PDF lädt nicht ins Behördenportal: was tun

Das Behördenportal nimmt Ihre PDF nicht: was tatsächlich geprüft wird

Das Formular eines Portals ist meist wortkarg: „Die Datei entspricht nicht den Anforderungen“. Die Anforderungen selbst stehen in einer Verordnung, die zwei Bildschirme weiter verlinkt ist, und die Hälfte der Prüfungen ist nirgendwo dokumentiert.

Sehen wir uns an, was wirklich geprüft wird und in welcher Reihenfolge man es behebt.

Die Anforderungen, die nicht neben dem Upload-Knopf stehen

Es sind üblicherweise vier Prüfungen, und über drei schweigt das Formular.

Das Dateiformat. Wird aus dem Inhalt bestimmt, nicht aus der Endung, eine umbenannte Fotografie kommt also nicht durch.

Das Gewicht. Portale halten engere Grenzen als Maildienste: zehn Megabyte je Datei sind häufiger als zwanzig.

Ob sich Text entnehmen lässt. Viele Fachverfahren indizieren eingehende Dokumente und verlangen eine Textebene. Ein Scan ohne Erkennung ist für sie leer.

Die Lesbarkeit der Angaben. Ein formales Kriterium aus der Verordnung: Stempel, Unterschrift und Aktenzeichen müssen am Bildschirm erkennbar sein. Das prüft ein Mensch, und eine Ablehnung aus diesem Grund kommt später als die übrigen.

Scanauflösung: wo die Lesbarkeit endet

Verordnungen, die überhaupt Zahlen nennen, sprechen meist von 200 bis 300 Punkten pro Zoll für Dokumente mit Stempeln. Das ist keine Laune: ein Siegel trägt kleine Schrift am Rand, und bei niedriger Auflösung wird daraus ein grauer Saum.

Hier liegt die Falle, wegen der bereits komprimierte Dateien abgelehnt werden. Die voreingestellte Kompression bringt die Bilder im Dokument auf 150 Punkte pro Zoll und nutzt ein Profil für die Bildschirmansicht. Für einen Bericht, den jemand liest, reicht das reichlich. Für ein Dokument, dessen Siegel geprüft wird, oft nicht.

Die Kompressionsstufe bestimmt, wie hart Bilder gepresst werden: niedrig ist für den Druck gebaut, mittel fürs Lesen, hoch für den Bildschirm. Das Verarbeitungsprofil „Qualität“ senkt die gewählte Stufe zusätzlich um einen Schritt, geht also schonender vor.

Getrennt zu wissen: die Auflösung von Schwarzweißscans sinkt nie unter 150, egal was Sie einstellen. Das ist ein Schutz davor, einen Strichscan in Brei zu verwandeln, und er wirkt unabhängig von Ihrer Vorgabe.

So bereiten Sie das Dokument vor

1. Suchen Sie in der Verordnung des Portals die Dateianforderungen: Format, Gewicht, Auflösung. Meist ist es ein Absatz. 2. Legen Sie jedes Dokument in eine eigene Datei, wenn mehrere verlangt sind. 3. Wird eine Textebene gefordert, erkennen Sie den Scan mit ocr-pdf, bevor Sie komprimieren. 4. Komprimieren Sie mit compress-pdf und setzen Sie die Auflösung nach der Anforderung statt nach der Voreinstellung. 5. Öffnen Sie das Ergebnis und vergrößern Sie den Stempel auf hundert Prozent. Liest sich die Schrift am Rand, kommt das Dokument durch. 6. Laden Sie die Datei hoch und warten Sie den Status ab: ein Teil der Prüfungen läuft nach der Annahme.

Ein Dokument, eine Datei

Die Anweisung „als eine Datei hochladen“ meint fast immer ein Dokument und nicht den gesamten Vorgang. Bescheinigung, Vertrag und dessen Anlage gehören in den meisten Verordnungen in getrennte Felder, und sie zu einer PDF zu kleben bringt eine Ablehnung wegen Unvollständigkeit.

Der umgekehrte Fehler ist genauso häufig: ein mehrseitiges Dokument wird seitenweise hochgeladen, weil der Scanner einzelne Dateien ausgeworfen hat. Genau dafür ist merge-pdf da, in der Reihenfolge der Originalblätter.

