Mitten in der Bewerbungsphase weigert sich das Uploadformular im Portal der Hochschule oder bei uni-assist, den Scan des Abiturzeugnisses anzunehmen. Die Lage ist bekannt: Das Dokument liegt vor, die Bewerbungsfrist endet heute, doch nach dem Klick auf „Absenden“ erscheint nur eine Fehlermeldung. Die Ursachen sind überschaubar, fast alle lassen sich in wenigen Minuten beheben. Wir gehen die Liste durch, beginnend mit der häufigsten.
Der Scan ist schwerer als das Limit
Scanner speichern Seiten standardmäßig in hoher Auflösung, und ein Abiturzeugnis mit Notenübersicht wiegt schnell 15 bis 20 MB. Die Limits der Formulare sind deutlich knapper: oft 2 bis 10 MB pro Datei, für einzelne Dokumente teils noch weniger.
Was tun: Verkleinern Sie die Datei mit PDF komprimieren. Text und Stempel bleiben lesbar, die Datei wird um ein Mehrfaches leichter. Prüfen Sie nach dem Komprimieren die Größe: Sie steht vor dem Download direkt neben der Datei.
Verlangt wird eine Datei, Sie haben einen Stapel Scans
„Alle Seiten des Zeugnisses als ein Dokument“ ist eine Standardanforderung der Zulassungsstellen. Hat der Scanner jede Seite einzeln gespeichert, stehen Sie vor einem Formular mit nur einem Uploadfeld und kommen nicht weiter.
Was tun: Fügen Sie die Seiten mit PDF zusammenfügen zusammen. Ziehen Sie die Dateien in die richtige Reihenfolge: zuerst die Titelseite, dann die Notenübersicht. Heraus kommt ein einzelnes PDF, das in jedes Uploadfeld passt.
Sie laden ein Foto hoch, kein PDF
Handyaufnahmen von Dokumenten sind JPGs, beim iPhone oft HEIC. Das Formular erwartet ein PDF und lehnt alles andere ab, manchmal mit der vagen Meldung „ungültiges Format“.
Was tun: Fassen Sie die Aufnahmen mit JPG in PDF zu einem Dokument zusammen; mehrere Fotos lassen sich direkt in eine Datei packen. HEIC-Aufnahmen wandeln Sie zuerst mit HEIC in JPG um, danach in PDF.
Seiten liegen quer oder stehen auf dem Kopf
Das Formular nimmt so eine Datei zwar an, aber die Zulassungsstelle kann sie zur Nachbesserung zurückgeben: Ein gedrehter Scan lässt sich schlecht prüfen, und die Bewerbung hängt einen Tag länger fest.
Was tun: Öffnen Sie das Dokument und sehen Sie jede Seite durch. Gedrehte Seiten richten Sie mit PDF drehen aus und speichern die Datei neu.
Die Datei ist passwortgeschützt
Kontoauszüge, Finanzierungsnachweise und manche elektronisch zugestellten Dokumente kommen verschlüsselt an. Das Portal kann so eine Datei nicht öffnen und meldet einen Verarbeitungsfehler, obwohl die Datei selbst intakt ist.
Was tun: Kennen Sie das Passwort, entfernen Sie den Schutz mit PDF entsperren und laden das Dokument neu hoch. Ohne Passwort fordern Sie beim Absender eine Version ohne Schutz an.
Die Datei ist beschädigt
Ein PDF geht kaputt, wenn der Download abbricht oder das Programm beim Speichern abstürzt. Ein solches Dokument öffnet sich entweder gar nicht oder zeigt nur einen Teil der Seiten.
Was tun: Laden Sie die Datei zuerst neu von der Quelle herunter; meist liegt das Problem an einer unvollständigen Kopie. Öffnet sich auch das Original nicht, versuchen Sie PDF reparieren.
Sonderzeichen im Dateinamen
Selten, aber ärgerlich: Die Datei heißt „Zeugnis Nr. 3 (Kopie).pdf“, und das Formular verweigert sie kommentarlos. Umlaute, Anführungszeichen und Rauten im Namen verkraften nicht alle Portale.
Was tun: Benennen Sie die Datei ohne Umlaute und Sonderzeichen um, etwa zeugnis.pdf, und starten Sie den Upload erneut.
Checkliste vor dem Absenden
- Die Dateigröße liegt innerhalb des Limits des Formulars.
- Alle Seiten stecken in einem Dokument, wenn das Portal eine einzelne Datei verlangt.
- Es ist ein echtes PDF, kein umbenanntes Foto.
- Die Seiten sind in der richtigen Reihenfolge und nicht gedreht.
- Die Datei öffnet sich auf Ihrem Rechner ohne Fehler.
Fünf Punkte kosten rund drei Minuten und ersparen einen Tag Schriftwechsel mit der Zulassungsstelle. Kommt die Datei trotzdem nicht durch, beginnen Sie mit dem Komprimieren über compress-pdf: Das Größenlimit bleibt der häufigste Ablehnungsgrund.