Komprimieren, ob Zahlen und Stempel lesbar bleiben: Ein Dokument mit unleserlichen Beträgen kommt vom Sachbearbeiter zurück.
Es ist ein Foto, kein PDF
Die Bescheinigung wurde mit dem Handy fotografiert, das Portal erwartet aber ein PDF. Eine Aufnahme in JPG oder HEIC lehnt das Formular ab, manchmal ohne jede Begründung.
Was tun: Machen Sie aus den Aufnahmen mit JPG in PDF ein Dokument. Mehrere Seiten lassen sich direkt bei der Umwandlung zu einer Datei bündeln.
Mehrere Dokumente, ein Upload-Feld
Ein Kredit- oder Leistungsantrag sammelt einen Stapel Unterlagen: Bescheinigungen, Vertrag, Ausweis. Das Upload-Feld gibt es nur einmal.
Was tun: Fügen Sie alles mit PDF zusammenfügen in der Reihenfolge aus den Antragsvorgaben zusammen. Eine Datei bedeutet einen Upload, und der Sachbearbeiter muss den Satz nicht aus Einzelteilen zusammensuchen.
Die Datei wurde beim Download beschädigt
Der Auszug lud nur zur Hälfte herunter: Das Netz hakte, der Browser schloss sich. So eine Datei öffnet sich weder bei Ihnen noch im Portal.
Was tun: Laden Sie das Dokument aus dem Ursprungsdienst neu herunter. Öffnet auch das Original mit Fehler, versuchen Sie PDF reparieren und gleichen Sie den Inhalt danach mit der Quelle ab.
Das Portal hängt beim Hochladen
Die Datei ist in Ordnung, aber der Fortschrittsbalken bleibt stehen. Kundenportale reagieren empfindlich auf alte Browser und abendliche Lastspitzen.
Was tun: Laden Sie das Formular neu, probieren Sie einen anderen Browser oder den Computer statt der App. Hilft das nicht, versuchen Sie es später erneut: Warteschlangen auf Dienstseite lösen sich von selbst auf.
Checkliste vor dem Upload ins Portal
- Die Datei hat kein Passwort und öffnet sich ohne Abfrage.
- Das Gewicht liegt unter dem am Feld angegebenen Limit.
- Das Format ist ein echtes PDF, kein umbenanntes Foto.
- Alle Antragsdokumente stecken in einer Datei, wenn es nur ein Feld gibt.
- Beträge, Stempel und Unterschriften sind ohne Zoom lesbar.
Beginnen Sie beim Passwort: Der verschlüsselte Kontoauszug ist die klassische Ablehnungsursache gerade in Kundenportalen. Danach das übliche Programm: Gewicht, Format, Reihenfolge der Seiten, und der Antrag geht beim ersten Versuch durch.