Die Regel ist schlicht: die Grenzen zwischen Dateien müssen den Grenzen zwischen Dokumenten folgen, nicht der Art, wie der Scanner sie ausgab.

Seitenausrichtung und wie der Prüfer sie sieht

Eine eigene Kategorie von Rückläufern, bei der an der Datei technisch nichts falsch ist: die Seiten liegen quer oder stehen auf dem Kopf.

Der Grund ist, dass die Drehung in einer PDF nicht als gedrehter Inhalt gespeichert wird, sondern als eigene Eigenschaft der Seite: „dies unter diesem Winkel anzeigen“. Verschiedene Programme behandeln diese Eigenschaft verschieden. Ihr Betrachter mag die Drehung beachten und die Seite richtig zeigen, während der im Portal eingebaute Leser sie ignoriert und dasselbe Blatt quer zeigt.

Prüfen Sie deshalb woanders als dort, wo Sie gearbeitet haben. Öffnen Sie die fertige Datei in einem Browser, indem Sie sie in einen neuen Tab ziehen. Der Leser eines Browsers verhält sich am ehesten wie das, was auf Portalen läuft.

Liegen die Seiten wirklich falsch, drehen Sie vor dem Komprimieren und nicht danach: die Kompression baut das Dokument neu auf, ein zusätzlicher Durchgang bringt nichts.

Was das Portal in der Datei außer den Seiten sieht

Das prüfende System liest mehr als das Bild. Die Dokumenteigenschaften reisen mit der Datei, und dort taucht regelmäßig Überflüssiges auf.

Ein Dokumenttitel, der aus einer Vorlage übrig blieb. Der Name der Person, die den Scan gemacht hat. Ein interner Ordnerpfad. Der Name einer Organisation, die mit diesem Antrag nichts zu tun hat.

Keines dieser Felder verhindert die Annahme, doch alle sind für den Empfänger sichtbar. Ist das unerwünscht, leeren Sie die Eigenschaften mit set-pdf-metadata und eingeschalteter Löschoption.

Auch das Erstellungsdatum der Datei ist sichtbar. Bei Dokumenten, bei denen die Datierung zählt, sei daran erinnert, dass dieses Datum zur Datei gehört und nicht zum Dokument, und dass eine Abweichung vom Datum auf dem Vordruck gelegentlich Fragen auslöst.

Passwörter und aktiver Inhalt

Zwei gleichermaßen rätselhafte Ablehnungsgründe.

Ein Besitzerpasswort. Das Dokument öffnet ohne Abfrage, verbietet aber das Kopieren seines Textes. Ein Portal, das Text entnehmen muss, hält sich formal an dieses Verbot und weist die Datei zurück. Es geht über unlock-pdf mit leerem Passwortfeld ab: einzutippen ist nichts.

Aktiver Inhalt. Eine PDF kann Skripte, eingebettete Dateien und Formulare mit Aktionen tragen. Fachverfahren weisen solche Dokumente rundweg zurück, weil sie nicht untersuchen, was darin steckt. Das Erkennungszeichen: die Datei wird sofort abgewiesen, ohne Hinweis auf Größe oder Format.

Beides wird gleich kuriert: jede Verarbeitung baut das Dokument neu auf, und aktiver Inhalt wandert nicht ins Ergebnis.

Wenn das Portal ohne Erklärung ablehnt

Ist die Meldung nutzlos, arbeiten Sie die Ursachen nach Wahrscheinlichkeit ab.

Prüfen Sie das Gewicht. Es ist die häufigste Ursache und die einzige, die sofort sichtbar ist.

Prüfen Sie, ob die Datei ohne Passwort öffnet und ob sich darin Text markieren lässt. Zwei Sekunden, und zwei Klassen von Ablehnungen fallen weg.

Prüfen Sie, ob nur ein Dokument in der Datei steckt. Die Vollständigkeit wird getrennt vom Format geprüft, und eine Ablehnung deswegen sieht genauso aus.

Bauen Sie die Datei neu auf. Ein Durchgang durch die Kompression oder ein Zusammenführen der Datei mit sich selbst liefert ein frisch aufgebautes Dokument ohne ererbte Eigenheiten. Das hilft öfter, als man denkt, denn viele Ablehnungen stammen aus strukturellen Eigenarten, die man nicht sieht.

Erst danach lohnt eine Nachricht an den Support des Portals: dann können Sie genau sagen, was Sie bereits geprüft haben.