PDF lässt sich nicht an E-Mail anhängen: was tun

Die PDF hängt sich nicht an die Mail: wo die Grenze wirklich verläuft

Die Lage sieht einfach aus: die Datei ist kleiner als die genannte Grenze, und die Nachricht geht nicht raus. Oder sie geht raus und kommt nie an. Die Ursache ist fast immer eines von zwei Dingen, über die Maildienste nicht sprechen: ein Anhang wiegt in der Nachricht mehr als auf der Platte, und es gibt nicht nur eine Grenze.

Zwanzig Megabyte Datei sind fast siebenundzwanzig Megabyte Nachricht

E-Mail ist ein Textprotokoll. Eine Binärdatei kann darüber nicht direkt reisen, also wird der Anhang in Text umkodiert: aus je drei Bytes des Originals werden vier Zeichen. Der Zuwachs beträgt genau ein Drittel, dazu kommen Kopfzeilen und Zeilenumbrüche.

Die bequeme Rechnung: Dateigröße mal 1,37, und Sie haben die ungefähre Größe der Nachricht.

Daraus der praktische Schluss: eine 25-Megabyte-Grenze lässt zuverlässig eine Datei von etwa achtzehn durch. Eine 20-Megabyte-Grenze etwa vierzehn.

Die Kodierung ist keine Eigenart eines Anbieters, sondern eine Eigenschaft des Protokolls. Der Versand eines fertigen Ergebnisses an eine Mailadresse, eine in diesen Dienst eingebaute Funktion, arbeitet genauso: die Datei wird nach derselben Methode kodiert, und die Anhangsgrenze dort ist eine eigene, bei rund fünfzehn Megabyte.

Es gibt zwei Grenzen, und die kleinere gewinnt

Die zweite Quelle der Verwirrung. Ihr Maildienst begrenzt die ausgehende Nachricht, der Server des Empfängers die eingehende, und diese beiden Zahlen hängen nicht zusammen.

Persönliche Maildienste liegen bei zwanzig bis fünfundzwanzig Megabyte. Firmenserver stellen Administratoren ein, und dort findet sich alles: zehn Megabyte, fünf, manchmal weniger. Organisationen mit viel Schriftverkehr beschneiden Anhänge bewusst, um den Speicher zu entlasten.

Dieser Fall hat eine unverwechselbare Signatur. Die Nachricht verlässt Ihren Ordner „Gesendet“ ohne Fehler, und ein paar Minuten später kommt ein Rückläufer von einem fremden Server. Er nennt fast immer den Grund und die genaue Obergrenze der Gegenseite. Diese Mail lohnt es, ganz zu lesen: sie ist der einzige Ort, an dem Ihnen deren Grenze je mitgeteilt wird.

Hat niemand eine Anforderung genannt, sind zehn Megabyte ein sinnvolles Ziel. Dieser Wert kommt praktisch überall durch.

So kommen Sie unter die Grenze

1. Sehen Sie sich die tatsächliche Dateigröße in den Eigenschaften an, statt zu schätzen. 2. Multiplizieren Sie mit 1,37 und vergleichen Sie mit der Grenze Ihres Maildienstes. 3. Passt es nicht, öffnen Sie compress-pdf und drücken Sie das Dokument zusammen. 4. Prüfen Sie die neue Größe: mit den Voreinstellungen nimmt die Kompression Scans einen sichtbaren Anteil ab und Textdokumenten fast nichts. 5. Ist die Datei danach noch zu groß, zerlegen Sie sie mit split-pdf und senden Sie sie in Teilen. 6. Schicken Sie die Nachricht zuerst an sich selbst, bevor Sie sie an den Adressaten schicken; so sehen Sie den Rückläufer vor ihm.

Wenn Komprimieren nicht hilft

Kompression ist in einem konkreten Fall machtlos: die Datei ist bereits optimal. Das passiert bei Dokumenten, die direkt aus einem Editor exportiert wurden, und bei Dateien, die schon einmal komprimiert wurden.

Der Dienst ist darin ehrlich und gibt die Originaldatei unverändert zurück, mit einer eigenen Meldung dazu: kein Kompressionsdurchgang lieferte etwas Kleineres als die Eingabe. Das ist Information, kein Fehler. Die Garantie hier ist schlicht: das Ergebnis wiegt nie mehr als das, was Sie hochgeladen haben.

