PDF lässt sich nicht an E-Mail anhängen: was tun

Die E-Mail ist geschrieben, die Adresse geprüft, nur der Anhang will nicht: Das Postfach lädt endlos, meckert über die Größe oder schneidet die Datei stillschweigend ab. In neun von zehn Fällen liegt es am Gewicht des Dokuments, dazu kommen ein paar weniger offensichtliche Ursachen. Gehen wir sie der Reihe nach durch.

Die Datei ist größer als das Mail-Limit

Bei den großen Mail-Anbietern liegt das Limit pro E-Mail bei etwa 25 MB, Firmenserver sind oft strenger: 10 oder 5 MB. Ein gescannter Vertrag mit fünfzig Seiten sprengt diesen Rahmen mühelos. Wichtiges Detail: Das Limit zählt alle Anhänge der E-Mail zusammen.

Was tun: Komprimieren Sie das Dokument mit PDF komprimieren und prüfen Sie das Ergebnis. Scans aus Bildern schrumpfen um ein Vielfaches. Für typische Mail-Limits gibt es eine eigene Anleitung: PDF für E-Mail komprimieren.

Komprimieren reicht nicht: die Datei bleibt riesig

Ein dicker Scan mit Hunderten Seiten passt mitunter auch nach dem Komprimieren nicht ins Limit. Ihn bis zur Unlesbarkeit zu quetschen ist keine gute Idee: Der Empfänger bittet sonst um eine neue Version.

Was tun: Teilen Sie das Dokument mit PDF teilen und verschicken Sie zwei oder drei E-Mails mit klarer Nummerierung im Betreff. Oder laden Sie die Datei in die Cloud und senden einen Link, falls der Empfänger Links zulässt.

Viele Dokumente, und ein Teil geht verloren

Fünf einzelne Anhänge sind fünf Chancen, etwas zu vergessen oder beim Weiterleiten zu verlieren. Der Empfänger öffnet drei und übersieht den Rest.

Was tun: Fügen Sie die Dokumente mit PDF zusammenfügen in der Reihenfolge zusammen, in der sie gelesen werden. Ein Anhang kommt ganz an oder gar nicht, Zwischenzustände gibt es nicht.

Die E-Mail enthält persönliche Daten

Ausweis, Vertrag oder Arztunterlagen offen zu verschicken ist riskant: E-Mails lassen sich weiterleiten, und Postfächer werden geknackt.

Was tun: Setzen Sie mit PDF schützen ein Passwort und teilen Sie es dem Empfänger über einen anderen Kanal mit: per Telefon oder Messenger. Die Datei in der E-Mail bleibt für alle ohne Passwort verschlossen.

Der Anhang kommt beschädigt an

Sie haben eine intakte Datei verschickt, beim Empfänger öffnet sie sich nicht. Meist ist ein abgebrochener Download schuld oder ein Virenscanner, der den Anhang unterwegs beschnitten hat.

Was tun: Bitten Sie den Empfänger, den Anhang erneut herunterzuladen. Hilft das nicht, prüfen Sie Ihr Original: Öffnen Sie es lokal, und die beschädigte Kopie lässt sich mit PDF reparieren wiederherstellen.

Checkliste vor dem Versand

• Das Gesamtgewicht der Anhänge liegt unter dem Mail-Limit.
• Mehrere Dokumente sind zu einer Datei zusammengefügt.
• Die Datei öffnet sich bei Ihnen lokal ohne Fehler.
• Dokumente mit persönlichen Daten haben ein Passwort.
• Das Passwort ging dem Empfänger über einen anderen Kanal zu.

Beginnen Sie beim Gewicht: Komprimieren löst die meisten Mail-Probleme mit PDFs. Der Rest ist eine Frage der Sorgfalt: eine Datei statt eines losen Stapels, ein Passwort für sensible Dokumente und ein kurzer Check vor dem Klick auf »Senden«.