Der Antrag ist fast fertig, es fehlt nur der letzte Schritt: den Scan anhängen. Und genau hier blockiert das Portal: die Datei ist »zu groß«, »vom falschen Typ« oder lässt sich schlicht nicht anhängen. Die Ursachen wiederholen sich, deshalb lohnt sich eine kurze Liste statt Raterei.
Die Datei überschreitet das Limit des Dienstes
Behördenportale haben kein einheitliches Limit: jeder Dienst setzt sein eigenes, meist 1 bis 10 MB, die genaue Zahl steht neben dem Uploadfeld. Ein mit 300 dpi gescannter Vertrag oder eine Bescheinigung wiegt schnell mehr. Ob Onlineportal der Verwaltung oder ELSTER, das Prinzip ist überall gleich.
Was tun: Schicken Sie das Dokument durch PDF komprimieren und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Limit.
Es ist kein echtes PDF
Ein Klassiker: die Datei heißt »scan.pdf«, enthält aber ein Foto oder ein Word-Dokument mit geänderter Endung. Das Portal prüft den Inhalt, nicht den Namen, und lehnt mit dem Hinweis auf einen unzulässigen Dateityp ab.
Was tun: Öffnen Sie die Datei am Computer. Ist es ein Bild, machen Sie daraus ein Dokument mit JPG in PDF. Verlangt der Dienst umgekehrt ein Bild und Sie haben ein PDF, zerlegen Sie es mit PDF in JPG in Einzelbilder.
Mehrere Scans, aber nur ein Feld
Ausweis, Bescheinigung und Vertrag sind einzeln gescannt, das Formular nimmt aber nur ein Dokument an. Das kennt jeder, der schon einmal Kindergeld oder einen Kitaplatz beantragt hat.
Was tun: Fügen Sie die Seiten mit PDF zusammenfügen in der richtigen Reihenfolge zusammen und laden Sie eine Datei hoch. Prüfen Sie, dass die Seiten so angeordnet sind, wie der Sachbearbeiter sie lesen wird.
Die Datei ist passwortgeschützt
Kontoauszüge und manche Bescheinigungen kommen verschlüsselt. Das Portal kann so ein Dokument nicht öffnen und meldet einen Verarbeitungsfehler, obwohl die Datei intakt ist.
Was tun: Kennen Sie das Passwort, entfernen Sie den Schutz mit PDF entsperren und hängen die offene Kopie an. Wenn nicht, bitten Sie den Absender um ein Dokument ohne Verschlüsselung.
Die Datei ist beschädigt
Der Download brach ab, und auf der Festplatte blieb ein halbes Dokument. So ein PDF öffnet sich weder bei Ihnen noch beim Portal.
Was tun: Laden Sie die Datei erneut aus der Quelle und prüfen Sie, ob sie sich lokal öffnet. Ist auch das Original defekt, versuchen Sie PDF reparieren.
Es liegt nicht an der Datei
Manchmal ist das Dokument in Ordnung, aber der Upload klappt trotzdem nicht: der Dienst ist überlastet, die Sitzung abgelaufen oder die App hängt beim Senden.
Was tun: Laden Sie das Formular neu und melden Sie sich noch einmal an. Haben Sie aus der App gesendet, versuchen Sie es im Browser am Computer, und umgekehrt. Abends ist das Portal oft ausgelastet, ein Versuch am Morgen klappt häufig sofort.
Checkliste vor dem Absenden des Antrags
- Die Dateigröße liegt unter dem Limit am Uploadfeld.
- Es ist ein echtes PDF, kein umbenanntes Foto.
- Alle Seiten stecken in einem Dokument, wenn es nur ein Feld gibt.
- Die Datei hat kein Passwort und öffnet sich auf Ihrem Computer.
- Die Seiten sind lesbar: nicht gedreht und nicht abgeschnitten.
Nimmt das Portal die Datei nach allen Prüfungen immer noch nicht an, beginnen Sie mit dem Komprimieren: das Größenlimit bleibt Ursache Nummer eins. Die Prüfung dauert ein paar Minuten, und der Antrag geht beim ersten Versuch durch.