Drei Wege bleiben, und sie sind nicht gleichwertig.

Das Dokument in Teile zerlegen. Funktioniert immer, aber der Empfänger bekommt mehrere Nachrichten und muss sie selbst zusammensetzen. Benennen Sie die Teile so, dass die Reihenfolge auf einen Blick lesbar ist: Teil 1 von 3, Teil 2 von 3.

Herausnehmen, was nicht hingehört. Enthält die Datei Seiten, die der Adressat nicht braucht, nimmt remove-pages deren Gewicht ganz und nicht nur teilweise. Das schlägt oft jede Kompression.

Die Farbe entfernen. Ein Graustufenscan wiegt etwa halb so viel wie ein farbiger, weil drei Farbkanäle durch einen Helligkeitskanal ersetzt werden. pdf-to-grayscale tut genau das. Bedenken Sie, dass es die Seiten als Bilder neu zeichnet, die Textebene also verschwindet: unerheblich für ein Dokument, das ein Mensch liest, wichtig für eines, in dem gesucht wird.

Ein Link statt eines Anhangs: wann das passt

Große Maildienste bieten an, einen zu großen Anhang durch einen Cloud-Link zu ersetzen. Die Versuchung zuzustimmen ist groß, doch die Wahl hat einen Preis, über den man vorher nachdenken sollte.

Ein Link lebt nach eigenen Regeln. Zugriffsrechte werden getrennt eingestellt und stehen standardmäßig oft für jeden offen, der den Link hat. Die Datei bleibt verfügbar, nachdem die Nachricht gelesen wurde, und bleibt in Ihrer Cloud, bis Sie sie löschen. Ein Empfänger, der die Nachricht weiterleitet, leitet den Zugriff mit weiter.

Für ein Arbeitsdokument, einen Vertrag oder ein Paket personenbezogener Daten ist das meist inakzeptabel, und der richtige Weg ist, unter die Grenze zu kommen, statt sie zu umgehen. Für einen Entwurf, eine Präsentation oder eine Fotosammlung ist ein Link bequemer als ein Anhang und schafft keine Probleme.

Zu bedenken ist außerdem, dass manche Organisationen externe Cloud-Links am selben Gateway kappen, an dem sie Anhänge kappen. Dann scheitert der Link genauso wie zuvor die Datei.

Was für eine Größenbeschränkung gehalten wird

Manche Zurückweisungen sehen nach einem Größenproblem aus und haben eine andere Ursache.

Eine Datei mit aktivem Inhalt darin. Eine PDF kann Skripte und eingebettete Dateien tragen, und Mail-Gateways entfernen solche Dokumente ganz oder ersetzen sie durch einen Platzhalter. Mit der Größe hat das nichts zu tun. Das Dokument über irgendeine Verarbeitung neu aufzubauen löst es meist, weil das Ergebnis frisch zusammengesetzt wird.

Eine Endung, die nicht zum Inhalt passt. Heißt die Datei `.pdf` und enthält ein Archiv oder ein Bild, reagieren manche Mailfilter auf die Diskrepanz zwischen Signatur und Namen.

Die Gesamtgröße der Nachricht statt der eines Anhangs. Fünf Dateien zu je vier Megabyte ergeben zwanzig Megabyte vor der Kodierung und rund siebenundzwanzig danach. Die Grenze zählt die ganze Nachricht, ein Bündel Anhänge baut man also besser mit merge-pdf zu einer PDF zusammen oder verteilt es auf mehrere Nachrichten.

Die Kontrolle vor dem Absenden

Es gibt einen Kniff, der eine Runde Schriftverkehr spart. Schicken Sie die Nachricht zuerst an sich selbst, mit einer zweiten eigenen Adresse bei einem anderen Maildienst in Kopie.

In einer Minute sehen Sie drei Dinge: ob die Nachricht Ihre Ausgangsgrenze passierte, ob sie einen fremden Server erreichte, und wie der Anhang auf der Gegenseite aussieht. Letzteres ist keine Kleinigkeit: manche Gateways benennen Anhänge um oder packen sie in ein Archiv, und der Adressat bekommt etwas anderes, als Sie gesendet haben.