Cómo rellenar un formulario PDF

Recursos Humanos te manda una solicitud en PDF y pide devolverla rellena antes de que acabe el día. O llega un formulario del banco, un cuestionario del centro de visados, una hoja de lecturas de la administración de la finca. Imprimir, rellenar a mano y volver a escanear es lento y queda sucio, sobre todo si el formulario tiene varias páginas. Ese documento se puede rellenar directamente en el navegador: escribes los datos en los campos, marcas lo que toque y descargas el archivo listo en un par de minutos.

La parte complicada es que los formularios PDF vienen en dos tipos distintos y se comportan de forma diferente. Están los formularios interactivos, que ya traen los campos marcados y el texto cae donde el autor lo pensó. Y están los formularios planos: una simple imagen de la página (a menudo un escaneo), sin campos de ningún tipo, donde el texto hay que ponerlo encima a mano. La mayoría de las solicitudes que llegan por correo son del segundo tipo, así que conviene saber trabajar con los dos.

Distinguir uno de otro es fácil: prueba a hacer clic donde debería ir la línea de escritura. Si aparece un recuadro y puedes teclear dentro, el formulario es interactivo. Si no pasa nada y la página se comporta como una imagen, es un formulario plano y lo rellenarás con bloques de texto por encima. Del tipo de documento depende casi todo lo demás: dónde escribir los datos, cómo marcar las casillas y por qué a veces el texto se descuadra.

Cómo rellenar un formulario PDF, paso a paso

1. Abre pdf-filler y sube tu formulario o solicitud. 2. Si el documento tiene campos listos, haz clic en ellos y escribe los datos; el salto entre campos suele funcionar con un clic. 3. Para un formulario plano sin campos, coloca un bloque de texto en el sitio correcto y escribe la respuesta; ajusta el tamaño de letra a la altura de la línea o al recuadro. 4. Marca las casillas de verificación: en un formulario interactivo, con un clic; en uno plano, con el símbolo «✓» o «X» encima de la celda. 5. Repasa todas las páginas enteras: en solicitudes de varias hojas es fácil saltarse un campo en la segunda o la tercera. 6. Descarga el archivo terminado y, si hace falta, añade la firma con sign-pdf.

Qué puede salir mal

• El documento no tiene campos aunque debería. Es un formulario plano o un escaneo: los campos hay que ponerlos con texto encima de la página, no buscar recuadros de entrada que no existen.
• El texto no cabe en la línea. Un apellido largo o una dirección se salen del renglón. Reduce la letra o acorta lo que escribas, guiándote por el ancho del campo.
• La marca queda en la celda equivocada. En tablas apretadas con varias opciones, la marca se desplaza con facilidad a la respuesta de al lado. Amplía la vista y pon el símbolo justo en el centro del cuadro correcto.
• Los acentos o la «ñ» salen como cuadraditos o desaparecen. Pasa cuando el formulario original lleva incrustada una fuente sin esos caracteres; escribe los datos en una capa de texto aparte, no en el campo problemático.
• El formulario está escaneado de lado o boca abajo. Rellenar una página girada es incómodo y fácil de fallar; primero enderézala y luego escribe las respuestas.
• Hay datos en la solicitud que no deberían verse. Si en el archivo final queda un número de documento de más o información ajena, tápalos con redact-pdf: borrar con la goma deja el texto debajo del rectángulo negro.

Qué revisar antes de enviar

• Todos los campos obligatorios rellenos en todas las páginas, incluida la última con la firma y la fecha.
• El texto no se sale de los recuadros ni pisa las líneas en ningún sitio.
• Las marcas están exactamente en las celdas que elegiste.
• La fecha y la firma puestas, si las pedían.
• El archivo se abre y se lee en el móvil: quien lo recibe suele mirarlo justo ahí.

Qué más te puede servir

La solicitud rellena a menudo hay que firmarla, y para eso va bien sign-pdf. Si en el formulario quedan datos de más o sensibles, quítalos con redact-pdf. Y cuando piden enviar el documento protegido contra cambios, ponle una contraseña con protect-pdf antes de mandarlo.